Licencja niewyłączna jako wartość niematerialna i prawna – błąd klasyfikacji budżetowej w jednostkach budżetowych

Ujęcie licencji niewyłącznej na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne" to jeden z najczęstszych błędów klasyfikacyjnych w jednostkach budżetowych – i jeden z pierwszych, który weryfikują kontrolerzy RIO. Skutki obejmują nieprawidłową klasyfikację budżetową, zawyżenie wydatków majątkowych i błędy w sprawozdawczości.

wartości niematerialne i prawne jednostki budżetowe, licencja niewyłączna konto 020, klasyfikacja budżetowa WNiP

Czy sprzęt komputerowy może być zaliczony do wartości niematerialnych i prawnych »

Licencje na oprogramowanie to codzienność służb księgowych w jsfp. Program płacowy, system kadrowy, aplikacja do obsługi zamówień publicznych – każdy z tych zakupów rodzi to samo pytanie: konto 020 czy rozliczenia międzyokresowe kosztów? Odpowiedź zależy od jednej, często pomijanej cechy licencji: czy jest wyłączna, czy niewyłączna.

Dlaczego licencja niewyłączna nie jest wartością niematerialną i prawną

Ustawa o rachunkowości definiuje wartości niematerialne i prawne jako nabyte prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania. Kluczowe słowo to „majątkowe". Licencja niewyłączna nie jest prawem majątkowym w tym rozumieniu – jest jedynie uprawnieniem obligacyjnym do korzystania z cudzego utworu. Licencjodawca może udzielić identycznego prawa dziesiątkom innych podmiotów, a jednostka nie ma możliwości ograniczenia dostępu do korzyści z licencji podmiotom trzecim.

To właśnie brak kontroli nad składnikiem przesądza o kwalifikacji. Jednostka budżetowa korzystająca z programu płacowego na licencji niewyłącznej nie kontroluje oprogramowania – kontroluje je producent. Wydatek należy zatem ująć nie na koncie 020, lecz rozliczyć proporcjonalnie w czasie przez cały okres licencji:

• Wn konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
• Ma konto 402 „Usługi obce"

Klasyfikacja budżetowa § 606 czy § 430 – co grozi jednostkom budżetowym

Błąd w kwalifikacji rachunkowej pociąga za sobą błąd w klasyfikacji budżetowej. Wydatek na licencję niewyłączną ujęty jako WNiP trafia do § 606 „Wydatki na zakupy inwestycyjne", podczas gdy prawidłowy paragraf to § 430 „Zakup usług pozostałych". To nie jest różnica techniczna – § 606 to wydatek majątkowy, który wpływa na wskaźniki zadłużenia i limity w wieloletniej prognozie finansowej. Regionalne izby obrachunkowe traktują tego rodzaju przesunięcia jako istotne naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kryterium 12 miesięcy a wartości niematerialne i prawne – co sprawdzić najpierw

Dodatkowym źródłem błędów jest utożsamianie okresu licencji z jej charakterem prawnym. Licencja niewyłączna zawarta na 36 miesięcy nie staje się WNiP tylko dlatego, że jej okres przekracza rok. Kryterium 12 miesięcy (przewidywany okres ekonomicznej użyteczności) jest warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym – wcześniej należy rozstrzygnąć, czy mamy do czynienia z prawem majątkowym dającym jednostce kontrolę nad składnikiem.

Projekt Krajowego Standardu Rachunkowości dotyczący WNiP systematyzuje te warunki i wskazuje wprost: brak wyłączności = brak kontroli = brak WNiP.Zmiany dotyczą wszystkich jednostek sektora finansów publicznych prowadzących ewidencję na koncie 020, a szczególnie tych, które w ostatnich latach ujmowały tam licencje na typowe oprogramowanie biurowe lub branżowe bez weryfikacji ich charakteru prawnego.

Oprac. Agata Wróbel

na podstawie artykułu "Wartości niematerialne i prawne od A do Z – poradnik dla jsfp" Jarosława Jurgi