Działalność nierejestrowana — rachunki czy faktury przez KSeF

Sprzedaż zwolniona z VAT może być dokumentowana rachunkiem niebędącym fakturą, który nie podlega obowiązkowi przesyłania przez KSeF. Odmienne stanowisko — nakazujące dokumentowanie takiej sprzedaży fakturą, a nie rachunkiem — zajmują jednak Ministerstwo Finansów oraz organy podatkowe, co powoduje, że wybór metody dokumentowania wiąże się z ryzykiem prawnym.

Działalność nierejestrowana — rachunki czy faktury przez KSeF

Osoba fizyczna może prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną, jeśli jej przychód nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. to 10 813,50 zł) i w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej. Taka działalność nie wymaga rejestracji w CEIDG.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie potwierdzał w interpretacjach indywidualnych, że działalność nierejestrowana stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, a osoby fizyczne prowadzące taką działalność są podatnikami VAT.

W praktyce jednak zdecydowana większość takich podatników korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Warunkiem jest nieprzekroczenie limitu sprzedaży wynoszącego 240 000 zł rocznie (przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku — w proporcji do okresu jej prowadzenia).

Działalność nierejestrowana a obowiązkowy KSeF

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy wprowadzające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Dla większości podatników — w tym podatników zwolnionych z VAT podmiotowo — obowiązek ten wszedł w życie 1 kwietnia 2026 r. Przy czym podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł brutto, mogą korzystać z okresu przejściowego i wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Podatnicy nie mają natomiast obowiązku wystawiania przy użyciu KSeF dokumentów innych niż faktury. Obowiązek ten nie obejmuje rachunków wystawianych przez podatników na podstawie art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa.

Do 31 stycznia 2026 r. rachunki wystawiane przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego nierzadko zawierały elementy wymagane przez § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i tym samym spełniały wymogi faktury (zatytułowanie dokumentu „rachunkiem" zamiast „fakturą" nie wykluczało uznania go za fakturę). Z dniem 1 lutego 2026 r. przepis § 3 pkt 3 rozporządzenia o fakturach został jednak zmieniony — wprowadzono wymóg wskazywania NIP nabywcy. W konsekwencji rachunki wystawiane bez NIP nabywcy przestały od tej daty spełniać wymogi faktury.

Jeżeli nabywca nie zażąda wystawienia faktury — podatnik może wystawiać rachunki bez wskazania NIP nabywcy, a więc dokumenty niebędące fakturami. W takim przypadku nie powstanie obowiązek wystawiania tych dokumentów przy użyciu KSeF ani ich przesyłania do tego systemu.

Rachunek czy faktura - stanowisko resortu finansów

Odmienne stanowisko zostało jednak wyrażone w piśmie Ministerstwa Finansów z 26 stycznia 2026 r. (sygn. PT7.8165.6.2026.46). Resort potwierdził wprawdzie, że w razie braku żądania faktury podatnik nie musi dokumentować czynności zwolnionej fakturą, jednocześnie jednak wskazało, że jeżeli zdecyduje się tę czynność dokumentować, właściwym dokumentem powinna być faktura, a nie rachunek. Takie samo stanowisko zajmują aktualnie organy podatkowe — zob. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12 marca 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP).

Powstała w ten sposób rozbieżność prowadzi do realnego ryzyka prawnego i wymusza na podatnikach świadomy wybór sposobu postępowania. W obecnym stanie prawnym możliwe są trzy warianty:

1. Niewystawianie żadnych dokumentów sprzedażowych — możliwe, gdy nabywca nie żąda faktury.

2. Przyjęcie stanowiska Ministerstwa Finansów i organów podatkowych i wystawianie faktur — które, po objęciu tej osoby obowiązkiem KSeF, powinny być fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi za pośrednictwem tego systemu.

3. Odrzucenie stanowiska Ministerstwa Finansów i organów podatkowych i wystawianie rachunków — bez obowiązku przesyłania ich do KSeF.

Autor: Tomasz Krywan

Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX