KSeF: faktura trafiła do gminy, nie do szkoły – kto odpowiada za płatność?

Faktura ustrukturyzowana w KSeF dotarła do gminy zamiast do szkoły, a kontrahent odmawia wystawienia korekty – twierdząc, że dokument trafił do właściwego nabywcy. Odpowiedzialność za terminową płatność mimo błędnego skierowania faktury w KSeF spoczywa jednak na kierowniku jednostki budżetowej.

faktura ustrukturyzowana jednostka podrzędna, KSeF JST identyfikacja, Podmiot3 faktura JST

Podmiot3 – pole fakultatywne, które decyduje o obiegu faktury

Struktura logiczna FA(3) przewiduje mechanizm precyzyjnego kierowania faktur do jednostek podrzędnych JST. W sekcji Podmiot2 wystawca musi wskazać, czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość „1") czy bezpośrednio gminy (wartość „2"). Wybranie wartości „1" rodzi po stronie kontrahenta techniczną konieczność uzupełnienia sekcji Podmiot3 – z NIP-em jednostki, jej danymi adresowymi i rolą podmiotu.

Problem pojawia się, gdy kontrahent celowo lub przez niewiedzę wpisuje wartość „2", mimo że faktycznym odbiorcą towaru lub usługi jest szkoła. Faktura zostaje wówczas wystawiona i doręczona wyłącznie na poziomie gminy – bez automatycznego przypisania do właściwej jednostki organizacyjnej. Do skrzynki szkoły w KSeF nie trafia nic.

Co istotne, pole Podmiot3 ma charakter fakultatywny. Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na sprzedawcę bezwzględnego obowiązku jego wypełnienia. Kontrahent może więc twierdzić, że dostarczył fakturę do nabywcy – i formalnie będzie miał rację.

Czy szkoła może zapłacić fakturę wystawioną na gminę

Obowiązujące przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi. Brak wyraźnego zakazu oznacza jednak, że jednostka budżetowa może ująć taką fakturę w księgach rachunkowych i ją opłacić – pod warunkiem właściwego udokumentowania związku wydatku z działalnością szkoły.

Kluczowe jest powiązanie faktury z dokumentami wewnętrznymi: zamówieniem, umową lub protokołem odbioru wystawionym przez szkołę. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać wiarygodne określenie stron operacji gospodarczej. Faktura wskazująca wyłącznie gminę, uzupełniona o wewnętrzną dokumentację potwierdzającą, że to szkoła była rzeczywistym odbiorcą, może stanowić kompletny i rzetelny dowód księgowy.

Analogiczny problem dotyczy też innych jednostek organizacyjnych JST – szczegółowe omówienie przypadku przedszkola, w tym ocenę ryzyka uznania faktury za dowód nierzetelny oraz analizę odpowiedzialności dyrektora za opóźnienie w płatności, znajdziesz w poradzie Błędny odbiorca faktury w KSeF w JST – czy przedszkole może ją zapłacić »

Podmiot3 w umowie z kontrahentem – jak zabezpieczyć obieg faktur w KSeF

Podstawowym krokiem jest wprowadzenie do umów z kontrahentami postanowień zobowiązujących ich do prawidłowego wypełniania pola Podmiot3. JST powinny też opracować wewnętrzną procedurę obiegu dokumentów kosztowych określającą sposób przekazywania faktur z poziomu gminy do właściwych jednostek organizacyjnych, gdy Podmiot3 pozostał pusty. Budowę numeru KSeF, wszystkie sekcje FA(3) krok po kroku, znacznik JST w Podmiot2 i obsługę Aplikacji Podatnika wyjaśnia szkolenie Faktura ustrukturyzowana w KSeF dla JST »

Oprac. Agata Wróbel

na podstawie artykułu "Faktury ustrukturyzowane w JST – dlaczego prawidłowa identyfikacja jednostki nadal sprawia problemy" Marka Kojdy