E-doręczenia obowiązkowe dla firm od 1 kwietnia 2025 roku

Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów - przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Resort cyfryzacji przypomina, jakie dokumenty są niezbędne, aby złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Zdalna korespondencja w firmie

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:

• numer KRS firmy;

• adres do korespondencji firmowej;

• imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).

Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę. Może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP; wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709

• dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).

Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

W przypadku wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji