Jakie elementy będzie musiała zawierać faktura dokumenująca czynności zwolnione z VAT po wprowadzeniu KSeF

Od 1 lutego 2026 r. zmianie ulegną zasady wystawiania faktur uproszczonych, dokumentujących czynności zwolnione z VAT. Nowe przepisy rozszerzają katalog danych wymaganych na fakturach uproszczonych, tak aby można było je wystawiać w KSeF. Zmiany wynikają z objęcia obowiązkiem e-fakturowania również podatników oraz transakcji zwolnionych z VAT, a także z wprowadzenia obowiązku identyfikowania nabywcy przy wystawianiu faktury.

W rozporządzeniu w sprawie wystawienia faktur zostały określone nowe elementy jakie będą musiały, od 1 lutego 2026 r. zawierać faktury uproszczone, aby można było je uznać za faktury.

Zmiany w rozporządzeniu wynikają z faktu, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy również podatników lub czynności zwolnionych. Ponadto w art. 106ba ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług(dalej ustawa o VAT) zostanie wprowadzony obowiązek podawania numeru identyfikującego przez nabywcę przy wystawianiu faktury. Obowiązek ten dotyczy nabywcy który:

• jest podatnikiem czynnym VAT,

• jest osobą prawną niebędącą podatnikiem,

• jest podatnikiem zwolnionym na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, lub

• wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT,

• jest niezarejestrowanym w wykazie jako „podatnik VAT zwolniony”,

• korzysta ze zwolniona z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT(procedura SME).

Dlatego faktury uproszczone dokumentujące czynności zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 ustawy o VAT lub rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień oraz wystawione przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego(art. 113 ustawy o VAT) będą musiały zawierać:

• numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby VAT, a gdy nie będzie zarejestrowany na potrzeby podatku – jego NIP - w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w trybie online i faktur wystawionych w trybie offline; gdy faktury będą wystawiane poza KSeF nie będą musiały zawierać NIP sprzedawcy;

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej z wyjątkiem przypadków gdy nabywca towarów lub usług będzie podatnikiem:

o niezarejestrowanym na potrzeby VAT albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby VAT, to wtedy będziemy podawać jego NIP, jeżeli będzie posiadał,

o korzystającym ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT – to wtedy będziemy podawać indywidualny numer identyfikacyjny, EX.

Obowiązkiem podawania NIP sprzedawcy i nabywcy, gdy będzie go posiadał nie objęto faktur uproszczonych dokumentujących usługi finansowe zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, gdyż te faktury zostały wyłączone z obowiązku wystawiania ich w KSeF.

Natomiast faktury wystawiane przez podatników korzystających z procedury SME, jako również wyłączone z KSeF, zamiast NIP sprzedawcy będą musiały zawierać indywidualny numer identyfikacyjny EX oraz numer VAT lub NIP nabywcy, gdy będzie go posiadał.

Zmiany wchodzą w życie 1 lutego 2026 r.

Joanna Dmowska