Nowy staż pracy: terminy, dokumenty i wpływ na uprawnienia pracownicze

W 2026 r. do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze będą wliczane także okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania umowy zlecenia. Pracodawca będzie zobowiązany wliczyć pracownikowi do stażu pracy wcześniejszą aktywność zawodową, pod warunkiem jej właściwego udokumentowania w ciągu 24 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Bieg tego terminu będzie się różnił dla zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych i u pracodawców prywatnych.

1 stycznia 2026 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają na celu uwzględnienie różnych form aktywności zawodowej przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe.

Jakie okresy zatrudnienia będą wliczane do stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy uzyskanie uprawnień pracowniczych, wliczane będą:

• okresy zatrudnienia na podstawie umów o pracę,
• okresy nauki (zgodnie z art. 155² 1 Kodeksu pracy),
• inne okresy zaliczane na podstawie odrębnych przepisów, np. okres pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, pobierania zasiłku dla osób bezrobotnych, odbywania stażu absolwenckiego czy urlopu bezpłatnego udzielanego pracownikowi w celu pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy,
• prowadzenie działalności gospodarczej i współpraca, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, chyba że brak obowiązku podlegania tym ubezpieczeniom wynikał z odrębnych przepisów,
• umowy zlecenia lub inne umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• umowy agencyjne,
• pozostawanie osobą współpracującą z osobą fizyczną, która wykonywała umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub agencyjną,
• okresy służby (okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami),
• okres zawieszenia działalności gospodarczej i współpracy - tylko okres zawieszenia pozarolniczej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• działalność gospodarcza z ulgą na start,
• okres pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną korzystającą z ulgi na start – o ile zostały z tego tytułu opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
• członkostwo w spółdzielni rolniczej - okresy, w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, chyba że nie podlegała tym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów,
• praca za granicą.

Jak udokumentować okresy zatrudnienia

Okresy wliczane do stażu pracy będą potwierdzane m.in. zaświadczeniem wydawanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – w zależności od rodzaju zatrudniania – o:

• opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu,
• podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

ZUS będzie wydawał zaświadczenie na wniosek osoby, której dotyczą te okresy ubezpieczeń. Taki wniosek należy złożyć w postaci elektronicznej za pomocą systemu teleinformatycznego eZUS.

Przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających staż pracy za granicą czy aktywność zawodową niepodlegającą ubezpieczeniom. Taki okres pracownik może wykazać każdym dokumentem, który w wiarygodny sposób potwierdzi jego pracę zarobkową. Może to być np. umowa zlecenia, potwierdzenie z CEIDG, dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych czy zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę.

Od kiedy będzie zaliczony dodatkowy staż pracy

W związku nowymi regulacjami pracownicy zyskają dłuższy staż pracy, który może wpłynąć na wymiar urlopu wypoczynkowego, czy długość okresu wypowiedzenia. Nowe okresy zatrudnienia mogą też spowodować konieczność naliczenia nagrody jubileuszowej, czy dodatku stażowego lub ich wyrównania albo podwyższenia.

Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, jednak nie wcześniej niż:

• od 1 stycznia 2026 r. – w przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,

• od 1 maja 2026 r. – w przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sektora finansów publicznych (art. 6 ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw).

Zgodnie z przepisami przejściowymi do ustawy, pracodawca będzie zobowiązany wliczyć pracownikowi do stażu pracy wcześniejszą aktywność zawodową, pod warunkiem jej udokumentowania w ciągu 24 miesięcy. Termin ten będzie liczony, podobnie jak powyżej, dla pracowników zatrudnionych:

• u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych – od dnia wejścia w życie ustawy, tj. 1 stycznia 2026 r.,
• u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych – od 1 maja 2026 r.

Pracodawcy nie muszą więc wyrównywać pracownikom świadczeń za okresy przypadające przed 1 stycznia 2026 r. Nowe przepisy będą miały zastosowanie jedynie do przyszłych okresów zatrudnienia.

 Źródło: zielonalinia.gov.pl