Jak postąpić z pracownikiem, który odmawia wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, zgodnie z planem urlopowym sporządzonym przez pracodawcę. Jednak przepisy Kodeksu pracy dopuszczają możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego. Taką możliwość należy traktować jako wyjątek ograniczony do szczególnych sytuacji, z powodu których wcześniejsze wykorzystanie urlopu było niemożliwe.

umowa na okres próbny urlop wypoczynkowy

Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia »

Takie szczególne przypadki zostały wymienione w przepisach art. 164–167 Kodeksu pracy i są to np. przesunięcie terminu urlopu na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika, czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, urlop macierzyński, powołanie pracownika na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy. W takich przypadkach pracodawca musi przesunąć urlop na inny termin, przy czym przesunięcie na kolejny rok kalendarzowy skutkuje tym, że urlop ten staje się urlopem zaległym.

Bezpiecznie dla pracodawcy będzie przyjąć, że jednostronne udzielenie urlopu, wbrew woli pracownika, poza sytuacją udzielenia urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Jednak pracodawca może zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami terminie, a za brak współpracy w tym zakresie nałożyć kary porządkowe. Wynika to z faktu, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy. Pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania (stanowisko Departamentu Prawnego GIP w sprawie zaległych urlopów, GNP-110-4560-46/07/PE).

Rozbieżności w orzecznictwie

Opinie w tym zakresie nie są jednolite, również w orzecznictwie. Sąd Najwyższy wyraża pogląd, zgodnie z którym pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na urlop zaległy, uznając, że z art. 168 Kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie określonym w tym przepisie, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące (wyrok SN z 7 maja 2008 r., II PK 313/07, OSNP 2009/17–18/229). Stanowisko to potwierdzają również poniższe wyroki:

• SN Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku [obecnie urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września następnego roku – przyp. red.] nie wymaga zgody pracownika (wyrok SN z 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP 2004/18/310).

• SN Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/ 23–24/354).

Zaległy urlop bez zgody pracownika?

Jeżeli jednak wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego okaże się z różnych przyczyn niemożliwe, to urlop ten nie przepada i może być wykorzystany w ciągu 3 lat od dnia, w którym stał się wymagalny, tj. do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, lub – jak przyjmuje część ekspertów prawa pracy – od 1 października następnego roku kalendarzowego, jeżeli został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).