Jakie błędy na fakturze można poprawić notą korygującą?

Nota korygująca jest specyficznych rodzajem faktury, wystawianym przez nabywcę towarów lub usług, otrzymującego fakturę zawierającą określone pomyłki. Zakres błędów, które można poprawić za pomocą noty korygującej jest znacznie węższy niż zakres faktury korygującej. Jakie błędy skorygujemy notą?

VAT, faktura VAT, błędy w fakturze, korekta VAT, faktura korygująca, nota korygująca, podatek, podatki

Zakres błędów, które nabywca sprostuje za pomocą noty korygującej, jest jednak mocno ograniczony. Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT notą korygującą nie można bowiem poprawiać pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy. Chodzi tu przede wszystkim o dane wartościowe i ilościowe dotyczące przeprowadzonej transakcji.

Notą korygującą nie można zmienić takich danych, jak:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych OSS i IOSS,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwoty należności ogółem.

Wszystkie pomyłki w tym zakresie wymagają sporządzenia właściwej faktury korygującej przez sprzedawcę.

Nota korygująca, co do zasady, wymaga akceptacji wystawcy faktury (art. 106k ust. 2 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie zawierają jednak żadnych dodatkowych regulacji w tym zakresie. W szczególności nie wskazano formy, w jakiej akceptacja noty korygującej powinna być dokonana, ani terminu takiej akceptacji. Akceptacja może być zatem realizowana w sposób dowolny, przykładowo poprzez podpisanie noty korygującej, lecz również wysłanie przez sprzedawcę maila z informacją o jej akceptacji. Brak akceptacji noty korygującej nie powoduje dla nabywcy negatywnych konsekwencji w postaci konieczności wstrzymania się z odliczeniem podatku naliczonego na podstawie faktury zawierającej pomyłki aż do czasu uzyskania akceptacji. Pomyłki, które mogą być prostowane notą korygującą, nie wykluczają bowiem generalnie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury. Nieuzyskanie akceptacji noty korygującej przez sprzedawcę nie zostało także wymienione wśród przesłanek wykluczających prawo do odliczenia podatku naliczonego czy przesuwających to prawo do chwili uzyskania przedmiotowej akceptacji.

Poprzez wystawienie noty korygującej nabywca jest również uprawniony do zmiany swoich poszczególnych danych wykazanych błędnie przez sprzedawcę. Korekta taka nie może jednak prowadzić do zmiany podmiotu będącego stroną danej transakcji.

Celem noty korygującej jest wszakże prostowanie danych dotyczących konkretnego podatnika, wymienionego w fakturze, a nie całkowita zmiana podmiotu uczestniczącego w transakcji. Podmiotem uprawnionym do takiej zmiany jest wyłącznie wystawca faktury. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 13 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził:

Przedmiotem noty korygującej może być więc przykładowo błąd literowy w nazwie nabywcy, błąd w jego imieniu lub nazwisku czy pomyłka w adresie. Zmieniona może zostać nawet cała nazwa nabywcy, pod warunkiem że reszta danych, w tym w szczególności NIP nabywcy, została podana prawidłowo. Pewne wątpliwości wywołuje prawo dokonania zmiany numeru NIP nabywcy za pomocą noty korygującej. Obecnie przyjmuje się taką możliwość. Pozostałe dane w fakturze muszą jednak w sposób jednoznaczny umożliwiać identyfikację osoby nabywcy.

W przypadkach, gdy korygowana treść obejmuje pełną nazwę nabywcy lub jego numer NIP, mimo wszystko warto wstrzymać się z dokonaniem odliczenia podatku naliczonego do chwili uzyskania akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury. Nie jest to wprawdzie wymóg ustawowy, jednak w razie ewentualnej kontroli organów podatkowych pozwoli uniknąć wątpliwości związanych z prawem podatnika do dokonania odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktury zawierającej tego typu pomyłki. Organ podatkowy mógłby wówczas kwestionować odliczenie, twierdząc, że faktura została wystawiona na rzecz innego podmiotu.

Autor: Ewa Kowalska