Jak dostosować księgi rachunkowe do raportowania JPK_CIT za 2026 r.

JPK_CIT to nowy, elektroniczny plik kontrolny, który od 2026 r. obejmie wszystkich podatników podatku dochodowego od osób prawnych. Jego celem jest przekazywanie organom podatkowym szczegółowych danych z ewidencji księgowej w ujednoliconej strukturze XML. W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia nowych procedur, opisów kont oraz powiązania danych księgowych z rejestrem podatkowym.

ksef, jpk_cit, fakturowanie, raportowanie

Plik JPK_CIT będzie zawierał nie tylko dane wpływające na rozliczenie podatkowe realizowane w ramach obowiązku składania deklaracji CIT-8 czy CIT-8E, ale również szczegółowe zapisy z ksiąg rachunkowych, bilansu oraz rachunku zysków i strat oraz dane dotyczące środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Plik JPK_CIT to formalnie dwie struktury logiczne w formacie XML, a mianowicie JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Pierwsza z nich obejmuje zapisy w księgach rachunkowych podatników, a druga dane dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych, aby generowały dane w strukturze zgodnej z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Zmiany obejmą m.in. sposób oznaczania kont, przypisywania transakcji do pozycji rachunku wyników oraz klasyfikacji przychodów i kosztów podatkowych. JPK_CIT wymaga, by ewidencja księgowa była prowadzona w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację każdej pozycji dla celów podatkowych.

Harmonogram wdrażania JPK_CIT

Obowiązek przesyłania JPK_CIT wszedł w życie od 1 stycznia 2025 r., jednakże zgodnie z art. 66 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wprowadzono odroczenie tego obowiązku dla pewnych grup podatników.

Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

• 31.12.2024 r. – w przypadku podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego,
• 31.12.2025 r. – w przypadku podatników spoza grupy pierwszej, którzy są zobowiązani do przesyłania JPK_VAT,
• 31.12.2026 r. – w przypadku pozostałych podatników.

Co istotne, księgi muszą spełniać nowe wymogi w zakresie standardu danych już za rok po dacie objęcia obowiązkiem raportowania. To oznacza, że jeżeli podmiot jest objęty obowiązkiem od 31 grudnia 2025 r., przy założeniu, że rok obrotowy jest tożsamy u podatnika z rokiem kalendarzowym, to księgi za rok obrachunkowy 2026 już powinny spełniać stawiane wymogi. Czyli JPK z danymi roku 2026 będzie podlegał złożeniu do 31 marca 2027 r.

Ocena gotowości systemu księgowego

Pierwszym krokiem w przygotowaniu do wdrożenia JPK_CIT jest dokładna ocena gotowości posiadanego systemu finansowo-księgowego. Należy przeanalizować, czy aktualny plan kont umożliwia jednoznaczne przyporządkowanie zapisów księgowych do wymaganych pól struktury JPK_CIT, a także sprawdzić, czy system pozwala na eksport danych w formacie XML zgodnym z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Warto również zidentyfikować potencjalne luki w obecnych strukturach danych – zwłaszcza w zakresie identyfikatorów kontrahentów, powiązań między kontami czy oznaczeń podatkowych. Taka analiza pozwoli ocenić skalę koniecznych zmian i ustalić harmonogram działań przygotowawczych.

Dostosowanie planu kont i polityki rachunkowości

Kolejnym etapem jest dostosowanie planu kont oraz aktualizacja polityki rachunkowości, tak aby zapewnić pełną spójność z wymogami raportowania JPK_CIT. Może to wymagać rozszerzenia analityki kont o nowe poziomy szczegółowości, np. wprowadzenie dodatkowych podziałów dla przychodów, kosztów, podatków czy rozrachunków. Istotnym zadaniem jest również mapowanie poszczególnych kont i pozycji sprawozdawczych do pól struktury JPK_CIT, tak by dane mogły być automatycznie przenoszone z systemu finansowego do pliku kontrolnego. W tym samym czasie należy zaktualizować zasady rachunkowości, uwzględniając m.in. sposób prezentacji zdarzeń podatkowych i dokumentowania korekt.

Procedury i kontrole wewnętrzne

Wdrożenie JPK_CIT wymaga nie tylko zmian technicznych, lecz także stworzenia odpowiednich procedur i kontroli wewnętrznych. Ich celem jest zapewnienie poprawności danych raportowanych do administracji skarbowej oraz możliwości wykazania należytej staranności w przypadku ewentualnych kontroli. W praktyce oznacza to konieczność opracowania zasad weryfikacji poprawności zapisów, dokumentowania korekt oraz zatwierdzania raportów przed ich wysyłką. Warto też wdrożyć mechanizmy monitorowania zgodności danych finansowych z podatkowymi, aby wychwytywać niezgodności na wczesnym etapie.