Urlop wypoczynkowy po zmianie wymiaru czasu pracy. Jak uniknąć błędów w naliczaniu?
Ze względu na zmianę wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego pracodawca musi zweryfikować wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji należy odpowiednio stosować przepisy o urlopie proporcjonalnym, a w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie miesiąca przyjąć, że decyduje wymiar czasu pracy na pierwszy dzień miesiąca.
Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »
Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, to wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Natomiast wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 albo 26 dni, zależnie od stażu pracy pracownika, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym jest zatrudniony zarówno na cały etat, jak i na część etatu, jego wymiar urlopu nie może przekroczyć wymiaru określonego dla całego etatu.
Ustalenie urlopu przy zmianie wymiaru czasu pracy
Przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, nie określają, w jaki sposób należy ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym doszło do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika. Przyjmuje się, że w takim przypadku należy ponownie ustalić, do jakiego wymiaru urlopu pracownik ma ostatecznie prawo w danym roku (pierwsze ustalenie wymiaru urlopu powinno nastąpić z początkiem roku kalendarzowego). W tym celu należy ustalić prawo pracownika do określonego wymiaru urlopu w okresach zatrudnienia (miesiącach) w poszczególnych wymiarach czasu pracy, przy czym przyjmuje się, że w razie gdy do zmiany wymiaru czasu pracy dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego, to decydujący jest wymiar czasu pracy na pierwszy dzień miesiąca.
Pracownica jest zatrudniona w wymiarze pełnego etatu w okresie od 1 stycznia do 22 czerwca 2025 r., a następnie w wymiarze 7/8 etatu w okresie od 23 czerwca do 31 grudnia 2025 r. Dla ustalenia wymiaru przysługującego jej urlopu należy przyjąć, że w czerwcu br. przysługuje jej jeszcze urlop w wymiarze adekwatnym do pracy w pełnym wymiarze czasu pracy (ponieważ na dzień 1 czerwca br. pracowała w pełnym wymiarze czasu pracy). Zatem pracownicy w 2025 r. przysługuje urlop w łącznym wymiarze 25 dni, na co składa się:
- 13 dni urlopu za okres od stycznia do czerwca (6/12 x 26 dni) i
- 12 dni urlopu za okres od lipca do grudnia (6/12 x 23 dni, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia, zgodnie z art. 1553 Kodeksu pracy).
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (przy założeniu, że 8 godzin to obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy).
Pracownicy zatrudnionej w wymiarze pełnego etatu w okresie od 1 stycznia do 22 czerwca 2025 r., a następnie w wymiarze 7/8 etatu w okresie od 23 czerwca do 31 grudnia 2025 r. przysługuje w tym roku urlop w łącznym wymiarze 25 dni. Te 25 dni urlopu odpowiada 200 godzinom pracy (25 dni urlopu x 8 godz.). Jeżeli do 22 czerwca br. pracownica ta wykorzystała 5 dni urlopu, to oznacza, że wykorzystała 40 godzin urlopu (w tym okresie pracowała bowiem po 8 godzin na dobę). Zatem do wykorzystania pozostało jej jeszcze 160 godzin urlopu (urlop przypadający na 160 godzin jej pracy). Skutkiem tego może ona go wykorzystać – począwszy od 23 czerwca br., od kiedy to będzie pracowała po 7 godzin na dobę – w 22 dni pracy (22 dni pracy x 7 godz. = 154 godz.) i pozostanie jej jeszcze do wykorzystania 6 godzin urlopu. Oznacza to, że w 23 dniu będzie musiała przyjść do pracy na 1 godzinę bądź skorzystać ze zwolnienia od pracy na tę 1 godzinę za odpracowaniem (za zgodą pracodawcy).
POTRZEBUJESZ POMOCY?