Jakie koszty musi ponieść pracodawca występujący przed sądem przeciwko pracownikowi

Rozważając np. możliwość zakończenia sporu ugodą, pracodawca powinien wiedzieć, jakie koszty mogą powstać podczas procesu i do pokrycia których będzie ewentualnie zobowiązany. Będzie to istotne szczególnie wtedy, gdy można przewidywać, że oprócz standardowych wydatków pojawi się konieczność opłacenia np. wynagrodzenia biegłego.

Na koszty sprawy sądowej składają się:

● koszty procesu, które obejmują wszystkie koszty, jakie ponosi każda ze stron procesu (pracodawca i pracownik) oraz

● koszty sądowe, ponoszone na rzecz Skarbu Państwa za zainicjowanie sprawy sądowej oraz koszty konieczne do jej przeprowadzenia.

Opłaty sądowe i inne wydatki

Koszty sądowe dzielą się na opłaty sądowe i wydatki. Zasady ponoszenia tych kosztów są inne dla pracowników i inne dla pracodawców. Pracodawca musi mieć świadomość, jakie koszty obciążają pracownika wnoszącego sprawę, ponieważ w ostatecznym rozrachunku, jeśli zatrudniający przegra sprawę, będzie nimi obciążony. Zasadnicze różnice dotyczące ponoszenia kosztów sądowych dotyczą tego, czy sprawa jest wytaczana przez pracownika, czy przez pracodawcę.

Pracownik inicjujący proces, co do zasady, jest zwolniony z kosztów z mocy ustawy (art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej ustawa o kosztach). Od tej zasady w niektórych kategoriach spraw przewidziano jednak wyjątek. Obowiązek ponoszenia opłat sądowych także przez pracowników wprowadzono:

● gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł (opłaty stosunkowe) oraz

● od niektórych pism procesowych w postępowaniu odwoławczym (opłaty stałe)

- art. 35 ustawy o kosztach.

Pracownik nie ma obowiązku uiszczania opłat od pozwu nie tylko w sprawach niemajątkowych, ale także w sprawach o zapłatę, w których żąda zasądzenia kwoty niższej niż 50 000 zł. Taki obowiązek nie powstaje również we wszystkich sprawach o roszczenia majątkowe, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza tej kwoty.

Dla pracodawcy istotne jest, że w początkowej fazie procesu inicjowanego przez pracownika nie ponosi on żadnych opłat. Obciążą go one jednak na zakończenie przegranego procesu. Dlatego zatrudniający musi mieć świadomość, że z punktu widzenia kosztów, które trzeba ponieść, bardziej kosztowne od przegrania sprawy o zapłatę może okazać się przegranie sprawy o inne roszczenia majątkowe, co ma związek ze specyficznymi regułami określania wartości przedmiotu sporu dla pracownika.

W sprawach majątkowych o charakterze niepieniężnym wartość przedmiotu sporu ustala się na podstawie art. 23¹ Kodeksu postępowania cywilnego (dalej k.p.c.). Przepis ten wskazuje, że w sprawach o roszczenia pracowników dotyczące nawiązania, istnienia lub rozwiązania stosunku pracy wartość przedmiotu sporu stanowi, przy umowach na czas określony, suma wynagrodzenia za pracę za okres sporny, lecz nie więcej niż za rok, a przy umowach na czas nieokreślony - za okres jednego roku.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony złożył pozew o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne. Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosiło 4000 zł. Składając pozew, jako wartość przedmiotu sporu musi wskazać 48 000 zł. Pozew będzie zwolniony z opłat. Pracodawca początkowo również nie musi nic płacić. W przypadku przegranej musi jednak liczyć się z obowiązkiem uiszczenia opłaty, z której zwolniony był pracownik.

Pozew trzeba opłacić

W sprawach, w których pracodawca jest powodem, zasady ponoszenia opłat sądowych od pozwów uregulowano zgodnie z tymi samymi regułami, które obowiązują w sprawach cywilnych i gospodarczych.

Pracodawca wnoszący pozew zostanie zatem obciążony obowiązkiem pokrycia opłaty w wysokości 5% dochodzonej kwoty. Zobowiązanie to obejmuje wszystkie sprawy, niezależnie od wartości przedmiotu sporu. Wyjątek od tej regulacji wprowadzono natomiast w postępowaniu uproszczonym, w którym rozpoznawane są roszczenia wynikające z umowy o pracę, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 10 000 zł. Jest to rodzaj spraw, w których pozew składa się na formularzu. W tych sprawach nie oblicza się opłaty na ogólnych zasadach, tylko pracodawca uiszcza opłatę stałą, uzależnioną od wartości przedmiotu sporu (art. 28 ustawy o kosztach).

Wartość przedmiotu sporu i wysokość opłaty stałej

PRZYKŁAD

Pracodawca wniósł pozew o zapłatę odszkodowania w kwocie 9000 zł za naruszenie przez pracownika zakazu konkurencji. Gdyby postępowanie przebiegało według ogólnych zasad, pracodawca musiałby uiścić opłatę w wysokości 450 zł. Ponieważ jest to sprawa rozpoznawana w postępowaniu uproszczonym, opłata od pozwu wyniesie 300 zł.

Pracodawcy najczęściej wnoszą pozwy o zapłatę, dlatego zwykle nie powinni mieć trudności przy określaniu wartości przedmiotu sporu. Powinni tylko pamiętać, że jeśli powód dochodzi kilku roszczeń, zlicza się ich wartość (art. 21 k.p.c.).

Z dbałości o własne interesy pracodawca powinien zwrócić uwagę na to, czy pracownik składający pozew nie zawyżył wartości przedmiotu sporu, szczególnie w sprawach o kilka różnych roszczeń. Od tej bowiem wartości sąd wyliczy opłatę należną skarbowi państwa lub zasądzi ją dla pracownika, jeśli to on miał obowiązek jej uiszczenia. Jeżeli sąd nabierze wątpliwości co do prawidłowości wyliczenia wartości przedmiotu sporu wskazanej w pozwie przez pracownika, może sprawdzić ją z urzędu albo na wniosek pozwanego, zarządzając w tym celu odpowiednie dochodzenie (art. 25 k.p.c). Po doręczeniu pozwu takie sprawdzenie jest dopuszczalne jedynie na podstawie zarzutu pozwanego, zgłoszonego przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy.

PRZYKŁAD

Osoba, która przez 4 miesiące była zatrudniona na podstawie umowy zlecenia z wynagrodzeniem 2000 zł miesięcznie, wniosła o ustalenie, że zawarta umowa miała charakter umowy o pracę oraz o zasądzenie wynagrodzenia za nadgodziny w kwocie 4000 zł. Powód wskazał, że wartość przedmiotu sporu wynosi 30 000 zł, jednak jego prawidłowa wysokość wyniosła 12 000 zł (2000 zł x 4 m-ce + 4000 zł). Mimo że pozew będzie zwolniony z opłaty przy każdej z tych wartości, to w przypadku jej niezakwestionowania przez zleceniodawcę i przegranej sprawy w sądzie zatrudniający będzie miał obowiązek uiszczenia kosztów sądowych w kwocie 1500 zł.

Wskazana w pozwie wartość przedmiotu sporu, która nie została sprawdzona przez sąd pierwszej instancji (na podstawie art. 25 § 1 i 2 k.p.c.), pozostaje aktualna w postępowaniu apelacyjnym (art. 368 § 2 k.p.c.) i kasacyjnym (art. 368 § 2 w zw. z art. 398⁴ § 3 i art. 398²¹ k.p.c.) (postanowienie SN z 20 października 2008 r., sygn. akt I PZ 26/08, OSNP 2010/5-6/67). Jeżeli jednak, zdaniem sądu, wartość przedmiotu zaskarżenia została wskazana nieprawidłowo, również ona może podlegać jego kontroli.

W odniesieniu do kosztów, które pracodawca będzie musiał ewentualnie uiścić na rzecz skarbu państwa, warto wiedzieć, ze zmiana powództwa po rozpoczęciu rozprawy przed sądem pierwszej instancji, polegająca na wystąpieniu przez powoda - pracownika z nowym roszczeniem o zasądzenie odszkodowania na podstawie art. 45 § 1 k.p. zamiast pierwotnego roszczenia o przywrócenie do pracy, stanowi zmianę przedmiotu sporu i jego wartości. Sąd Najwyższy w uchwale z 5 maja 2009 r., sygn. akt I PZP 1/09, OSNP 2009/23-24/304 wyjaśnił, że nawet wtedy, gdy pracownik wybierając w toku procesu alternatywne żądanie zasądzenia odszkodowania w miejsce dochodzonego dotąd uznania za bezskuteczne wypowiedzenia (lub przywrócenia do pracy) nie zrzeknie się pierwotnego roszczenia ani nie uzyska zgody pracodawcy na cofnięcie pozwu, dochodzi do zmiany przedmiotu sporu i jego wartości. Zmiana żądania następuje bowiem automatycznie, lecz wskutek wyboru przez pracownika drugiego z roszczeń, to pierwsze przestaje istnieć. Zmiana wartości przedmiotu sporu odnosi następnie bezpośredni skutek w zakresie obowiązku uiszczania opłat tak przez pracownika, jak i pracodawcę.

PRZYKŁAD

Pracownik zarabiający miesięcznie 10 000 zł wniósł sprawę o uznanie za bezskuteczne wypowiedzenia umowy o pracę. Wartość przedmiotu sporu wynosiła 120 000 zł. Na rozprawie zmienił swoje żądanie i wniósł o zasądzenie odszkodowania w kwocie 30 000 zł. Sąd uwzględnił powództwo pracownika. Powinien zatem obciążyć pracodawcę niższą opłatą wyliczoną od zmienionej wartości przedmiotu sporu. Wysokość kosztów procesu (w zakresie zastępstwa procesowego) nie ulegnie jednak zmianie. Gdyby sąd obciążył pracodawcę wyższą opłatą, tj. 6000 zł zamiast 1500 zł, a pracodawca nie chciałby kwestionować wyroku w tej części, może złożyć zażalenie na wysokość samych kosztów.

Występując w postępowaniu cywilnym lub gospodarczym pracodawca uiszcza od apelacji identyczną opłatę jak od pozwu, a od większości zażaleń - najczęściej 1/5 tej opłaty. W części spraw toczących się przed sądami pracy jest inaczej. We wszystkich bowiem sprawach z zakresu prawa pracy, w których wartość przedmiotu sporu nie przekracza 50 000 zł od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej, skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia, pracodawca uiszcza, tak samo jak pracownik, opłatę w kwocie 30 zł (uchwała SN z 9 stycznia 2007 r., sygn. akt II PZP 5/2006, OSNP 2007/11-12/152).

PRZYKŁAD

Pracodawca wniósł przeciwko pracownikowi sprawę o zapłatę 30 000 zł z tytułu odszkodowania za zniszczenie powierzonego mienia. Wnosząc pozew pracodawca musi uiścić opłatę od pozwu w wysokości 1500 zł. Jeżeli jednak sąd oddali powództwo, to od apelacji pracodawca będzie musiał opłacić wyłącznie 30 zł.

Sąd Najwyższy w uchwale z 3 lutego 2009 r., sygn. akt I PZP 5/08, OSNP 2009/11-12/132, stwierdził, że od postanowienia sądu pierwszej instancji o odrzuceniu pozwu w części przysługuje zażalenie, chociażby postanowienie to zostało zamieszczone w wyroku. W opinii SN zażalenie złożone od postanowienia o odrzuceniu pozwu zawartego w wyroku podlega stosownej opłacie niezależnie od opłaty od apelacji wniesionej od zawartego w wyroku rozstrzygnięcia o dochodzonym roszczeniu. Pracodawca składając wyłącznie zażalenie (w sprawie, gdzie wartość przedmiotu sporu była niższa niż 50 000 zł) musi uiścić opłatę w kwocie 30 zł. Gdyby jednak w części rozstrzygającej merytorycznie sąd oddalił jego roszczenie, to zgodnie z wykładnią zaprezentowaną przez SN pracodawca skarżąc całe orzeczenie ma obowiązek dokonania dwóch opłat (od zażalenia i apelacji) w kwocie po 30 zł.

W sprawach o wyższe kwoty trzeba zapłacić więcej

W sprawach, w których wartość przedmiotu sporu jest wyższa niż 50 000 zł, od apelacji i zażalenia pracodawca musi uiścić opłaty stosunkowe, ustalane na ogólnych zasadach. Opłatę od apelacji ustala się w identyczny sposób jak opłatę od pozwu. Oblicza się ją jednak nie od wskazanej w pozwie wartości przedmiotu sporu, lecz od wartości przedmiotu zaskarżenia wskazanego w apelacji.

W uchwale z 5 grudnia 2007 r., sygn. akt II PZP 6/07, OSNP 2008/7-8/89, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że o samym obowiązku uiszczenia opłaty stosunkowej decyduje wartość przedmiotu sporu, a nie wartość przedmiotu zaskarżenia. W praktyce bowiem wartość przedmiotu zaskarżenia często jest niższa od wartości przedmiotu sporu (i niższa niż 50 000 zł). Dzieje się tak wtedy, gdy strona zaskarża tylko część rozstrzygnięcia. Dlatego nawet gdy wartość przedmiotu zaskarżenia nie przekracza 50 000 zł, ale wartość przedmiotu sporu określona w pozwie przekracza tę kwotę, pracodawca, tak jak pracownik, musi ponieść opłatę stosunkową od wartości przedmiotu zaskarżenia.

PRZYKŁAD

Pracodawca domagał się zasądzenia od pracownika kwoty 90 000 zł za szkodę wynikłą z niedoboru w powierzonym mieniu. Sąd częściowo uwzględnił żądanie pozwu i zasądził kwotę 45 000 zł. W apelacji pracodawca domagał się zasądzenia pozostałych 45 000 zł, co do których powództwo zostało oddalone. Wartość przedmiotu zaskarżenia wynosi 45 000 zł, ale wartość przedmiotu sporu nie zmieniła się i nadal wynosi 90 000 zł. Od apelacji pracodawca musi uiścić opłatę stosunkową, którą oblicza się od wartości przedmiotu zaskarżenia i która w tym przypadku wyniesie 2250 zł (5% z 45 000 zł).

W postanowieniu z 17 lipca 2008 r., sygn. akt II PZ 14/08, Sąd Najwyższy stwierdził, że ograniczenie żądania powództwa i wartości przedmiotu sporu w sprawach z zakresu prawa pracy poniżej 50 000 zł nie powoduje zmiany opłaty stosunkowej (30 zł) na podstawową (art. 35 ust. 1 ustawy o kosztach).

PRZYKŁAD

Pracownik domagał się zasądzenia od pracodawcy 70 000 zł. Przed wydaniem wyroku przez sąd pracodawca częściowo zaspokoił roszczenie powoda i ten cofnął powództwo, ograniczając swoje żądanie do kwoty 30 000 zł. Sąd uwzględnił powództwo o zapłatę tej kwoty. Nie doszło do zmiany pierwotnej wartości przedmiotu sporu i wnosząc apelację od niekorzystnego dla siebie rozstrzygnięcia pracodawca musi ponieść opłatę stosunkową, czyli 5% od kwoty 30 000 zł (wartość przedmiotu zaskarżenia).

Jeżeli w sprawie, w której wartość przedmiotu sporu przekracza 50 000 zł, pracodawca wnosi zażalenie, to opłata od zażalenia wynosi 1/5 opłaty obliczonej od wartości przedmiotu zaskarżenia wskazanej w zażaleniu.

Przedmiot zażalenia i wysokość opłaty stałej

Koszt wydania kopii z akt sprawy

Żadna ze stron nie ma obowiązku uiszczania opłaty od wniosku o sporządzenie i doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem. Pracodawca ponosi opłatę od skargi na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki, czyli od skargi na przewlekłość postępowania, która zgodnie z ogólnymi zasadami wynosi 100 zł.

Pracodawca, niezależnie od roli procesowej, w jakiej występuje, ma także obowiązek ponoszenia opłat kancelaryjnych. Oznacza to, że, inaczej niż pracownik, ma prawo żądać wydania mu przez sąd odpisów lub kserokopii protokołów rozpraw albo orzeczeń znajdujących się w aktach sprawy bądź innych dokumentów wyłącznie odpłatnie. Taka opłata wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę wydanego dokumentu, tj.:

● poświadczonego odpisu, wypisu lub wyciągu,

● odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem prawomocności,

● odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem wykonalności,

● zaświadczenia.

Jeżeli odpis, wypis lub wyciąg jest sporządzony w języku obcym albo zawiera tabele, opłata jest pobierana w podwójnej wysokości.

Opłatę od wniosku o wydanie kopii dokumentu znajdującego się w aktach sprawy, pobiera się w wysokości 1 zł za każdą rozpoczętą stronę dokumentu.

Rozliczenie sprawy możliwe dopiero po jej zakończeniu

Oprócz opłat od własnych pism procesowych w sprawach z powództwa pracowników pracodawca musi liczyć się z dodatkowymi kosztami. Jest tak, ponieważ w sprawach, w których pracownik wygrywa, pracodawca ma obowiązek pokrycia opłat, od których zwolniony był pracownik przy wnoszeniu pozwu. W opinii Sądu Najwyższego pracodawca, który przegrywa sprawę, powinien zostać obciążony w wyroku opłatą, której przy wnoszeniu pozwu nie miał obowiązku uiszczać pracownik. W uchwale z 5 marca 2007 r., sygn. akt I PZP 1/07, OSNP 2007/19-20/269, Sąd Najwyższy stwierdził, że na podstawie ogólnej zasady dotyczącej rozliczania kosztów sądowych, sąd w orzeczeniu kończącym w danej instancji sprawę z zakresu prawa pracy, w której wartość przedmiotu sporu nie przewyższa 50 000 zł, powinien obciążyć pozwanego pracodawcę kosztami sądowymi, których nie miał obowiązku uiścić pracownik wnoszący powództwo, z wyłączeniem opłat od tych pism, w których przewidziana jest opłata stała 30 zł. Oznacza to, że w każdej sprawie przegranej przez pracodawcę sąd obliczy opłatę stosunkową (lub opłatę stałą w postępowaniu uproszczonym) i obciąży nią pracodawcę. Podstawą do obliczenia takiej opłaty jest wartość przedmiotu sporu. Sąd nakazuje pobranie takich kosztów od pracodawcy na rzecz skarbu państwa (sądu, który rozpozna sprawę). Jeżeli powództwo zostało uwzględnione tylko w części, obciążenie pracodawcy opłatą nastąpi przy uwzględnieniu tej okoliczności.

PRZYKŁAD

Pracownik domagał się od pracodawcy zapłaty 45 000 zł. Sąd zasądził na rzecz pracownika 5000 zł i oddalił powództwo w pozostałej części. Sąd nakaże ponadto pobranie od pracodawcy na rzecz skarbu państwa kwoty 250 zł z tytułu nieopłaconych kosztów sądowych, z których pracownik był zwolniony.

PRZYKŁAD

Pracownik, którego wynagrodzenie miesięczne wynosiło 8000 zł, wniósł sprawę o przywrócenie do pracy, którą wygrał. Wartość przedmiotu sporu wynosiła w tym przypadku 96 000 zł. Z tytułu kosztów sądowych sąd pobierze od pracodawcy 4800 zł.

Obciążenie pracodawcy kosztami, z których był zwolniony pracownik, nie następuje, gdy pracodawca jest zwolniony z kosztów sądowych z mocy ustawy (gdy jest jednostką organizacyjną skarbu państwa) lub w toku procesu został zwolniony z tych kosztów na podstawie orzeczenia sądu.

Wynagrodzenie biegłego

Elementem kosztów sądowych, który nie występuje w każdej sprawie, są wydatki. Jeżeli jednak takie wydatki pojawią się, to znacząco wpływają na koszt postępowania. W sprawach między pracownikami a pracodawcami najczęściej pojawiającymi się istotnymi wydatkami są wynagrodzenia i koszty poniesione przez biegłych. Nieco rzadziej zachodzi potrzeba opłacenia tłumaczy lub kuratorów dla pozwanych nieznanych z miejsca pobytu. Mniej kosztownym składnikiem kosztów, ale za to pojawiającym się częściej, są wydatki obejmujące zwrot kosztów podróży i noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów świadków. Zwykle jednak znaczna część świadków zamieszkuje w miejscowościach będących siedzibami sądów i w tej sytuacji nie przysługuje im prawo do zwrotu kosztów podróży.

Zasady ponoszenia i rozliczania wydatków w procesach z zakresu prawa pracy są bardziej skomplikowane niż w typowych sprawach cywilnych. Różnią się one w zależności od tego, czy powodem w sprawie jest pracodawca, czy pracownik. W tej kwestii istotne znaczenie ma również to, kto wnioskuje o dokonanie czynności połączonej z wydatkami.

W procesach, w których pracodawca dochodzi roszczeń od pozwanego pracownika, obie strony procesu ponoszą wydatki na podstawie ogólnych zasad obowiązujących w procesie cywilnym (art. 130⁴ § 1 k.p.c.). W tego typu sprawach ani pracodawca, ani pracownik nie są zwolnieni z mocy ustawy z ponoszenia wydatków. Jeżeli zachodzi potrzeba dokonania czynności procesowej połączonej z wydatkami, sąd wezwie do uiszczenia zaliczki w terminie nie dłuższym niż 2 tygodnie tę stronę, która wnioskuje o przeprowadzenie czynności. Kwotę zaliczki, którą pracodawca będzie musiał wpłacić, sąd wyznaczy na podstawie przewidywanych kosztów zamierzonej czynności. Sąd podejmie czynność połączoną z wydatkami dopiero po uiszczeniu zaliczki w żądanej wysokości. Jeśli wnioskowana kwota nie zostanie wpłacona, dowód zostanie pominięty, a brak tego dowodu może mieć negatywne konsekwencje dla strony, która domagała się jego przeprowadzenia w celu udowodnienia swoich twierdzeń. Pracodawca wezwany do uiszczenia zaliczki może uniknąć negatywnych konsekwencji względnie przedłużyć czas na zebranie odpowiednich środków składając wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych, jeżeli wniosku uzasadnionego tymi samymi podstawami nie składał już wcześniej. Taki wniosek zostanie bowiem odrzucony.

Opłacenie przez pracodawcę zaliczki nie jest równoznaczne z definitywną utratą wydatkowanych środków. Zaliczka ma bowiem charakter tymczasowy, ponieważ wpłata dokonana przez pracodawcę zostanie rozliczona w rozstrzygnięciu o kosztach zawartym w wyroku. Należy mieć na uwadze, że jeżeli zaliczka żądana przez sąd przewyższa kwotę faktycznie wydatkowaną na daną czynność, sąd zwróci wpłacającemu nadpłaconą kwotę.

Na innych zasadach odbywa się ponoszenie wydatków w sprawach, w których powodem jest pracownik. Pracownik w sprawie wytoczonej przeciwko pracodawcy nie ma obowiązku opłacania zaliczek na koszty przeprowadzenia dowodów ani innych czynności połączonych z wydatkami. W tego typu sprawach wydatki obciążające pracownika ponosi za niego tymczasowo skarb państwa (art. 97 ustawy o kosztach). Jeśli pracownik wygra sprawę, to wydatki te zostaną pobrane od przegrywającego pracodawcy na rzecz skarbu państwa jak opłaty, których pracownik nie musiał ponosić. Inaczej rozliczane są wydatki w sprawach przegranych przez pracownika. W takiej sytuacji, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, sąd może obciążyć go wydatkami.

PRZYKŁAD

Pracownik pozwał pracodawcę o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny. Sąd dopuścił dowód z opinii biegłego z dziedziny księgowości. Jego wynagrodzenie wyniosło 2000 zł. Biegły stwierdził całkowitą bezzasadność powództwa. Świadkowie zeznali ponadto, że pracownik groził wcześniej pracodawcy wniesieniem takiej sprawy jako retorsji za bezpodstawne zwolnienie. Sąd obciąży pracownika kosztami opinii biegłego w orzeczeniu kończącym sprawę. Gdyby natomiast na podstawie opinii biegłego sąd zasądził żądaną przez pracownika kwotę, to po zakończeniu sprawy wydatki na biegłego poniesie pracodawca.

Pracodawca wnosząc o przeprowadzenie dowodu bądź innej czynności połączonej z wydatkami musi pokryć zaliczkę w kwocie określonej przez sąd również w sprawach, w których jest pozwanym. Jeżeli sąd oddali powództwo pracownika, będzie on musiał zwrócić przeciwnikowi (pracodawcy) poniesione przez niego wydatki. W stosunku do należnych pracodawcy kosztów procesu nie obowiązuje, występujące w art. 97 ustawy o kosztach, ograniczenie przewidujące możliwość obciążenia pracownika wydatkami tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych. Przywilej ten dotyczy wyłącznie wydatków obciążających pracownika, tj. powstających wtedy, gdy pracownik jest stroną inicjującą dokonanie czynności.

PRZYKŁAD

Pracownik pozwał pracodawcę o zapłatę zarzucając mu mobbing. Na wniosek pracodawcy sąd dopuścił dowód z opinii biegłych lekarzy. Wynagrodzenie za tę czynność wyniosło łącznie 2500 zł i zostało opłacone przez pracodawcę. Sąd oddalił roszczenie pracownika. Kwota tymczasowo wyłożona przez pracodawcę zostanie zasądzona na jego rzecz od pracownika.

Strona, która wygrała, ma prawo do zwrotu kosztów

Oprócz kosztów sądowych, w orzeczeniu kończącym sprawę w danej instancji sąd rozliczy koszty procesu. Są to koszty, które w toku procesu poniosły strony. Koszty procesu obejmują następujące składniki:

● uiszczone przez stronę koszty sądowe,

● koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika oraz

● równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie.

Pracodawca lub pracownik, którzy są reprezentowani przez adwokata lub radcę prawnego, dodatkowo mogą wliczyć do kosztów procesu wynagrodzenie jednego pełnomocnika oraz jego wydatki. W postanowieniu z 30 stycznia 2013 r., sygn. akt V CZ 82/12, Sąd Najwyższy uznał, że strona przegrywająca sprawę jest zobowiązana zwrócić przeciwnikowi zastępowanemu przez pełnomocnika będącego adwokatem koszty jego przejazdu do sądu, jeżeli w okolicznościach sprawy były one niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. W postanowieniu z 25 października 2012 r., sygn. akt IV Cz 109/12, Sąd Najwyższy argumentował, że skoro strona, względnie jej pełnomocnik, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym mogą żądać zwrotu kosztów dojazdu do sądu niezależnie od zwrotu utraconego zarobku wskutek stawiennictwa w sądzie, to tym bardziej wydatkiem, w rozumieniu art. 98 § 3 k.p.c., są koszty przejazdu pełnomocnika w osobie adwokata do sądu na rozprawę apelacyjną, którego siedziba znajduje się w innej miejscowości niż kancelaria pełnomocnika, gdyż przepis ten przeprowadza wyraźną dystynkcję między wynagrodzeniem pełnomocnika a jego wydatkami. W związku z tym strona przegrywająca sprawę jest zobowiązana zwrócić przeciwnikowi zastępowanemu przez pełnomocnika będącego adwokatem koszty jego przejazdu do sądu, jeżeli w okolicznościach sprawy były one niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony.

Koszty sądowe to opisane wcześniej opłaty i wydatki (te, na które zaliczki musiała wyłożyć strona niezwolniona z kosztów sądowych). Każda ze stron procesu, czyli pracownik i pracodawca ponoszą swoje koszty. Suma kosztów stanowi dla sądu podstawę do ich rozliczenia w orzeczeniu kończącym sprawę w danej instancji. Należy jednak uwzględniać opisaną wcześniej zasadę, zgodnie z którą, za pracownika w wytoczonym przez niego procesie wydatki ponosi tymczasowo skarb państwa. Te składniki kosztów, jak już wcześniej wskazano, nie zostają zasądzone na rzecz pracownika, nawet jeśli wygra on sprawę, tylko na rzecz skarbu państwa.

Wynagrodzenie pełnomocnika

Najbardziej dotkliwy dla strony przegrywającej składnik kosztów procesu stanowi wynagrodzenie pełnomocnika, jeśli przeciwnik procesowy występował w sprawie z adwokatem lub radcą prawnym. Stawki wynagrodzenia fachowych zastępców procesowych zależą od rodzaju sprawy. W większości spraw dotyczących zasądzenia określonej kwoty są one uzależnione od wartości przedmiotu sporu. Zwrot wynagrodzenia pełnomocnika nie zależy natomiast od rzeczywistej kwoty wypłaconej adwokatowi lub radcy prawnemu ani od umowy, jaką pracodawca czy pracownik zawrą z pełnomocnikiem. O wynagrodzeniu decydują stawki określone w rozporządzeniach Ministra Sprawiedliwości. Sąd najczęściej zasądzi to wynagrodzenie w wysokości minimalnych stawek. Stawka minimalna może jednak zostać podniesiona aż sześciokrotnie, przy czym nie może być wyższa niż wartość przedmiotu sprawy. Zasądzenie kosztów w wyższej stawce może nastąpić w sprawach bardziej skomplikowanych, w których nakład pracy pełnomocnika jest wyższy.

W postanowieniu z 24 października 2012 r., sygn. akt III CZ 57/12, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że ustawodawca określając wysokość stawek minimalnych wynagrodzenia profesjonalnych pełnomocników za poszczególne czynności lub za udział w postępowaniach rozważył i uwzględnił wszelkie okoliczności charakterystyczne dla danego typu spraw. Tym samym w stawkach minimalnych została odzwierciedlona swoista wycena koniecznego nakładu pracy pełnomocnika związana ze specyfiką określonego rodzaju postępowań. Jednocześnie ustawodawca pozostawił sądom orzekającym możliwość uwzględnienia nadzwyczajnych, szczególnych okoliczności, które pojawiając się w danej sprawie zwiększają nakład pracy niezbędnej do prawidłowej realizacji obowiązków profesjonalnego pomocnika procesowego.

Pełnomocnicy mogą żądać podwyższonych stawek składając zestawienie kosztów.

Wysokość stawek minimalnych w zależności od wartości przedmiotu sprawy

Jeżeli sprawa dotyczy zapłaty wynagrodzenia za pracę lub odszkodowania, stawka minimalna wynosi 75% stawek podanych w tabeli, obliczonych od wartości wynagrodzenia lub odszkodowania będącego przedmiotem sprawy. Tylko w przypadku odszkodowania z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej przysługuje 50% stawki.

W postanowieniu z 14 lutego 2012 r., sygn. akt II PZ 48/11, Sąd Najwyższy stwierdził, że odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi na podstawie ustawy z 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników jest najbardziej rodzajowo zbliżona do wynagrodzenia. Wysokość należnej pełnomocnikowi opłaty za prowadzenie sprawy w postępowaniu apelacyjnym przed sądem okręgowym powinna zatem zostać wyliczona na podstawie § 13 ust. 1 pkt 1 w związku z § 12 ust. 1 pkt 2 oraz § 6 pkt 3 i 4 rozporządzenia z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu (Dz.U. Nr 163, poz. 1348 ze zm.).

W kilku rodzajach spraw stawki są stałe. Za ustalenie wypadku przy pracy (bez żądania odszkodowania) stawka wynosi 120 zł. W sprawach o nawiązanie umowy o pracę, uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne, przywrócenie do pracy lub ustalenie sposobu ustania stosunku pracy oraz w przypadku wszystkich roszczeń niemajątkowych wynosi 60 zł. W orzecznictwie przyjęto, że w zakresie dotyczącym odszkodowania za rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z naruszeniem przepisów, stawkę minimalną wynagrodzenia adwokata w takiej sprawie należy ustalić według wskazań § 5 rozporządzenia z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu (Dz.U. Nr 163, poz.1348 ze zm.), czyli według stawki w sprawie o najbardziej zbliżonym rodzaju. Taką sprawą jest niewątpliwie sprawa o przywrócenie do pracy, w której stawka minimalna wynagrodzenia adwokata jest wyznaczona przez § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Regułę tę - z uwagi na analogiczne uregulowanie zawarte w przepisach rozporządzenia z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (...) - należy odnieść również do kosztów pomocy prawnej świadczonej przez radców prawnych (postanowienie Sądu Najwyższego z 18 października 2011 r., sygn. akt. II PZ 8/11).

Wynagrodzenie dla adwokata lub radcy prawnego należy się również w postępowaniu przed sądem II instancji, z tym że przed sądem okręgowym wynosi ono 50% stawki minimalnej, a jeżeli w pierwszej instancji nie prowadził sprawy ten sam adwokat, to wynosi 75% stawki minimalnej. W obu przypadkach wynosi ona nie mniej niż 60 zł, a przed sądem apelacyjnym 75% tej stawki. Jeżeli w pierwszej instancji nie prowadził sprawy ten sam adwokat, to wynosi 100% stawki minimalnej, ale w obu przypadkach nie mniej niż 120 zł. Wynagrodzenie jest też zasądzane w postępowaniu zażaleniowym, z tym zastrzeżeniem, że jego przyznanie zależy od ostatecznego wyniku sprawy. Oznacza to, że sąd drugiej instancji odmówi zasądzenia kosztów w postępowaniu zażaleniowym dotyczącym postanowienia, które nie kończy postępowania, pozostawiając rozstrzygnięcie o tych kosztach sądowi pierwszej instancji.

Stawki minimalne za prowadzenie spraw w postępowaniu zażaleniowym wynoszą:

● przed sądem okręgowym - 25% stawki minimalnej, a jeżeli w pierwszej instancji nie prowadził sprawy ten sam radca prawny - 50% stawki minimalnej, w obu przypadkach nie mniej niż 60 zł;

● przed sądem apelacyjnym lub przed Sądem Najwyższym - 50% stawki minimalnej, a jeżeli w poprzedniej instancji sprawy nie prowadził ten sam radca prawny - 75% stawki minimalnej, w obu przypadkach nie mniej niż 120 zł (§ 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie opłat za czynności radców prawnych...).

Rozdzielenie kosztów

Procedura cywilna określa kilka zasad zwrotu kosztów. Podstawowa zasada przewiduje obowiązek zwrotu kosztów przeciwnikowi przez stronę przegrywającą proces (art. 98 § 1 k.p.c.). Uzupełnia ją zasada przewidująca stosunkowy rozdział kosztów między stronami lub ich zniesienie, gdy powód wygrywa tylko częściowo (art. 100 k.p.c.).

Należy pamiętać, że obowiązek zwrotu kosztów przeciwnikowi powstaje także po cofnięciu pozwu. Taka sytuacja jest bowiem równoznaczna z przegraniem sprawy. Umorzenie postępowania z powodu cofnięcia pozwu jest traktowane na równi z wygraniem sprawy tylko wtedy, gdy pozwany, który wcześniej nie chciał spełnić żądania, zaspokaja roszczenie po wniesieniu sprawy do sądu z własnej inicjatywy lub robi to z powodu zawarcia z powodem ugody pozasądowej. Sąd Najwyższy na zasadzie analogii stwierdził, że jeżeli strona cofająca apelację nie chce być obciążona na żądanie strony przeciwnej, kosztami postępowania apelacyjnego, powinna w piśmie wycofującym apelację wykazać, że jej cofnięcie wynikało z zaspokojenia przez przeciwnika w postępowaniu apelacyjnym interesów skarżącego oraz że wniesienie apelacji było niezbędne do dochodzenia praw lub obrony skarżącego (postanowienie Sądu Najwyższego z 11 grudnia 2009 r., sygn. akt V CZ 58/09).

Rozdzielając koszty, sąd oblicza procentowo wygraną powoda i pozwanego. Każdej ze stron koszty należą się tylko w takim procencie, w jakim wygrała sprawę. Sąd odejmuje następnie niższą kwotę kosztów od kwoty wyższej i zasądza ją na rzecz pracownika lub pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracodawca wniósł przeciwko pracownikowi pozew o zapłatę 10 000 zł z tytułu nadpłaconego wynagrodzenia. Pracownik występował z adwokatem, a pracodawca występował z radcą prawnym. Pracownik kwestionował roszczenie i wniósł o powołanie biegłego księgowego. Biegły wystawił rachunek na 2000 zł, który został zapłacony z zaliczki uiszczonej przez pracownika. Sąd zasądził wyrokiem na rzecz pracodawcy 3000 zł i oddalił powództwo w pozostałej części. Koszty pracodawcy wynosiły 900 zł (wynagrodzenie radcy prawnego). Koszty pracownika wyniosły 2900 zł (900 zł wynagrodzenie adwokata + 2000 zł zaliczka na biegłego). Pracodawca wygrał sprawę w 30%, a zatem należy mu się 270 zł. Pracownikowi należy się 70% poniesionych kosztów, czyli 2030 zł. Sąd zasądzi od pracodawcy na rzecz pracownika tytułem zwrotu kosztów procesu 1760 zł (2030 zł - 270 zł).

Jeżeli pozwany (dotyczy to zarówno pracownika, jak i pracodawcy) nie dał powodów do wytoczenia sprawy i przy pierwszej czynności uznał żądanie pozwu, to mimo wygrania sprawy powód ma obowiązek zapłaty przeciwnikowi kosztów procesu (art. 101 k.p.c.).

Całkowita zmiana sposobu rozstrzygnięcia o kosztach może nastąpić przez zastosowanie przez sąd uprawnienia przewidzianego w art. 102 k.p.c. Na podstawie tego przepisu sąd może, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, nie obciążać strony przegrywającej kosztami lub obciążyć ją tylko w części (art. 102 k.p.c.). Ustalenie, czy w sprawie zachodzi "wypadek szczególnie uzasadniony", zależy od swobodnej oceny sądu. Ocena ta musi jednak uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na jej podjęcie.

W postanowieniu z 17 kwietnia 2013 r., sygn. akt V CZ 124/12, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że uzasadnienie rozstrzygnięcia o kosztach procesu na podstawie jednej z uzupełniających zasad orzekania o kosztach powinno być poprzedzone stwierdzeniem, że sytuacja zaistniała w sprawie wskazuje na celowość wyłączenia normy ogólnej, podyktowanego przewidzianymi w nich względami. Możliwość obciążenia strony przegrywającej jedynie częścią kosztów albo nieobciążenia jej w ogóle tymi kosztami jest uzależniona, stosownie do art. 102 k.p.c., od pojawienia się w sprawie okoliczności szczególnie uzasadnionych, wskazujących, że ponoszenie kosztów pozostawało w sprzeczności z powszechnym odczuciem sprawiedliwości oraz zasadami współżycia społecznego. Należą do nich czynniki związane z przebiegiem sprawy - charakter zgłoszonego roszczenia, jego znaczenie dla strony, subiektywne przekonanie o zasadności roszczenia, przedawnienie roszczenia oraz leżące poza procesem - sytuacja majątkowa i życiowa strony. Ocena, czy takie sytuacje wystąpiły w konkretnej sprawie, należy do sądu, który powinien dokonać jej na podstawie całokształtu okoliczności sprawy, przy uwzględnieniu zasad współżycia społecznego.

Sąd może nie zasądzić od strony przegrywającej całości lub części kosztów na podstawie art. 102 k.p.c. Nie może bowiem zasądzić na rzecz strony przegrywającej od strony wygrywającej kosztów procesu (postanowienie Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 8 sierpnia 2008 r., sygn. akt I ACz 469/08).

Artykuł 102 k.p.c. jest stosunkowo często stosowany wobec pracowników. W żadnym jednak razie nieobciążanie pracownika kosztami procesu nie powinno być dla sądu zasadą orzekania o kosztach. Przyjmuje się także, że przyczyny usprawiedliwiające ubieganie się przez stronę o zwolnienie z kosztów sądowych nie wystarczą, aby wyłączyć działanie ustanowionej w art. 98 § 1 k.p.c. reguły, że ten, kto przegrał spór, zwraca koszty procesu temu, czyje racje zostały uznane za słuszne. Sąd może zwolnić stronę z obowiązku zwrotu kosztów procesu na podstawie art. 102 k.p.c. Okoliczności, które uprawniają do zastosowania tego przepisu, ocenia sąd i ocena ta następuje niezależnie od przyznanego zwolnienia od kosztów sądowych (postanowienie Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2010 r., sygn. akt II CZ 88/09).

Jeżeli mimo wygranej pracodawcy lub pracownika sąd nie obciążył przegrywającego kosztami procesu, a w opinii strony wygrywającej żaden szczególny przypadek nie zachodził, wygrany może odwołać się od tego rozstrzygnięcia. W takim przypadku nie składa się apelacji, tylko zażalenie na rozstrzygnięcie o kosztach zawarte w wyroku. Zażalenie należy wnieść w terminie 7 dni od ogłoszenia orzeczenia lub gdy był składany wniosek o uzasadnienie - w terminie 7 dni od doręczenia stronie skarżącej orzeczenia wraz z uzasadnieniem. Zażalenia na koszty, o których po raz pierwszy orzekał sąd drugiej instancji, składa się do równorzędnego składu sądu odwoławczego.

Pracodawca może wnosić o zwolnienie z opłat

Mimo że pracodawca jest, co do zasady, stroną silniejszą ekonomicznie i zwykle prowadzącą działalność gospodarczą, nie wyklucza to jego prawa do domagania się zwolnienia z kosztów sądowych. Dotyczy to szczególnie pracodawców - osób fizycznych, znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej albo pozwanych np. już po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej.

Pracodawca będący osobą fizyczną może domagać się zwolnienia z kosztów sądowych, jeżeli wykaże, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Wraz z wnioskiem o zwolnienie z kosztów sądowych powinien złożyć oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym wykaże zasadność swojego żądania. Oświadczenie, którego wzór można otrzymać w każdym sądzie, musi obejmować szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby ubiegającej się o zwolnienie z kosztów.

Jeżeli sąd na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń strony przeciwnej poweźmie wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony domagającej się zwolnienia z kosztów sądowych lub z niego korzystającej, może zarządzić stosowne dochodzenie. Polega ono najczęściej na sprawdzeniu pewnych informacji podanych przez wnioskodawcę lub zażądaniu dokumentów poświadczających wydatki i dochody pracodawcy domagającego się zwolnienia z kosztów. Ponadto od osoby ubiegającej się o zwolnienie z kosztów sądowych sąd może odebrać przyrzeczenie co do prawdziwości i rzetelności jej oświadczenia. W praktyce już na etapie składania wniosku wskazane jest dołączenie do niego dokumentów poświadczających wysokość dochodów, np. kserokopii zeznań podatkowych lub odcinka poświadczającego wysokość świadczenia otrzymywanego z ZUS, aktualne stany rachunków bankowych, kserokopie rachunków za czynsz, energię, lekarstwa, kserokopie umów kredytowych. Czym dokładniejszy i lepiej udokumentowany jest wniosek o zwolnienie z kosztów sądowych, tym większe są szanse, że zostanie on uwzględniony.

Sąd może także przyznać zwolnienie z kosztów sądowych osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie. Takie sytuacje należą jednak do rzadkości. Jednostka organizacyjna lub osoba prawna domagająca się zwolnienia z kosztów sądowych powinna we wniosku szczegółowo przedstawić swoją kondycję finansową na okoliczność braku majątku i możliwości sfinansowania opłaty. Niedostateczne udokumentowanie wniosku doprowadzi do jego oddalenia.

Mimo że przy zwolnieniu z kosztów sądowych decydujące znaczenie ma chwila rozstrzygania tego wniosku, to szczególnie przy ocenie możliwości płatniczych pracodawcy prowadzącego w dalszym ciągu działalność gospodarczą konieczne jest wykazanie złej sytuacji finansowej w dłuższym okresie. Chwilowe kłopoty finansowe nie uzasadniają zwolnienia z kosztów, a konieczność ponoszenia kosztów sądowych jest jednym z typowych obciążeń finansowych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Zwolnienie z kosztów sądowych może zostać cofnięte przez sąd, jeśli okaże się, że okoliczności, na podstawie których je przyznano, nie istniały lub przestały istnieć.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 28, art. 35, art. 96 ust. 1 pkt 4, art. 97, art. 102-103, art. 105, art. 109, art. 110 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 90, poz. 594; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1101

● art. 21, art. 23¹, art. 25, art. 98-108, art. 130⁴ ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 880

● art. 45 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028

● rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu - Dz.U. z 2013 r., poz. 490

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu