Nowe zasady składania wniosków o zasiłki z FUS - zmiany od 1 lipca 2026 r.

Od 1 lipca 2026 r. obowiązują przepisy wprowadzające pełną elektronizację procesu ubiegania się o zasiłki z ubezpieczenia społecznego. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest pracodawca, pracownik będzie mógł złożyć wniosek o świadczenie nie tylko w postaci papierowej, ale również elektronicznej. Istotnym ułatwieniem dla tzw. małych płatników jest zrównanie elektronicznych kopii dokumentów przekazywanych za pośrednictwem eZUS z papierowymi oryginałami.

Nowe zasady składania wniosków o zasiłki z FUS - zmiany od 1 lipca 2026 r.

• Dokumentacja kadrowa 2026. Zasady prowadzenia i przechowywania »

Postępowanie w sprawie ustalenia prawa i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowego, wyrównawczego, opiekuńczego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego) wszczynane jest na wniosek ubezpieczonego złożony w jednej z dwóch form:

1) pisemnej (papierowej z własnoręcznym podpisem),

2) dokumentu elektronicznego, który musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub uwierzytelniony w systemie teleinformatycznym ZUS.

W przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, a ubezpieczony składa wniosek za pośrednictwem pracodawcy, ten ostatni jest zobowiązany do przekazania do ZUS papierowego oryginału wniosku z własnoręcznym podpisem pracownika. Przed 1 lipca 2026 r. podstawą ustalenia prawa do zasiłku nie mógł być dokument zeskanowany przez płatnika składek i przesłany przez portal eZUS.

Pracodawcy będący płatnikami zasiłków nie mogli przyjmować od swoich pracowników wniosków zasiłkowych (np. Z-15A lub Z-15B) drogą elektroniczną przez wewnętrzne systemy kadrowo-płacowe czy e-mail. Pracownik musiał dostarczyć odpowiedni dokument w formie papierowej z własnoręcznym podpisem.

Jak zmieniły się zasady składania wniosków o zasiłki

Nowe przepisy ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uzależniają sposób przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – od tego, kto wypłaca świadczenie:

• gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek) – wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Umożliwia to korzystanie z firmowych narzędzi, takich jak poczta elektroniczna, systemy HR/kadry‑płace, a także przesyłanie skanów dokumentów.

• gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS – postępowanie wszczyna się na podstawie wniosku w postaci papierowej (zastępując pojęcie „forma pisemna”) lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo przesłanego za pośrednictwem systemu PUE ZUS/eZUS.

W sytuacji gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, ubezpieczony rodzic ubiegający się o zasiłek opiekuńczy nie musi przedkładać odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka. ZUS samodzielnie pobierze niezbędne dane z Rejestru Stanu Cywilnego za pośrednictwem posiadanych dostępów. Nie będzie dotyczyć to sytuacji, gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca, z uwagi na brak dostępu do systemów urzędowych.

Uszczegółowienie nowych przepisów w omawianym zakresie będzie zawierać nowe rozporządzenie w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, które zastąpi obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r.

Postępowania w toku - zastosowanie nowych regulacji

Nowe przepisy obowiązują od 1 lipca 2026 r. Co istotne, do toczących się spraw, tj. postępowań wszczętych i niezakończonych przed tym dniem, stosuje się już nowe, korzystniejsze dla ubezpieczonych przepisy.

Oprac. Katarzyna Bogucka, REDAKCJA INFORLEX