Likwidacja obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS
Przedsiębiorcy, którzy dokonują zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych drogą elektroniczną, nie będą już zobowiązani do przechowywania papierowych wersji tych dokumentów z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. 15 października 2025 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która uchyla ten obowiązek.
Obecnie, w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w formie dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ostawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Oznacza to, że płatnicy składek, którzy dokonują zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, są także zobowiązani do przechowywania przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Dokument ten stanowi dowód potwierdzenia przez tę osobę prawdziwości danych zamieszczonych w zgłoszeniu.
Obowiązek ten był postrzegany przez płatników składek jako nadmiarowy, gdyż zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją już w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika – co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji.
Nowelizacja ustawy systemowej przewiduje uchylenie przepisu, który nakłada na płatników składek ten obowiązek.
Uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oznacza, że płatnik nie będzie już miał obowiązku przechowywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w formie dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.
Zmiany wejdą w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia noweli w Dzienniku Ustaw.
- art. 1 ustawy z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw)
Oprac. Katarzyna Bogucka
POTRZEBUJESZ POMOCY?