Reklamacje a VAT: Jak dokumentować i rozliczać korekty?

Gdy w wyniku przyjętej reklamacji zostaje obniżona cena, sprzedawca ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT, a kupujący, jeśli odliczył VAT, ma obowiązek skorygowania odliczenia. To samo dotyczy zwrotu towarów. Sposób dokumentowania i rozliczenia korekty zależy od tego, jak udokumentowano transakcję pierwotną.

vat, faktura korygująca

Rozliczenie faktur korygujących w VAT - przegląd orzecznictwa i interpretacji »»»

Obniżenie ceny reklamowanego towaru lub zwrot towaru - co powinna zawierać faktura korygująca?

Sposób dokumentowania obniżenia ceny reklamowanego towaru lub zwrotu towaru zależy od tego, jak była dokumentowana dostawa tego towaru. Jeżeli dostawa zwracanego towaru została udokumentowana fakturą, obniżenie ceny tego towaru lub otrzymanie jego zwrotu wymaga wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej (art. 106j ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o VAT). Wymaganą treść takich faktur przedstawia poniższa tabela.

Rozliczanie faktur korygujących przez sprzedawców

Z punktu widzenia rozliczania przez sprzedawców faktury korygujące dokumentujące obniżenie ceny reklamowanego towaru lub zwrot towaru dzielą się na dwie grupy.

Pierwszą grupę stanowią faktury korygujące rozliczane przez sprzedawców w okresie ich wystawienia. Do takich faktur korygujących należą wymienione przepisami art. 29a ust. 15 ustawy o VAT faktury korygujące:

• dotyczące eksportu towarów,
• dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
• dotyczące dostaw towarów, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
• wystawione w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Do drugiej grupy należą pozostałe faktury korygujące dokumentujące obniżenie ceny reklamowanego towaru lub zwrot towaru. Faktury korygujące należące do tej grupy są rozliczane przez sprzedawcę w okresie rozliczeniowym, w którym:

• zostały wystawione – pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru warunki obniżenia podstawy opodatkowania oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją,
• uzyskał wymaganą dokumentację – w przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków.

Rozliczanie faktur korygujących przez nabywców

Okres rozliczeniowy, w którym nabywcy towarów i usług powinni zmniejszać kwotę podatku naliczonego, wyznacza co do zasady moment, w którym zostały spełnione uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze. Zasada ta obowiązuje również w przypadku obniżania przez sprzedawców ceny reklamowanych towarów oraz dokonywania zwrotów towarów.

Moment otrzymania faktury korygującej nie ma co do zasady wpływu na moment zmniejszania kwot podatku naliczonego przez nabywców. Zdarza się w związku z tym, że zmniejszeń takich nabywcy obowiązani są dokonywać przed otrzymaniem faktury korygującej (a niekiedy nawet bez otrzymania faktury korygującej).

Od zasady tej istnieją dwa wyjątki. Pierwszy z nich ma miejsce, jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje. Wówczas zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Drugi wyjątek ma zastosowanie w przypadku otrzymania faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej. Nabywca obowiązany jest wówczas do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

Autor: Tomasz Krywan