Certyfikat czy token? Zasady uwierzytelniania w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. jedną z metod uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur będzie certyfikat KSeF. Zastąpi on dotychczasowe tokeny, które na mocy przepisów przejściowych będzie można stosować jeszcze do 31 grudnia 2026 r. Wybór uwierzytelnienia za pomocą tokena w tym okresie wykluczy możliwość wygenerowania certyfikatu, a podatnicy korzystający z tokenów nie będą mogli używać certyfikatów równolegle.

Zasady uwierzytelniania w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Od 1 listopada 2025 r. nadawanie nowych uprawnień jest możliwe wyłącznie poprzez Moduł Certyfikatów i Uwierzytelnień (MCU). Oznacza to, że nadawanie nowych uprawnień nie jest już dostępne w ramach dotychczasowej Aplikacji Podatnika KSeF 1.0.

Konieczność ponownego nadania uprawnień w module MCU występuje w przypadku:

• osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.,

• podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Nadanie nowych uprawnień użytkownikom jest niezbędne, aby mogli korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r.

Tokeny jako rozwiązanie tymczasowe

Token to ciąg liczb generowany przez podatnika (lub osobę z odpowiednimi uprawnieniami), który pozwala na zdalne, techniczne połączenie z KSeF, np. przez program finansowo-księgowy lub system biura rachunkowego. Tokeny obsługiwane w aplikacji KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. można obecnie wygenerować wyłącznie w aplikacji MCU. Ministerstwo Finansów poinformowało, że tokeny utworzone w wersji KSeF 1.0 nie będą działały w nowym środowisku.

Token daje możliwość przypisania konkretnych uprawnień, takich jak wystawianie i przeglądanie faktur, zarządzanie uprawnieniami, jednostkami podrzędnymi czy wykonywanie operacji egzekucyjnych. Jego zaletą jest łatwość usuwania – można go w każdej chwili unieważnić lub wygenerować ponownie. Umożliwia również proste delegowanie uprawnień, co jest szczególnie istotne dla biur rachunkowych, które dzięki tokenowi mogą uzyskać dostęp do systemu w imieniu klienta. Podatnik zachowuje przy tym pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie korzysta z jego KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. token zostanie zastąpiony przez certyfikat KSeF, ale na podstawie przepisów przejściowych będzie go można używać do 31 grudnia 2026 r.

Uwierzytelnienie w KSeF za pomocą certyfikatu

Od 1 lutego 2026 r. jedną z metod uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur będzie certyfikat KSeF. Jego zastosowanie będzie szczególnie istotne przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych, takich jak tryb offline24, tryb offline wynikający z niedostępności systemu oraz tryb awaryjny. Certyfikat ten pozwoli na wygenerowanie kodu QR, który zagwarantuje autentyczność pochodzenia faktury i nienaruszalność jej treści, w przypadku faktur udostępnianych poza KSeF.

Certyfikat będzie można wykorzystywać od 1 lutego 2026 r. w narzędziach komercyjnych do wystawiania eFaktur, zintegrowanych z API KSeF 2.0. Nie będzie natomiast możliwości uwierzytelnienia się certyfikatem w bezpłatnych narzędziach MF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

W odróżnieniu od tokena certyfikat nie jest generowany samodzielnie przez podatnika, lecz wydawany na podstawie określonej procedury i zawiera dane jednoznacznie identyfikujące właściciela po NIP lub PESEL.

W jaki sposób uzyskać certyfikat KSeF

Aby uzyskać certyfikat KSeF należy złożyć wniosek za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który zostanie udostępniony w domenie KSeF 1 listopada 2025 r. Jest to rozwązanie tymczasowe, przewidziane na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. funkcjonalność będzie dostępna w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Uprawnienia nadane w MCU zostaną wówczas przeniesione.

O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków będą mogły wystąpić:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu, zgodnych z danymi identyfikującymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF w momencie składania wniosku. Po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego.

Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania.

Oprac. Katarzyna Bogucka