Podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF - KAS zmienia stanowisko

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT może dokumentować sprzedaż wyłącznie fakturą – niezależnie od tego, czy wystawia ją na żądanie nabywcy, czy dobrowolnie. Oznacza to obowiązek stosowania KSeF również przez podatników zwolnionych, od momentu objęcia ich tym systemem. 1 kwietnia 2026 r. największa grupa podatników VAT została objęta obowiązkiem fakturowania w KSeF.

Podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF

1 kwietnia 2026 r. – II etap wdrażania KSeF »

Czy podatnik zwolniony z VAT może dokumentować sprzedaż rachunkiem

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 października 2025 r. podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT jest zobowiązany do wystawienia faktury wyłącznie w przypadku, gdy nabywca zgłosi takie żądanie. W pozostałych przypadkach organ ten uznał za dopuszczalne dokumentowanie sprzedaży za pomocą rachunków.

Odmienne stanowisko zostało jednak zaprezentowane w interpretacji zmieniającej wydanej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wskazano w niej, że podatnik zwolniony podmiotowo z VAT, dokonując czynności na rzecz innych podatników, pozostaje zobowiązany do stosowania przepisów ustawy o VAT w zakresie dokumentowania sprzedaży, a tym samym do wystawiania faktur, a nie rachunków. Szef KAS podkreślił, iż ustawa o VAT nie przewiduje możliwości dokumentowania transakcji pomiędzy podatnikami przy użyciu rachunków, a relacje te – niezależnie od korzystania przez sprzedawcę ze zwolnienia podmiotowego – powinny być dokumentowane fakturą.

Faktura także bez żądania nabywcy

Kluczowe znaczenie ma odpowiedź Ministerstwa Finansów z 26 stycznia 2026 r. (sygn. PT7.8165.6.2026.46), wydana na pytanie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, w której resort jednoznacznie odniósł się do zasad dokumentowania sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT. Ministerstwo wyjaśniło, że podatnik korzystający ze zwolnienia co do zasady nie ma obowiązku wystawienia faktury, chyba że nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone po upływie tego terminu, podatnik nie ma już obowiązku jej wystawienia, a ustawa o VAT nie nakłada wówczas obowiązku dokumentowania danej transakcji.

Jednocześnie MF podkreśliło, że jeżeli w takiej sytuacji podatnik zdecyduje się jednak wystawić dokument, dokumentem tym powinna być wyłącznie faktura. Rachunek nie może pełnić funkcji zastępczej, gdyż nie jest ekwiwalentem faktury i jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury VAT. To samo dotyczy przypadków, w których podatnik zwolniony z VAT z własnej inicjatywy dokumentuje sprzedaż, na przykład dla celów umownych, ewidencyjnych czy dowodowych.

ŹRÓDŁO:

• pismo Ministra Finansów i Gospodarki z 26 stycznia 2026 r. (sygn. PT7.8165.6.2026.46)
• decyzja Szefa KAS z 5 marca 2026 r. w sprawie zmiany interpretacji indywidualnej (sygn. DOP7.8101.6.2026.HEMD)

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX