Nowe zasady składania wniosków o zasiłki z FUS - zmiany od 1 lipca 2026 r.

Nowelizacja przepisów dotyczących wnioskowania o zasiłki z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS), która wejdzie w życie 1 lipca 2026 r., wprowadzi pełną elektronizację procesu ubiegania się o świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Nowe regulacje umożliwią płatnikom składek oraz biurom rachunkowym przekazywanie wniosków do ZUS wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowe zasady składania wniosków o zasiłki z FUS - zmiany od 1 lipca 2026 r.

Dokumentacja kadrowa 2026. Zasady prowadzenia i przechowywania »

Obecnie postępowanie w sprawie w sprawie ustalenia prawa i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego (chorobowego, wyrównawczego, opiekuńczego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego) wszczyna się na wniosek, który może być złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego (podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym). Można to także zrobić z podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS. Do wniosku dołącza się dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku.

Jednak w przypadku płatników składek dokumenty, które zwykle przekazywane są jako komplet stanowiący podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, muszą być przekazywane oddzielnie.

Gdy pracodawcy zgłaszają powyżej 20 ubezpieczonych (tzw. duży płatnik) – ubezpieczeni nie mogą przekazywać im wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej, tylko papierowe z własnoręcznym podpisem.

Obowiązujące przepisy nie przewidują zatem, żeby wniosek o zasiłek opiekuńczy można było złożyć drogą elektroniczną w formie skanu.

Jak zmienią się zasady składania wniosków o zasiłki

Nowe przepisy ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa uzależniają sposób przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – od tego, kto wypłaca świadczenie:

• gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek) – wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Umożliwia to korzystanie z firmowych narzędzi, takich jak poczta elektroniczna, systemy HR/kadry‑płace, a także przesyłanie skanów dokumentów.

• gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS – postępowanie wszczyna się na podstawie wniosku w postaci papierowej (zastępując pojęcie „forma pisemna”) lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo przesłanego za pośrednictwem systemu PUE ZUS/eZUS.

W sytuacji gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, ubezpieczony rodzic ubiegający się o zasiłek opiekuńczy nie będzie musiał przedkładać odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka. ZUS samodzielnie pobierze niezbędne dane z Rejestru Stanu Cywilnego za pośrednictwem posiadanych dostępów. Nie będzie dotyczyć to sytuacji, gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca, z uwagi na brak dostępu do systemów urzędowych.

Uszczegółowienie nowych przepisów w omawianym zakresie będzie zawierać nowe rozporządzenie w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, które zastąpi obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r.

Przepisy przejściowe

Nowe przepisy będą obowiązywały od 1 lipca 2026 r. Na podstawie przepisów przejściowych regulacje znajdą zastosowanie również do postępowań w sprawie zasiłków, które zostały wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia ustawy w życie.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX