Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop uchwalone

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop zostanie powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę - zakłada nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm 4 grudnia 2025 r. Zmiany mają uprościć rozliczenia między pracodawcą a pracownikiem oraz wprowadzić szersze możliwości komunikacji elektronicznej, ograniczając biurokrację w firmach.

Nowelizacja ma ułatwić dokonywanie rozliczeń między pracodawcami a pracownikami, wydłużając termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązywania umowy o pracę. Zawiera również zmiany, zgodnie z którymi rozszerzona zostanie możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, ograniczając tym samym biurokrację i usprawniając załatwianie spraw w ramach stosunku pracy.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop

Jedną z kluczowych zmian jest nowy sposób wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, co pozwoli na zmniejszenie ryzyka wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.

Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłaca pensje do 10. dnia kolejnego miesiąca, ekwiwalent zostałby przelany razem z ostatnią pensją, a nie w dniu zakończenia pracy. Dotychczas wypłata ekwiwalentu musiała nastąpić w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS

Nowelizacja zakłada również, że pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, będą musieli zaprosić co najmniej dwuosobową reprezentację pracowników do ustalenia spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dotychczas wymagany był udział jednego reprezentanta, podczas gdy w zakresie prawa pracy wymagana jest obecność co najmniej dwóch pracowników.

Korespondencja z pracownikiem w formie elektronicznej

Ustawa zawiera również przepisy umożliwiające załatwianie określonych spraw pomiędzy pracodawcą a pracownikami lub związkami zawodowymi w postaci elektronicznej. Nowe przepisy będą dopuszczały możliwość korespondencji elektronicznej w przypadku przekazywania informacji o monitoringu, warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę oraz konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową.

Drogą elektroniczną będzie można załatwić również sprawy dotyczące: rozkładu czasu pracy, udzielenia czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych, udzielenia czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia urlopu bezpłatnego, czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

We wszystkich wyżej wymienionych dokumentach, zamiast dotychczasowej formy pisemnej, dozwolone będzie dokonywanie tych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowe rozwiązania mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Ustawa o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (uchwalona przez Sejm 4 grudnia 2025 r.)

Oprac. Katarzyna Bogucka