Fakultatywne korzystanie z KSeF przed 1 lutego 2026 r. - preferencje i warunki ich stosowania

Podatnicy, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z KSeF, mogą korzystać z przewidzianych przez ustawodawcę preferencji tj. szybszego zwrotu VAT oraz uproszczonych zasad rozliczania faktur korygujących in minus. Skorzystanie z nich wymaga jednak spełnienia określonych warunków. Od 1 lutego 2026 r. rozwiązania te będą funkcjonowały jako ogólne zasady mające zastosowanie do wszystkich podatników.

Zwrot VAT w terminie 40 dni

Najatrakcyjniejszą zachętą przygotowaną przez ustawodawcę jest możliwość skorzystania ze skróconego terminu zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w terminie 40 dni zamiast standardowych 60 dni. Aby móc skorzystać z tej preferencji w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF, należy spełnić łącznie trzy warunki, zawarte w art. 87 ust. 5b ustawy o VAT. Natomiast od 1 lutego 2026 r., po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, 40-dniowy termin zwrotu VAT nie będzie obwarowany dodatkowymi warunkami.

Pierwszy warunek to spełnienie przesłanki, aby w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek podatkowy wystawienia faktur na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1, 3 oraz 4 ustawy o VAT, tj. czynności takich jak:

1) sprzedaż w rozumieniu ustawy o VAT, a także dostawa towarów i świadczenie usług opodatkowywane w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia, dokonywane przez podatnika na rzecz innego podatnika lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, lub

2) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż inny podatnik lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, lub

3) otrzymanie zaliczki przed dokonaniem czynności wskazanych w pkt 1 powyżej

– podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

Drugi warunek mówi, że kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1 art. 87 ustawy o VAT, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie może przekraczać 3000 zł (art. 87 ust. 5b pkt 2 ustawy o VAT).

Podatnik, który w danym okresie rozliczeniowym osiągnął nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, może wybrać między zwrotem tej nadwyżki na swój rachunek bankowy, przyśpieszonym zwrotem na rachunek VAT oraz przeniesieniem tej kwoty do rozliczenia w kolejnych okresach. Jeśli podatnik wybierze tę ostatnią metodę, kwota przeniesiona z poprzedniego okresu rozliczeniowego będzie zwiększała wartość nadwyżki w danym okresie, do którego została przeniesiona.

Powyższy warunek dotyczy sytuacji, w której kwota nadwyżki VAT w całości lub częściowo pochodzi z przeniesienia z poprzednich deklaracji. Kwota przeniesiona do danego okresu nie może zatem przekroczyć 3000 zł, jeśli podatnik chce uzyskać zwrot nadwyżki VAT w skróconym 40-dniowym terminie. Co istotne, w zakresie wypełnienia tego warunku jest on sformułowany w taki sposób, że w przypadku gdy kwota przekracza 3000 zł, to nawet jeśli w deklaracji za okres rozliczeniowy, w związku z którym podatnik chce skorzystać z preferencji, zostałaby ona rozliczona z podatkiem należnym, preferencja nie będzie przysługiwać podatnikowi.

Trzeci warunek ogranicza możliwość zastosowania preferencji do nowo powstałych podmiotów gospodarczych, które funkcjonują jako podatnik VAT czynny krócej niż rok bądź których rachunek nie widniał na „białej liście” przez cały ostatni rok.

Prostsze zasady rozliczenia faktur korygujących

Drugą korzyścią, na jaką mogą liczyć podatnicy, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z KSeF, jest fakt stosowania prostszych zasad rozliczenia faktur korygujących in minus niż zasady obwiązujące od 2021 roku. Chociaż SLIM VAT w swoim założeniu miał być pakietem upraszczającym przepisy w zakresie VAT, to nowe regulacje w zakresie faktur korygujących okazały się w wielu przypadkach bardziej kłopotliwe dla podatników niż obowiązujące poprzednio. Według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2021 r. w przypadku faktur zmniejszających wartość sprzedaży (faktur korygujących in minus) sprzedawca ujmuje ją w okresie, w którym wystawił fakturę, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą oba poniższe zdarzenia:

1) strony transakcji uzgodniły między sobą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,

2) uzgodnione warunki korekty zostały spełnione (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

Sytuacja jest jeszcze trudniejsza od strony nabywcy, który powinien obniżyć podatek naliczony w związku z korektą in minus w okresie, w którym doszło do uzgodnienia i spełnienia warunków korekty, nawet jeśli faktura korygująca jeszcze nie została wystawiona (art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Dobrowolne stosowanie KSeF istotnie upraszcza tę sytuację, gdyż ani sprzedawca, ani nabywca nie muszą gromadzić żadnej dodatkowej dokumentacji dotyczącej korekty. Zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT sprzedawca nie musi posiadać wspomnianej dokumentacji w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca w postaci faktury ustrukturyzowanej jest wykazywana w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona.

Jeśli nabywca otrzyma taką fakturę korygującą przy użyciu KSeF, także skorzysta z łatwiejszych zasad rozliczenia i będzie zobowiązany do ujęcia faktury korygującej w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał.

Zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur przez KSeF

W okresie stosowania systemu w formule dobrowolnej, nie możemy zakładać, że każdy z naszych kontrahentów korzysta z KSeF. Aby fakturę wystawioną z użyciem KSeF można było dostarczyć nabywcy także za pośrednictwem systemu, wymagana jest zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur z użyciem KSeF.

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie zgoda powinna być udzielona przez odbiorcę faktury. Co istotne, KSeF nie obsługuje procesu uzyskiwania akceptacji nabywcy. Nie ma też możliwości sprawdzenia za jego pośrednictwem, czy nasz kontrahent także korzysta z systemu, a sam system przy wystawieniu faktury nie powiadamia odbiorcy (korzystającego z systemu czy też nie) o fakturze wystawionej na jego rzecz.

Akceptacja może zostać dokonana w dowolnej formie – pisemnie czy też ustnie, w ramach rozmowy telefonicznej lub e-mailem, ale może także mieć formę domniemania, np. przez przyjęcie, że zapłata należności wynikającej z faktury ustrukturyzowanej stanowi akceptację.

Wystawca faktury powinien pamiętać, że to on musi dochować należytej staranności, aby wystawiona i przesłana przez niego faktura została zapłacona. W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawca faktury przyjmujący domniemanie, że odbiorca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF, naraża się na ryzyko opóźnienia w zapłacie, jeśli w rzeczywistości nabywca nie dokona odbioru e-faktury w KSeF.

Ze względu na specyfikę korzystania z KSeF, która wymaga spełnienia pewnych wymogów technicznych, i dla zapewnienia jednoznaczności obrotu fakturowego rekomendowane jest jednak uzyskanie pisemnej akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF, a najlepiej zawarcie pisemnej umowy lub porozumienia o stosowaniu tej formy przekazania faktur, które jednocześnie wskazywałoby na formę, w jakiej odbiorca faktur może wycofać akceptację.

Po wprowadzeniu obowiązku wystawiania wszystkich faktur w relacjach B2B w KSeF zgoda nabywcy nie będzie już wymagana.