Faktury dla podmiotów zagranicznych w KSeF – co się zmieni od 1 lutego 2026 r.
Od lutego 2026 r. przedsiębiorcy współpracujący z kontrahentami zagranicznymi będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W większości przypadków faktury te będą musiały być dodatkowo udostępniane poza systemem – w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. jako plik PDF lub dokument papierowy. Każda faktura przekazywana poza KSeF będzie musiała zostać oznaczona kodem QR, umożliwiającym dostęp do dokumentu oraz jego weryfikację.
1 lutego 2026 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Podmioty, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, będą miały obowiązek korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a grupa najmniejszych podatników, czyli takich, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto nie przekracza 10 000 zł – od 2027 r.
Przepisy nie przewidują wyłączenia obowiązku używania KSeF przy fakturowaniu podmiotów zagranicznych. Oznacza to, że z wyjątkiem przypadków wymienionych w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, wszystkie faktury – również te wystawiane na rzecz kontrahentów z innych krajów – będą musiały być generowane w systemie KSeF.
Faktury dla podmiotów zagranicznych muszą być wystawione w KSeF, ale nie muszą być dostarczane przez ten system do odbiorcy.
Obowiązek udostępniania faktury poza systemem
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sześciu określonych sytuacjach podatnicy będą zobowiązani do udostępnienia faktur również poza systemem KSeF, w sposób uzgodniony z nabywcą. Cztery z tych przypadków dotyczą bezpośrednio podmiotów zagranicznych.
Przypadki wymagające udostępnienia faktury poza KSeF:
1. Miejsce świadczenia znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego
2. Nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski
3. Nabywca nie ma siedziby na terytorium Polski, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które jednak nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi
4. Nabywca korzysta ze zwolnienia SME (art. 113a ust. 1 ustawy o VAT)
W praktyce oznacza to, że większość faktur wystawianych podmiotom zagranicznym będzie wymagała wystawienia w KSeF oraz dodatkowego udostępnienia poza systemem.
Oznaczenie faktur kodem QR
Faktura udostępniana poza KSeF będzie musiała być oznaczona kodem QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Opatrzenie faktury kodem QR umożliwi dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Kod QR będzie zawierał elementy określone rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF.
W przypadku faktur wystawionych w trybie offline i przekazanych poza systemem, konieczne będzie dodanie drugiego kodu QR „CERTYFIKAT", który zapewni autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentu.
Polski podatnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT świadczy usługi informatyczne dla francuskiej firmy, która nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Od 1 lutego 2026 r. świadczenie tych usług podatnik będzie obowiązany dokumentować za pomocą faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF. Dodatkowo faktury te przedsiębiorca będzie obowiązany udostępniać francuskiej firmie w sposób z nią uzgodniony.
Przepisy pozostawiają podatnikom swobodę co do sposobu udostępniania faktur podmiotom zagranicznym poza systemem KSeF. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, może to być: przekazanie faktury w postaci papierowej, wysyłka faktury jako plik PDF w wiadomości e-mail lub inny sposób uzgodniony z nabywcą. Kluczowe jest uzgodnienie sposobu dostarczania z kontrahentem zagranicznym.
Oprac. Katarzyna Bogucka
POTRZEBUJESZ POMOCY?