Zasady oznaczania faktur wystawianych lub doręczanych poza KSeF

Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur nie znikają sytuacje, w których faktura mimo że ma charakter ustrukturyzowany – jest przekazywana nabywcy lub wykorzystywana poza systemem. Przepisy przewidują szczególne przypadki w których faktury mogą być doręczane poza KSeF, jak i precyzyjne zasady ich oznaczania, w szczególności poprzez stosowanie kodów QR.

faktura ksef księgowość

Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur – po zmianach od 1 lutego 2026 r. »

Kiedy faktury mogą być doręczane poza KSeF

Co do zasady faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy za pośrednictwem KSeF. Przepisy dopuszczają jednak sytuacje, w których przekazanie faktury odbywa się poza systemem, w sposób uzgodniony między stronami. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy:

• miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju,
• nabywcą jest podmiot zagraniczny nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Taki model doręczenia stosuje się również wobec podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego oraz podmiotów nieposługujących się numerem identyfikacyjnym dla celów podatkowych.

W tych sytuacjach faktura, choć pozostaje fakturą ustrukturyzowaną, funkcjonuje w obrocie gospodarczym poza interfejsem KSeF, co rodzi obowiązek jej odpowiedniego oznaczenia.

W przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Oznaczanie faktur kodami QR

W przypadku przekazywania faktur ustrukturyzowanych nabywcy poza KSeF sprzedawca jest zobowiązany do umieszczenia na nich weryfikacyjnego kodu QR. Kod ten umożliwia nabywcy otwarcie faktury oraz sprawdzenie poprawności i autentyczności danych w niej zawartych. Dotyczy to np. sytuacji, gdy polski podatnik wystawia w KSeF faktury dla podmiotów zagranicznych (spoza Polski), ale zagraniczny odbiorca nie ma dostępu do polskiego systemu KSeF.

W związku z tym polski sprzedawca jest zobowiązany dostarczyć kontrahentowi zagranicznemu wizualizację faktury (np. plik PDF) poza KSeF, w uzgodniony sposób (np. e-mail, platforma B2B). Faktura ta powinna zawierać kod QR umożliwiający weryfikację jej autentyczności. Podobna sytuacja będzie miała miejsce, kiedy faktura z KSeF będzie używana poza KSeF lub wystawiana dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Podatnik może na przykład potrzebować wersji wydrukowanej faktury dla celów rejestracji samochodu w urzędzie miasta.

Faktury wystawiane w trybach offline, obejmujących tryb awarii zwykłej, niedostępności systemu oraz tryb offline24, przed ich przesłaniem do KSeF oznaczane są dwoma kodami QR. Kody te zawierają dane pozwalające na weryfikację faktury oraz identyfikację wystawcy, przy czym od strony technicznej wszystkie te tryby traktowane są jednolicie jako tryb „OFFLINE”.

Po skutecznym przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru identyfikującego dalsze udostępnianie dokumentu poza systemem wymaga już zastosowania tylko jednego kodu QR, zawierającego odniesienie do numeru KSeF faktury.

Faktura wystawiona w trybie offline24 przed jej przesłaniem do KSeF oznaczana jest dwoma kodami QR.

Z kolei w momencie gdy faktura wystawiona w trybie offline zostanie przesłana do KSeF, to już w przypadku jej udostępniania podatnik jest zobowiązany do oznaczenia jej jednym kodem QR.

W przypadku faktur wystawianych w trybie online, które od razu są przesyłane do KSeF i uzyskują status faktur ustrukturyzowanych, stosuje się jeden kod QR. Kod ten umożliwia bezpośredni dostęp do faktury w systemie i jej weryfikację na podstawie numeru identyfikującego KSeF. Obowiązek ten aktualizuje się wyłącznie wtedy, gdy faktura jest wykorzystywana lub przekazywana poza KSeF.