Do 2 lutego przedsiębiorcy mają czas na złożenie ZUS IWA za 2025 rok

2 lutego upływa ważny dla przedsiębiorców - płatników składek termin. Przedsiębiorcy, którzy w 2025 roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób, powinni złożyć do ZUS informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe (ZUS IWA). Informacje z formularza pomogą ustalić indywidualną wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejny rok składkowy, który rozpocznie się w kwietniu 2026 roku i potrwa do końca marca 2027 roku.

Niezbędnik kadrowego na 2026 r. »

Wyższe składki ZUS dla przedsiębiorców w 2026 roku »

ZUS IWA jest to informacja, którą należy przekazać do ZUS w celu ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na najbliższy rok składkowy. Dokument ten składają płatnicy składek za okres roku kalendarzowego, a więc raz na rok, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Na podstawie ZUS IWA za 2025 r. zostanie ustalona stopa procentowa składki wypadkowej na rok składkowy trwający od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r.

Kto ma obowiązek złożenia ZUS IWA

Obowiązek złożenia formularza ZUS IWA za 2025 rok mają przedsiębiorcy, którzy jednocześnie spełniają trzy warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2026 r.

• w 2025 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

• 31 grudnia 2025 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie oznacza, że w każdym miesiącu danego roku, za który jest składana informacja ZUS IWA, co najmniej jeden ubezpieczony był zgłoszony przez płatnika do ubezpieczenia wypadkowego (art. 31 ust. 7 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, dalej: ustawa wypadkowa).

W jaki sposób ustalić liczbę ubezpieczonych

W celu ustalenia liczby ubezpieczonych płatnik składek powinien uwzględnić wszystkie osoby, które w poszczególnych miesiącach 2025 r. podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu co najmniej jeden dzień.

Daną osobę uwzględnia się tylko raz jako jednego ubezpieczonego, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy.

W liczbie ubezpieczonych należy także uwzględnić pracowników pobierających np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy. Osoby te w dalszym ciągu podlegają ubezpieczeniom społecznym, w tym również ubezpieczeniu wypadkowemu.

W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się osób, które:

• nie podlegały ubezpieczeniom społecznym, w tym ubezpieczeniu wypadkowemu,
• podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osób wykonujących pracę nakładczą),
• przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• nie podlegały w danym miesiącu (nawet przez 1 dzień) ubezpieczeniu wypadkowemu, ale za które zostały w tym miesiącu rozliczone składki lub wykazane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

Przekazanie informacji do ZUS

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, w jakiej składa dokumenty ubezpieczeniowe – zarówno zgłoszeniowe, jak i rozliczeniowe. Jeśli przedsiębiorca przesyła dokumenty drogą elektroniczną, również formularz ZUS IWA powinien zostać dostarczony online.

Płatnicy składek rozliczający składki za ponad 5 osób są zobowiązani przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego, korzystając m.in. z:

• aplikacji e-Płatnik udostępnionej na www.pue.zus.pl albo
• aktualnej wersji programu Płatnik (dostępnej na www.zus.pl) lub
• innego oprogramowania interfejsowego zgodnego z wymaganiami zdefiniowanymi przez ZUS.

Natomiast płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Gdy formularz ZUS IWA jest wysyłany pocztą, na kopercie powinien znaleźć się dopisek „ZUS IWA”.

ZUS zawiadamia płatnika składek, nie później niż do 20 kwietnia danego roku, za pośrednictwem profilu informacyjnego PUE/eZUS, o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w danym roku składkowym. W sytuacji gdy płatnik składek nie ma obowiązku przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA, stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala samodzielnie.