Umowa o pracę w formie elektronicznej - jak ją prawidłowo podpisać
Umowa o pracę może być zawarta nie tylko w tradycyjnej formie pisemnej, ale również elektronicznie – pod warunkiem użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zapewnia zachowanie wymaganej formy pisemnej. Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, dopuszczalne jest także, by jedna ze stron podpisała umowę cyfrowo, a druga w sposób tradycyjny.
Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »
Zgodnie z treścią art. 29 § 2 kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Forma pisemna zachowana jest wtedy, gdy dane oświadczenie woli jest opatrzone oryginalnym podpisem osoby je składającej. Istnieje także możliwość, by zachować formę pisemną także w wersji cyfrowej. Stanowi o tym art. 781 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Profil zaufany to nie kwalifikowany podpis elektroniczny
Profil zaufany (tzw. „podpis ePUAP") i kwalifikowany podpis elektroniczny to różne narzędzia, choć często są mylnie utożsamiane. Profil zaufany jest bezpłatnym i ogólnodostępnym rozwiązaniem – do jego założenia wystarczy posiadanie konta bankowego. Można go jednak wykorzystać jedynie do załatwienia spraw urzędowych online. Profil zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny w rozumieniu kodeksu cywilnego, co oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny składany jest za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. To specjalny certyfikat umożliwiający weryfikację tożsamości osoby, której został przyporządkowany – tylko ona może go używać. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i można go nabyć u certyfikowanych dostawców.
Umowa może zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez tylko jedną ze stron, a przez drugą pisemnie. Pracodawca może więc podpisać umowę o pracę w formie elektronicznej, potwierdzając swoje oświadczenie woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Brak jest przeszkód prawnych, aby jedna strona umowy skorzystała z formy elektronicznej, a druga z formy pisemnej.
Zawieranie umowy o pracę w formie elektronicznej
Pracodawca zawierający umowę o pracę drogą elektroniczną powinien przesłać pracownikowi tekst dokumentu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym z informacją, że umowa wymaga podpisu pracownika. Pracownik powinien ją następnie wydrukować i podpisać w formie tradycyjnej przed rozpoczęciem pracy. Wydruk powinien zawierać informację o tym, że umowa była opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tej formie do zawarcia umowy dochodzi z momentem jej podpisania przez pracownika, co wymaga jego obecności we wskazanym miejscu.
Gdy nie ma możliwości osobistego stawienia się pracownika w siedzibie pracodawcy celem podpisania dokumentów – ponieważ pracownik z zasady pracuje lub będzie pracował wyłącznie zdalnie i nie pojawi się w zakładzie przed rozpoczęciem pracy, albo z innych przyczyn nie ma warunków na odebranie jego podpisu – pracodawca powinien przesłać mu tekst umowy o pracę w formie zwykłej wiadomości e-mailowej z prośbą o potwierdzenie ujętych w niej warunków zatrudnienia w wiadomości zwrotnej. W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z art. 29 § 2 zdanie drugie kodeksu pracy i przed dopuszczeniem osoby do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz warunków umowy.
Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy
Przeczytaj również: Czy umowa o pracę może być zawarta w formie elektronicznej – stanowisko PIP »
POTRZEBUJESZ POMOCY?