Wójt bez automatycznego dostępu do KSeF – nowe wyzwanie dla gmin

Wójt nie ma automatycznego dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemie KSeF uprawnienia pierwotne przypisane są do jednostki samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, a nie do jej organów wykonawczych. Aby uzyskać dostęp, gmina musi posługiwać się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną z NIP lub wskazać uprawnioną osobę w zawiadomieniu ZAW-FA.

KSeF, Krajowy System e-Faktur

Dlaczego wójt nie ma automatycznego dostępu do KSeF?

W systemie KSeF nie ma automatycznie przypisanych uprawnień dla wójtów, burmistrzów czy prezydentów miast. Dla podatników niebędących osobami fizycznymi, w tym JST działających w sektorze publicznym, do autoryzacji niezbędna jest elektroniczna pieczęć kwalifikowana zawierająca NIP. Co istotne, gmina nie może uwierzytelnić się w ramach uprawnień pierwotnych z wykorzystaniem profilu zaufanego. Uprawnienia pierwotne są przypisane do jednostki samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, nie zaś do organów wykonawczych gminy.

Co należy zrobić, aby uzyskać dostęp do systemu?

Jeżeli gmina nie posiada pieczęci kwalifikowanej z NIP, należy za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Taka osoba otrzyma uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur oraz dostępu do dokumentów.

Kluczową praktyką jest delegowanie uprawnień, należy upoważnić inne osoby funkcyjne, takie jak skarbnik czy kierownicy wydziałów, do dalszego nadawania uprawnień w strukturze organizacyjnej gminy.

Hierarchiczny model dostępu

System KSeF identyfikuje podatników wyłącznie po numerze NIP. Ponieważ gminy korzystają z centralizacji VAT i posługują się jednym NIP-em dla wszystkich jednostek organizacyjnych, powstaje problem dystrybucji faktur.

Wszystkie faktury wystawione na rzecz JST trafiają do jednego zbioru według NIP gminy. Gmina zawsze ma wgląd w faktury swoich jednostek organizacyjnych (szkół, ośrodków kultury, CUW), ale jednostka organizacyjna nie ma wglądu w faktury gminy.

Jeżeli dostawca nie wskaże właściwej jednostki organizacyjnej w sekcji "Podmiot 3", faktura trafi wyłącznie do centralnego zbioru.

Odpowiedzialność wójta za gotowość organizacyjną gminy

Kierownik jednostki – wójt, burmistrz czy prezydent – odpowiada za przygotowanie gminy oraz jednostek organizacyjnych do prawidłowego wypełniania obowiązków w zakresie KSeF.

Oprac. Milena Drozd