Kontrola PIP. Nowe uprawnienia

Wstęp

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy. Każdy pracodawca może zostać skontrolowany przez PIP. Zakresem tej kontroli jest objęte przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także regulacji dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Kontrole mogą dotyczyć także przestrzegania zakazu pracy w handlu w niedziele w placówkach handlowych.

Od 8 lipca 2026 r. PIP zyskała dodatkowe nowe uprawnienia w zakresie kontroli. Zgodnie z nimi w przypadku stwierdzenia, że zatrudnienie wykonywane w ramach umowy cywilnoprawnej spełnia warunki właściwe dla stosunku pracy, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję zmieniającą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Kwestionowanie takiej decyzji przez pracodawcę może odbywać się przed sądem pracy.

Od 8 lipca 2026 r. inspektorzy pracy mogą także przeprowadzać kontrole w formie zdalnej, a także korzystać podczas nich z transmisji online.

Inspektorzy pracy zwykle nie zapowiadają swojej wizyty w zakładzie pracy, a ich obecność w firmie może skończyć się ukaraniem pracodawcy grzywną, które od 8 lipca 2026 r. za naruszenia przepisów Kodeksu pracy wzrastają dwukrotnie.

Istnieją jednak sposoby na wcześniejsze przygotowanie się do kontroli, dzięki którym można ograniczyć związany z tym stres. Warto poznać swoje prawa w trakcie kontroli oraz zagadnienia, którymi prawie zawsze zainteresuje się inspektor pracy.

1. Zasady przeprowadzania kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy

Każdy pracodawca może zostać skontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy pod względem legalności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Od 8 lipca 2026 r. weszły w życie przepisy ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473), które wprowadziły m.in. możliwość przekształcania na podstawie decyzji administracyjnych PIP umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, jak również przeprowadzania kontroli zdalnych.

1.1. Regulacje prawne

Choć ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.) przewiduje szerokie uprawnienia dla kontrolowanych przedsiębiorców, to jednak wiele z nich nie znajdzie zastosowania do kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Ponieważ działania inspektorów pracy prowadzą często do usunięcia stanu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników, przepisy przyznają im szersze uprawnienia kontrolne niż w przypadku innych instytucji.

Do kontroli przedsiębiorcy prowadzonej przez organy Państwowej Inspekcji Pracy nie stosuje się ograniczeń wynikających z ustawy – Prawo przedsiębiorców, dotyczących:

• zawiadamiania przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 48 Prawa przedsiębiorców),
• przeprowadzania kontroli w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej (art. 50 Prawa przedsiębiorców),
• zakazu równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli przedsiębiorcy (art. 54 Prawa przedsiębiorców),
• ograniczenia czasu trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym (art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców)

– z uwagi na postanowienia Konwencji Nr 81 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu (Dz.U. z 1997 r. Nr 72, poz. 450), przyjętej w Genewie 11 lipca 1947 r.

Zasady i sposób przeprowadzania kontroli uregulowane w ustawie – Prawo przedsiębiorców odnoszą się wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorców, którymi są osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą, oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy – Prawo przedsiębiorców). Jednak PIP ma prawo kontrolować znacznie więcej podmiotów, w tym urzędy, publiczne szkoły czy zakłady opieki zdrowotnej, a zatem sferę budżetową. Do tego kręgu pracodawców nie znajdują zastosowania regulacje ustawy – Prawo przedsiębiorców, w związku z czym kontrole są w nich przeprowadzane wyłącznie na podstawie przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1712 ze zm., dalej: ustawa o PIP).

1.2. Powody przeprowadzania kontroli

W praktyce kontrole PIP wynikają najczęściej z:

• harmonogramu kontroli – dla inspektorów (w całym kraju lub w poszczególnych województwach) ustalane są centralnie plany kontroli na cały rok. Harmonogram może uwzględniać typy podmiotów kontrolowanych (np. banki, sklepy wielkopowierzchniowe itp.) lub też problemy sezonowe (np. odśnieżanie dachów),
• realizacji tematów – również tematy kontroli ustalane są centralnie dla całego kraju lub poszczególnych województw i decydują o przedmiotowym zakresie kontroli (np. czas pracy, wynagrodzenia, urlopy, legalność zatrudnienia, przestrzeganie przepisów bhp itp.),
• skarg – do PIP wpływa wiele pism aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników danego pracodawcy, jak również związków zawodowych lub społecznych inspektorów pracy, w takich przypadkach PIP wszczyna kontrolę.

Niestety, pracodawca nie ma możliwości sprawdzenia, z jakiego powodu wszczęto kontrolę. Informacji takiej nie udzieli inspektor pracy, gdyż zabraniają mu tego przepisy. Może się jednak zdarzyć, choć w praktyce ma to miejsce rzadko, że skarżący wyrazi na piśmie zgodę na ujawnienie złożenia przez niego skargi (art. 44 ust. 3 ustawy o PIP). Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 6 marca 2014 r. (sygn. akt II SA/Kr 132/14) stwierdził, że:

W przypadku gdy inspektor pracy otrzymał zgodę na ujawnienie faktu złożenia skargi, może oficjalnie powołać się na tę okoliczność przed pracodawcą, a w przeprowadzanej kontroli ograniczyć się do zbadania jedynie faktów opisanych w skardze i dotyczących wyłącznie osoby ją składającej. Jednak w większości przypadków skarżący nie wyrażają zgody na ujawnienie faktu złożenia przez nich skargi, w związku z czym w trakcie kontroli inspektor pracy musi dołożyć wszelkich starań, aby ukryć powód jej przeprowadzenia przed pracodawcą.

1.3. Podmioty podlegające kontroli PIP

Od 8 lipca 2026 r. kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:

• pracodawcy – a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy (definicja ta została poszerzona od 8 lipca 2026 r. dla zapewnienia inspektorom pracy możliwości skutecznej kontroli w zakresie prawidłowości zawierania umów o pracę),
• podmioty świadcząceusługi pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej w rozumieniu art. 305 ust. 2 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (dalej: ustawa o rynku pracy) – w zakresie przestrzegania obowiązków dotyczących ich rejestracji oraz prowadzenia działalności,
• podmioty, o których mowa w art. 306 ust. 1 ustawy o rynku pracy (m.in. OHP, centra integracji społecznej, akademickie biura karier), oraz podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 306 ust. 2 ustawy o rynku pracy (m.in. działalność w zakresie kierowania pracowników za granicę do zatrudnienia) – w zakresie przestrzegania warunków określonych w art. 306 ust. 3, art. 319, art. 321, art. 325 i art. 338 ust. 2 i 3 tej ustawy (chodzi o zakaz dyskryminacji, zakaz pobierania opłat od osób poszukujących pracy, brak zwrotu cudzoziemcom oryginałów dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe),
• przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta,
• pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu pracowników,
• przewoźnicy drogowi delegujący kierowców na terytorium Polski albo z terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium Polski albo z terytorium RP, w zakresie określonym w ustawie z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (dalej: ustawa o delegowaniu kierowców),
• przewoźnicy drogowi z państwa trzeciego delegujący kierowców na terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium Polski z państwa trzeciego, w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu kierowców,
• przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności: jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane zlecenie, są lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• podmioty zatrudniające, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych – w zakresie obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy.

1.4. Miejsce przeprowadzania kontroli

1.4.1. Kontrola w siedzibie zatrudniającego

Zazwyczaj kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanego podmiotu, tj. w zakładzie pracy lub w miejscu wykonywania jego zadań (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

1.4.2. Miejsce kontroli w przypadku outsourcingu obsługi kadrowej

W ostatnim czasie pracodawcy chętnie korzystają też z możliwości outsour­cingowania kadr oraz księgowości poza siedzibę firmy. Prowadzenie spraw kadrowo-księgowych, związanych z zatrudnieniem pracowników, powierzane jest zewnętrznemu podmiotowi, którym najczęściej jest niezależne biuro kadrowo-rachunkowe. Nie ma wówczas potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy, gdyż inspektor pracy może również przeprowadzać czynności kontrolne w miejscu przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych, np. w biurze kadrowo-finansowym prowadzącym sprawy kadrowo-księgowe kontrolowanego pracodawcy (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

W przypadku takiej kontroli sprawdzane mogą być wyłącznie kwestie związane z kontrolowanym zakładem pracy. Inspektorzy nie mają zatem uprawnienia np. do kontrolowania warunków pracy panujących w pomieszczeniach biura kadrowo-rachunkowego.

1.4.3. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP

Może się także zdarzyć, że niektóre czynności trzeba będzie przeprowadzić w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, tj. w siedzibie okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z oddziałów terenowych (art. 26 ust. 2 ustawy o PIP). Będzie tak np., gdy:

• warunki techniczne do przeprowadzenia kontroli panujące w siedzibie firmy są nieodpowiednie,

• w trakcie kontroli przeprowadzane są czynności wymagające osobnego pomieszczenia,

• ze względu na przedmiot kontroli konieczne jest przeanalizowanie przez inspektora pracy dużej liczby dokumentów, co zajmie wiele dni.

1.4.4. Kontrole zdalne

Dotychczasowe przepisy przewidywały zasadę, zgodnie z którą kontrole PIP były przeprowadzane w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Natomiast poszczególne czynności kontrolne mogły być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

Z wyjątkiem okresu epidemii COVID-19 nie było regulacji, które przewidywałyby ewentualność prowadzenia kontroli w trybie zdalnym. Nowelizacja ustawy o PIP od 8 lipca 2026 r. wprowadza taką możliwość. Jest to rozwiązanie bardzo korzystne i umożliwiające przeprowadzanie postępowań kontrolnych również w sytuacjach np. ograniczenia funkcjonowania urzędu z powodu sytuacji nadzwyczajnych. Będzie to również stanowiło ułatwienie dla podmiotów kontrolowanych w zakresie komunikacji z urzędem.

Zgodnie z nową regulacją, w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Przeprowadzanie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w trybie zdalnym nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z możliwości przeprowadzania kontroli w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach, w których wykonywane są jego zadania, jak również w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Prowadzenie kontroli zdalnych nie będzie również wyłączało możliwości przeprowadzania poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostek organizacyjnych urzędu.

W przypadku gdy inspektor pracy pojawia się na terenie zakładu pracy, okazanie legitymacji służbowej następuje w ramach bezpośredniego kontaktu z pracodawcą lub przedstawicielem podmiotu kontrolowanego. W przypadku gdy kontrola będzie realizowana zdalnie, wówczas okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzania kontroli (w sytuacji gdy podmiotem kontrolowanym jest przedsiębiorca) odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Kontrola prowadzona w trybie zdalnym będzie wymagała zastosowania właściwych środków bezpieczeństwa. Z nowych przepisów wynika, że prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności w trybie zdalnym będzie odbywać się z wykorzystaniem środków technicznych oraz organizacyjnych, które mają na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, w tym poufności, dostępności i integralności transmisji danych, z zastosowaniem mechanizmów kryptograficznych, w sposób adekwatny do zagrożeń lub wymogów przepisów prawa. Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

1.5. Termin przeprowadzania kontroli

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele, święta oraz niektóre inne dni, oraz kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (art. 24 ust. 1 ustawy o PIP).

W praktyce nieprzewidziane kontrole stosowane są przeważnie w sytuacji, gdy:

• uprzedzenie pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego firmy mogłoby znacząco wpłynąć na wynik kontroli,
• okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy (np. względy bezpieczeństwa i higieny pracy).

W części przypadków pracodawcy są uprzedzani przez PIP o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zazwyczaj jest to informacja telefoniczna w przeddzień zaplanowanej kontroli. Jeśli bowiem kontrola ma dotyczyć zagadnień prawnych (np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów itp.), to w ciągu jednego dnia pracodawca nie jest w stanie uzupełnić lub wyeliminować wszystkich nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej.

Uprzedzenie pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia jest niejako w interesie kontrolujących, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której inspektor, pojawiając się w zakładzie pracy, nie zastanie w nim pracodawcy lub innej upoważnionej przez niego osoby, która ma dostęp do dokumentacji pracowniczej (np. akt osobowych, ewidencji czasu pracy czy listy płac), a co za tym idzie, byłaby w stanie udostępnić je do kontroli.

1.6. Kto jest uprawniony do przeprowadzania kontroli

Co do zasady czynności kontrolne przeprowadzają inspektorzy pracy działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy (art. 22 ustawy o PIP).

W drodze wyjątku Główny Inspektor Pracy może też upoważnić do wyznaczenia inspektora pracy do wykonywania określonych czynności na obszarze działania innego okręgowego inspektoratu pracy lub poza terytorium RP, gdzie stosunek pracy podlega polskim przepisom prawa pracy (art. 22 ust. 2 ustawy o PIP). Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować pracowników zatrudnionych w naszych placówkach dyplomatycznych czy też członków załóg statków powietrznych oraz morskich.

Kontrole wspólnie z właściwymi inspektorami pracy mogą również przeprowadzać inni pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy posiadający niezbędną wiedzę w przedmiocie kontroli, jak również przedstawiciele zagranicznych służb i instytucji, do zadań których należy ochrona pracy, na podstawie imiennego upoważnienia wydanego odpowiednio przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy.

1.7. Uprawnienia przysługujące inspektorowi pracy

Przy kontroli w zakładzie pracy kluczowa dla pracodawcy jest wiedza na temat uprawnień i obowiązków inspektora. Dzięki temu ma on możliwość dokonania oceny, czy inspektor działa ściśle w sposób zgodny z przepisami. Zdarza się bowiem, że inspektorzy, wykorzystując niewiedzę pracodawców lub ich służb kadrowych, żądają więcej informacji lub dokumentów, niż wynika to z przepisów.

Ustawa o PIP przyznaje inspektorom wiele uprawnień w celu umożliwienia sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 23 ust. 1 ustawy o PIP). Zostały one przedstawione w tabeli 1.

Tabela 1. Uprawnienia inspektora pracy w czasie przeprowadzania kontroli przysługujące od 8 lipca 2026 r.

Nowym uprawnieniem, które obowiązuje od 8 lipca 2026 r., jest możliwość zwrócenia się przez właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.

Możliwość stosowania tego nowego uprawnienia ma istotne znaczenie, ponieważ przyczyni się do nie tylko sprawnego przebiegu kontroli, lecz także pozwoli uzyskać informacje, których wcześniej nie można było zebrać – ze względu na fakt, że inspektor pracy przeprowadza kontrolę w zakresie swej właściwości miejscowej.

1.8. Obowiązki inspektora pracy

Poza licznymi uprawnieniami ustawa o PIP nakłada na inspektorów wiele obowiązków związanych z przebiegiem kontroli, a pracodawca ma pełne prawo domagać się ich przestrzegania.

Podstawowym obowiązkiem inspektora pracy wchodzącego do zakładu jest wylegitymowanie się (art. 24 ust. 2 ustawy o PIP). Tylko to daje pracodawcy pewność, że ma do czynienia z osobą uprawnioną do przeprowadzania czynności kontrolnych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 3 marca 2010 r. (sygn. akt III SA/Gd 543/09) uznał, że:

Ponadto inspektor jest zobowiązany do przedłożenia pracodawcy imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, jeśli podmiotem kontrolowanym jest przedsiębiorca. Upoważnienie takie sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden inspektor pozostawia w zakładzie pracy, a drugi z podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej do występowania w jego imieniu trafia do akt inspektora.

Podczas wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy oraz osoby mu towarzyszące (np. biegli, specjaliści lub podinspektorzy pracy) zobowiązani są do przestrzegania przepisów bhp, przeciwpożarowych oraz o ochronie informacji niejawnych (art. 30 ustawy o PIP). Pracodawca ma więc prawo oczekiwać, że inspektorzy poddadzą się wszystkim obowiązującym w zakładzie rygorom z zakresu bhp lub przeciwpożarowym zarówno z uwagi na ich własne bezpieczeństwo, jak i wszystkich osób przebywających na terenie zakładu.

Inspektor ma też obowiązek zachowania w tajemnicy informacji powziętych w związku z kontrolą, przy czym obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia w PIP (art. 45 ustawy o PIP).

Inspektor pracy jest zobowiązany do wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości osoby przesłuchiwanej (art. 23 ust. 2 ustawy o PIP). Dotyczy to sytuacji, gdy występuje uzasadniona obawa, że udzielenie inspektorowi pracy informacji mogłoby narazić taką osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z przyczyny udzielenia tej informacji (np. zwolnienie z pracy, niekorzystne traktowanie, szykany wobec pracownika). Podmiotem ochrony tożsamości osoby może być zarówno aktualny, jak i były pracownik, a także osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (także zleceniodawca).

Wniosek o wydanie postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości pracownika lub osoby, w tym danych osobowych, składa się inspektorowi pracy prowadzącemu kontrolę i stanowi on załącznik do protokołu przesłuchania tego pracownika lub osoby. Inspektor pracy przystępujący do przesłuchania powinien pouczyć przesłuchiwanego o prawie domagania się wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy jego danych osobowych. Pracownikowi lub takiej osobie doręcza się zawiadomienie lub wezwanie inspektora pracy w sposób uniemożliwiający ujawnienie osobom nieuprawnionym tożsamości tego pracownika lub osoby (na wskazany przez te osoby adres do korespondencji).

W przypadku wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych takiej osoby pozostają one wyłącznie do wiadomości inspektora pracy, a sam protokół przesłuchania pracownika inspektor pracy udostępnia pracodawcy w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie danej osoby. Pracodawca ma możliwość złożenia na takie postanowienie wydane przez inspektora pracy zażalenia do okręgowego inspektora pracy nie później niż w ciągu 3 dni od doręczenia postanowienia (art. 23 ust. 4 ustawy o PIP). Zażalenie w tej sprawie rozpatruje okręgowy inspektor pracy w postępowaniu niejawnym bez udziału pracodawcy, a postępowanie dotyczące zażalenia jest objęte tajemnicą służbową.

Okręgowy inspektor pracy może utrzymać w mocy postanowienia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych osoby przesłuchiwanej bądź też uwzględnia zażalenia pracodawcy, co oznacza, że postanowienie jest nieskuteczne. Jednak w razie uwzględnienia zażalenia ochrona osoby składającej informację jest w pewnym stopniu podtrzymywana. W takiej sytuacji protokół przesłuchania tej osoby podlega zniszczeniu (o czym inspektor pracy czyni wzmiankę w protokole z kontroli).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 11 grudnia 2008 r. (sygn. akt III SA/Gd 306/08) stwierdził, że:

Z kolei w wyroku NSA z 16 września 2010 r. (sygn. akt I OSK 412/10) uznano, że:

1.9. Obowiązki kontrolowanego pracodawcy

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia inspektorowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 27 ustawy o PIP).

Chodzi tu przede wszystkim o:

• niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
• zapewnienie terminowego udzielania informacji przez pracowników lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych czy samozatrudnione,
• udostępnienie urządzeń technicznych,
• w miarę możliwości udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

Celem wymienionych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie sprawnego i szybkiego przebiegu kontroli i zmniejszenie utrudnień w funkcjonowaniu firmy.

W praktyce inspektorom potrzebne będą zazwyczaj drukarka (do wydrukowania protokołu) lub ksero do powielenia dokumentów, które następnie będą załącznikami do protokołu z kontroli, i zapewnienie osobnego pomieszczenia, np. do przesłuchiwania świadków.

Pracodawca ma też obowiązek zapewnienia inspektorowi niezbędnej odzieży ochronnej lub roboczej oraz środków ochrony indywidualnej.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok WSA w Krakowie z 16 kwietnia 2008 r. (sygn. akt III SA/KR 950/07). Sąd przestrzegał w nim, że:

1.10. Jak należy przygotować się do kontroli

Pracodawca powinien przygotować się do kontroli PIP. Przede wszystkim powinien zebrać wszystkie dokumenty pracownicze i przeanalizować je z odpowiednią osobą, np. kadrową. Inspektorzy sprawdzają, czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp, a w szczególności, czy mają aktualne szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy oraz szkolenia okresowe.

Szczególnie ważną kwestią przed kontrolą PIP jest sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają aktualne zaświadczenia lekarskie, potwierdzające zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy.

Brak zaświadczeń lekarskich czy brak przeszkolenia w zakresie bhp są w praktyce najczęściej spotykanymi zaniedbaniami pracodawców.

Bardzo ważne będzie także sprawdzenie, czy dokumentacja pracownicza jest prawidłowo prowadzona. Jeśli okaże się, że brakuje np. oświadczeń woli dotyczących rozwiązywania stosunku pracy lub zmiany jego treści, pracodawca może jeszcze uzupełnić te dokumenty. Warto też zweryfikować, czy dokumentacja prowadzona jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 474).

Kolejną kwestią, którą będą sprawdzać inspektorzy, jest terminowa wypłata wynagrodzeń dla pracowników oraz innych świadczeń płynących ze stosunku pracy. Warto zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ jest to bardzo często spotykane wśród pracodawców wykroczenie.

Od 1 stycznia 2017 r. inspektorzy pracy mogą także kontrolować wypłacanie wynagrodzenia osobom świadczącym pracę na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług.

Minimalna stawka godzinowa dla osób zatrudnionych na tej podstawie wynosi w 2026 r. 31,40 zł brutto. Wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki na godzinę powinny mieć formę pieniężną, przez co należy rozumieć zapłatę w gotówce, albo zapłatę w formie bezgotówkowej.

W umowach ze zleceniobiorcami i usługodawcami należy wskazywać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Należy pamiętać, że jeśli ustaleń w tym zakresie nie będzie, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty wynagrodzenia.

Zanim dojdzie do kontroli, pracodawca powinien też sprawdzić, czy w zakładzie pracy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy pracowników. Niemniej ważne jest także stosowanie się do zasad bhp. Zakład powinien posiadać ważne okresowe przeglądy instalacji i przewodów kominowych, odpowiednie zabezpieczenie tablic rozdzielczych prądu elektrycznego, a przede wszystkim ogólne oględziny stanu technicznego budynku, w którym mieści się zakład, i innych zabudowań integralnie z nim związanych. Dzięki analizie dokumentów związanych z tymi kwestiami możliwe będzie uniknięcie niepotrzebnych konsekwencji.

To oczywiście tylko niektóre z podstawowych spraw, na które pracodawca powinien zwrócić uwagę przed wizytą kontrolerów. Trzeba jednak pamiętać, że zazwyczaj pracodawca nie zna celu wizyty w zakładzie pracy inspektorów pracy. Ich obecność może być przecież wynikiem zamiaru przeprowadzenia rutynowej kontroli lub też następstwem złożonej skargi. W związku z tym warto się wcześniej zabezpieczyć na wszystkich płaszczyznach, które będą podlegały kontroli.

2. Zakres kontroli

2.1. Kontrola legalności zatrudnienia

Do zadań PIP należy m.in. kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania pracy przez cudzoziemców. W wymienionych sprawach prowadzone są zazwyczaj postępowania mandatowe. Inspektor pracy może też wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

Inspektor pracy jest oskarżycielem publicznym:

1) w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonych w przepisach Kodeksu pracy,

2) w sprawach o wykroczenia polegających na naruszeniu przepisów ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia,

3) w sprawach o inne wykroczenia związane z prawem pracy, jeżeli ustawa tak stanowi, np. ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.) oraz ustawa z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 567).

W trakcie kontroli legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz kontroli wykonywania pracy przez cudzoziemców inspektorzy pracy badają m.in. następujące zagadnienia:

• odprowadzanie składki na Fundusz Pracy,
• zgłoszenie osób wykonujących pracę (pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) do ubezpieczenia społecznego,
• powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy.

Nieprawidłowości najczęściej ujawniane przez inspektorów pracy w trakcie kontroli z zakresu legalności zatrudnienia to:

• brak potwierdzenia na piśmie umowy o pracę,
• zawarcie umowy cywilnoprawnej, mimo że cechy łączącego strony stosunku prawnego wskazują na istnienie stosunku pracy,
• nieodprowadzanie składek na Fundusz Pracy,
• nieterminowe odprowadzanie składek na Fundusz Pracy,
• niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek na Fundusz Pracy,
• niezgłoszenie osób wykonujących pracę (zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia) do ubezpieczenia społecznego.

Inspektor pracy ma obowiązek powiadomić właściwe organy o naruszeniu przepisów prawa stwierdzonych w trakcie kontroli (art. 37 ust. 2 ustawy o PIP). Obowiązek ten obejmuje wszystkie naruszenia prawa i nie ogranicza się tylko do przepisów prawa pracy.

2.2. Kontrola wypłacania minimalnej stawki godzinowej za wykonywanie zlecenia lub świadczenie usług

Od 1 stycznia 2017 r. został poszerzony katalog zadań Państwowej Inspekcji Pracy. Od tego dnia do zadań PIP należy także kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1773). Jest to konsekwencja wejścia w życie przepisów regulujących zasady wynagradzania osób świadczących pracę na podstawie umów zlecenia lub umów o świadczenie usług. W stosunku do tych umów należy stosować minimalną stawkę w wysokości 31,40 zł (od 1 stycznia 2026 r.) brutto za godzinę.

Przepisy o minimalnym wynagrodzeniu dotyczą umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi. W takim przypadku wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej.

Należy pamiętać, że regulacje dotyczące zasad wynagradzania nie obejmują wszystkich umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Przepisów o minimalnej stawce godzinowej nie stosuje się do umów:

• zlecenia i umów o świadczenie usług, jeżeli o miejscu i czasie wykonania usług decyduje zleceniobiorca lub świadczący usługi, a wynagrodzenie mu przysługujące jest jedynie prowizyjne,
• dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych przez rodzinne domy pomocy,
• dotyczących pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, o utworzenie rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka, o prowadzenie rodzinnego domu dziecka, o pełnienie funkcji rodziny pomocowej, o pełnienie funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego, o pełnienie funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora – jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba,
• dotyczących usług sprawowania opieki podczas wypoczynków lub wycieczek – jeżeli ze względu na jej charakter opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba,
• dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba je świadcząca zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba (nie dotyczy placówek świadczących całodobowe usługi dla takich osób).

Wzór 1. Przykładowa odpowiedź pracodawcy na wystąpienie inspektora pracy w związku z wypłatą minimalnej stawki godzinowej

2.3. Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy

Kontrolując przestrzeganie w zakładzie pracy zasad bhp, inspektorzy będą badać następujące zagadnienia:

1) badania lekarskie – w zakresie:

• czy zawarta została pisemna umowa z jednostką medycyny pracy, która ma w szczególności zapewniać realizację profilaktycznych badań lekarskich,
• czy orzeczenia lekarskie z przeprowadzonych badań znajdują się w aktach osobowych pracownika,
• czy pracownicy nie wykonują pracy bez ważnych orzeczeń lekarskich,
• czy nowo zatrudnieni pracownicy są kierowani na wstępne badania lekarskie,
• czy pracownicy nowo zatrudnieni są dopuszczani do pracy przed uzyskaniem orzeczenia lekarskiego,
• czy pracownicy są kierowani na badania okresowe,
• czy stanowisko pracy (rodzaj pracy) określone w orzeczeniu lekarskim pokrywa się z faktycznie zajmowanym przez pracownika stanowiskiem pracy (rodzajem wykonywanej pracy),
• czy pracownicy po nieobecności spowodowanej chorobą, która trwa dłużej niż 30 dni, są kierowani na badania kontrolne,
• czy pracodawca stosuje się do zaleceń lekarskich wskazanych w orzeczeniu,
• czy zaświadczenia lekarskie wydane są przez uprawnionego lekarza medycyny pracy – zgodnie z podpisaną umową,
• czy pracownicy, którzy otrzymali skierowanie na badania lekarskie, a badań tych nie wykonali, są dopuszczani do pracy mimo upływu terminu ważności poprzedniego badania,
• czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac wykonywanych przez pracownika),
• czy lekarz profilaktyk w orzeczeniu wpisał wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac), które były wskazane w skierowaniu,
• czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano czynniki szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia,
• czy osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych posiadają aktualne orzeczenia lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywanej przez nich pracy;

2) szkolenia bhp – w zakresie:

• czy nowo zatrudnieni pracownicy przeszli szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do pracy,
• czy szkolenie wstępne jest adekwatne do zajmowanego stanowiska (rodzaju wykonywanej pracy),
• czy pracownicy zatrudnieni na kilku stanowiskach przeszli szkolenia wstępne na każdym z tych stanowisk,
• czy przeprowadzono szkolenie wstępne w przypadku zmiany stanowiska pracy (rodzaju wykonywanej pracy),
• czy pracownicy potwierdzili na piśmie fakt odbycia szkolenia wstępnego,
• czy pracownicy przeszli szkolenia okresowe,
• czy szkolenia okresowe są adekwatne do zajmowanych przez pracowników stanowisk (rodzaju wykonywanej pracy),
• czy pracodawca (osoby reprezentujące pracodawcę) odbył szkolenie bhp,
• czy czas szkolenia wliczono do czasu pracy;

3) ocena ryzyka zawodowego – w zakresie:

• czy pracodawca dokonał oceny ryzyka zawodowego i należycie je udokumentował,
• czy ocena ryzyka zawodowego jest okresowo aktualizowana,
• czy wszyscy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
• czy z oceną ryzyka zawodowego zapoznani zostali przedstawiciele ustawowi pracowników młodocianych,
• czy pracownicy są zapoznawani z okresowymi wynikami oceny ryzyka zawodowego,
• czy prowadzony jest rejestr wypadków przy pracy;

4) służba bhp – w zakresie:

• czy pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników utworzył służbę bhp,
• czy pracodawca zatrudniający mniej niż 100 pracowników zapewnił wykonywanie zadań służby bhp zgodnie z przepisami,
• czy osoby zatrudnione w służbie bhp lub wykonujące jej zadania mają odpowiednie kwalifikacje,
• czy pracodawca samodzielnie wykonujący zadania służby bhp odbył szkolenie niezbędne do wykonywania zadań tej służby,
• czy służba bhp lub osoba wykonująca jej zadania realizuje wszystkie zadania służby bhp.

W trakcie kontroli z zakresu bhp inspektorzy ujawniają następujące nieprawidłowości:

• brak pisemnej umowy z jednostką medycyny pracy,
• ponoszenie kosztów badań przez pracowników,
• wykonywanie badań profilaktycznych w dowolnej placówce wybranej przez pracownika,
• zaświadczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy, z którymi pracodawca nie ma podpisanej umowy,
• data orzeczenia lekarskiego jest późniejsza niż data rozpoczęcia pracy przez pracownika na danym stanowisku,
• pracownicy nie są kierowani na badania lekarskie w przypadku przenoszenia ich na inne stanowisko pracy (do pracy innego rodzaju),
• pomimo otrzymanego skierowania na badania lekarskie, pracownicy nie wykonują badań i nadal są dopuszczani do pracy; pracodawca zaś nie egzekwuje tych badań od pracowników,
• na podstawie umowy o pracę pracownicy zatrudniani są na kilku stanowiskach pracy, a orzeczenie lekarskie wystawione jest tylko na jedno z tych stanowisk,
• od osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w formie samozatrudnienia, które wykonują pracę na terenie zakładu pracy należącego do pracodawcy, nie żąda się aktualnych badań lekarskich,
• po trwającej minimum 30 dni chorobie pracodawca nie kieruje pracowników na badania kontrolne, a do akt osobowych wpinane są zaświadczenia wydane przez lekarza prowadzącego leczenie, a nie lekarza medycyny pracy,
• karty szkoleń wstępnych bhp oraz zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego są przechowywane przez komórki bhp, a nie w aktach osobowych,
• szkolenia wstępne są przeprowadzane już po dopuszczeniu pracownika do pracy,
• szkolenia nie są przeprowadzane terminowo, a tym samym dopuszczani do pracy są pracownicy nieposiadający aktualnych zaświadczeń,
• brak szkoleń w razie zmiany stanowiska pracy (rodzaju wykonywanej pracy),
• brak oceny ryzyka zawodowego,
• pracownicy nie są zapoznawani z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
• ocena ryzyka nie jest przeprowadzana na wszystkich stanowiskach pracy,
• nieuwzględnienie w przeprowadzonej ocenie wszystkich czynników występujących na danym stanowisku pracy,
• powierzenie zadań służby specjaliście ds. bhp spoza zakładu pracy przez pracodawców zatrudniających powyżej 100 pracowników,
• tworzenie służby bhp składającej się z mniejszej liczby pracowników niż wymagana przepisami prawa,
• powierzanie pracownikom zatrudnionym przy innej pracy zadań służby bhp, w przypadkach gdy stan zatrudnienia wskazuje już na obowiązek tworzenia takiej służby jako oddzielnej komórki organizacyjnej (lub jednoosobowego stanowiska pracy),
• brak odpowiednich kwalifikacji osób wykonujących zadania służby bhp lub zatrudnionych w tej służbie.

2.4. Kontrola przestrzegania czasu pracy

Kontrolując przestrzeganie przez pracodawcę przepisów dotyczących czasu pracy, inspektor może badać następujące zagadnienia:

• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• przestrzeganie norm czasu pracy,
• praca w godzinach nadliczbowych,
• praca w soboty, niedziele i święta,
• prawo do odpoczynku,
• praca w porze nocnej,
• ewidencja czasu pracy,
• udzielanie urlopów wypoczynkowych,
• przyznawanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• wypłata wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych.

Tabela 2. Błędy najczęściej popełniane przez pracodawców

2.5. Zakaz pracy w niedziele w placówkach handlowych

Od 1 marca 2018 r. obowiązuje zakaz pracy w placówkach handlowych w niedziele. Przewiduje go ustawa z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz niektóre inne dni (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 301). Wskazana ustawa określa zasady dotyczące ograniczenia handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem w placówkach handlowych w niedziele i święta oraz w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy. Przepisy ustawy mają zastosowanie do przedsiębiorców w rozumieniu przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480) wykonujących zarobkową działalność handlową.

Na potrzeby stosowania ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni przyjmuje się, że placówką handlową jest obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem, w szczególności: sklep, stoisko, stragan, hurtownia, skład węgla, skład materiałów budowlanych, dom towarowy, dom wysyłkowy, biuro zbytu – jeżeli w takiej placówce praca jest wykonywana przez pracowników lub zatrudnionych.

W niedzielę i święta w placówkach handlowych zakazane są:

• handel oraz wykonywanie czynności związanych z handlem,
• powierzanie pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania pracy w handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem.

Pracę w handlu w niedziele może natomiast prowadzić np. właściciel sklepu.

Przepisy przewidują liczne wyjątki od zakazu handlu w niedziele. Zakaz handlu w niedziele nie obowiązuje:

1) na stacjach paliw płynnych,

2) w placówkach handlowych, w których przeważająca działalność polega na handlu kwiatami,

3) w aptekach i punktach aptecznych,

4) w zakładach leczniczych dla zwierząt,

5) w placówkach handlowych, w których przeważająca działalność polega na handlu pamiątkami lub dewocjonaliami,

6) w placówkach handlowych, w których przeważająca działalność polega na handlu prasą, biletami komunikacji miejskiej, wyrobami tytoniowymi, kuponami gier losowych i zakładów wzajemnych,

7) w placówkach pocztowych w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe, w których przeważająca działalność polega na świadczeniu usług pocztowych,

8) w placówkach handlowych w obiektach infrastruktury krytycznej, o której mowa w ustawie o zarządzaniu kryzysowym,

9) w placówkach handlowych w zakładach hotelarskich,

10) w placówkach handlowych w zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, sportu, oświaty, turystyki i wypoczynku,

11) w placówkach handlowych organizowanych wyłącznie na potrzeby festynów, jarmarków i innych imprez okolicznościowych, tematyczn ych lub sportowo-rekreacyjnych, także gdy są one zlokalizowane w halach targowych,

12) w placówkach handlowych w zakładach leczniczych podmiotów leczniczych i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych,

13) w placówkach handlowych na dworcach w rozumieniu ustawy o publicznym transporcie zbiorowym, w portach i przystaniach morskich w rozumieniu ustawy o portach i przystaniach morskich oraz w portach i przystaniach w rozumieniu ustawy o żegludze śródlądowej – w zakresie związanym z bezpośrednią obsługą podróżnych,

14) w centrach pierwszej sprzedaży ryb, w przypadku sprzedaży ryb z burty, w gospodarstwach rybackich, placówkach handlowych zajmujących się odbiorem produktów rybołówstwa i akwakultury oraz handlem takimi produktami,

15) w placówkach handlowych w portach lotniczych w rozumieniu ustawy – Prawo lotnicze,

16) w strefach wolnocłowych,

17) w środkach transportu, na statkach, a także na morskich statkach handlowych, statkach powietrznych, platformach wiertniczych i innych morskich budowlach hydrotechnicznych,

18) na terenie jednostek penitencjarnych,

19) w placówkach handlowych na terenie jednostek wojskowych,

20) w sklepach internetowych i na platformach internetowych,

21) w przypadku handlu towarami z automatów,

22) w przypadku rolniczego handlu detalicznego w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia,

23) w hurtowniach farmaceutycznych,

24) w okresie od 1 czerwca do 30 września każdego roku kalendarzowego – w placówkach handlowych prowadzących handel wyłącznie maszynami rolniczymi i częściami zamiennymi do tych maszyn,

25) w przypadku handlu kwiatami, wiązankami, wieńcami i zniczami przy cmentarzach,

26) w zakładach pogrzebowych,

27) w placówkach handlowych, w których handel jest prowadzony przez przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną wyłącznie osobiście, we własnym imieniu i na własny rachunek,

28) w piekarniach, cukierniach i lodziarniach, w których przeważająca działalność polega na handlu wyrobami piekarniczymi i cukierniczymi,

29) w placówkach handlowych, w których przeważającą działalnością jest działalność gastronomiczna,

30) na terenie rolno-spożywczych rynków hurtowych prowadzonych przez spółki prawa handlowego, których przeważająca działalność polega na wynajmie i zarządzaniu nieruchomościami na użytek handlu hurtowego artykułami rolno-spożywczymi,

31) w placówkach handlowych prowadzonych przez podmioty nabywające towary na terenie rolno-spożywczych rynków hurtowych, o których mowa w pkt 30, w zakresie czynności związanych z handlem oraz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania tych czynności,

32) w placówkach handlowych, w których jest prowadzony wyłącznie skup produktów pochodzenia rolniczego, w szczególności zboża, rzepaku, rzepiku, buraków cukrowych, roślin białkowych, innych upraw polowych, owoców, warzyw, mleka surowego lub runa leśnego.

Przez pojęcie handlu w rozumieniu ustawy należy rozumieć proces sprzedaży polegający na wymianie towarów lub wyrobów na środki pieniężne.

Z kolei wykonywanie czynności związanych z handlem to wykonywanie w placówce handlowej czynności bezpośrednio związanych z handlem przez pracownika lub zatrudnionego, a także wykonywanie w takiej placówce przez pracownika lub zatrudnionego czynności związanych z magazynowaniem towarów lub ich inwentaryzacją.

Przepisy omawianej ustawy rozróżniają pojęcie pracownika i zatrudnionego.

Przez pojęcie pracownika należy rozumieć osobę zatrudnioną w placówce handlowej, zgodnie z przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), a także osobę skierowaną do wykonywania w placówce handlowej pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę, zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Zatrudnionym jest natomiast osoba fizyczna wykonująca w placówce handlowej pracę na podstawie umów prawa cywilnego, a także osoba skierowana do wykonywania w placówce handlowej pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego, zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Omawiana ustawa przewiduje kary dla osób naruszających przepisy o zakazie handlu w niedziele. Osoby, które wbrew zakazowi handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem w niedziele lub święta będą powierzać wykonywanie pracy w handlu lub wykonywanie czynności związanych z handlem pracownikowi lub zatrudnionemu, będą mogły zostać ukarane grzywną w wysokości od 1000 zł do 100 000 zł.

Powyższej karze podlega ponadto kto:

• wbrew zakazowi handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem po godzinie 14.00 w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy, powierza pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywanie pracy w handlu lub wykonywanie czynności związanych z handlem,
• wbrew obowiązkowi nie prowadzi ewidencji miesięcznego przychodu placówki albo tę ewidencję prowadzi w sposób niezgodny z przepisami.

Nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących zakazu pracy w handlu w niedziele i inne dni wskazane w ustawie sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektorzy pracy kontrolując placówki handlowe w tym zakresie, mogą przede wszystkim sprawdzać:

• czy w dni objęte zakazem handlu sklepy są otwarte i odbywa się w nich sprzedaż,
• na jakiej podstawie zatrudnione są osoby wykonujące pracę w handlu w dni objęte zakazem.

2.6. Program działania PIP

Cennym źródłem informacji w zakresie perspektyw kontrolnych urzędu są opracowywane roczne i wieloletnie programy działania PIP. Z programu działania na 2026 r. wynika, że kontynuowane będą przyjęte na lata 2025–2027, na szczeblu krajowym, trzy kluczowe strategie w działalności Państwowej Inspekcji Pracy:

• zapobieganie wypadkom związanym z pracą w sektorze przemysłowym – tzw. wizja zero,
• ochrona pracowników narażonych na działanie czynników rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych oraz przeciwdzia łanie negatywnym skutkom zdrowotnym związanym z ryzykiem narażenia na pył azbestu w miejscu pracy,
• działania kontrolno-nadzorcze i prewencyjne w obszarze legalności zatrudnienia, powierzania innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców – podmioty i inwestycje pod szczególnym nadzorem.

Wskazana powyżej wizja zero dotycząca problematyki wypadkowej jest skierowana do zakładów sektora przetwórstwa przemysłowego, cechujących się dużym ryzykiem wystąpienia wypadków przy pracy oraz takich, w których liczba wypadków może świadczyć o nierespektowaniu obowiązujących przepisów bhp.

W latach 2025–2027 PIP prowadzi również kampanię, która zmierza do ograniczenia zagrożeń ze strony substancji, mieszanin i procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym i reprotoksycznym, w tym związanych z usuwaniem wyrobów zawierających azbest. Kontrolami zostaną objęte prace wykonywane w zakładach wykorzystujących i produkujących substancje i mieszaniny chemiczne.

Warto zwrócić uwagę na tak szczególne branże, jak energetyka, górnictwo (zarówno sektor górnictwa podziemnego, jak też odkrywkowego), budownictwo (które będzie objęte kontrolami kompleksowymi, specjalistycznymi ukierunkowanymi na likwidację bezpośrednich zagrożeń).

Działania kontrolne i nadzorcze będą podejmowane również względem sektora rolnego. Należy ponadto zauważyć, że PIP planuje przeprowadzenie kontroli w podmiotach leczniczych w zakresie zagrożeń czynnikami środowiska pracy – fizycznymi, chemicznymi i biologicznymi pamiętając, że w podmiotach tych występuje szczególne nasilenie czynników środowiska pracy, jak również ich duża różnorodność.

Kontrole będą obejmowały również tzw. nadzór rynku, w ramach czego inspektorzy będą kontrolować maszyny, urządzenia, środki ochrony indywidualnej i wyroby pirotechniczne pod kątem ich zgodności z wymaganiami unijnego i krajowego prawa. Działania te będą obejmować zarówno kontrole produktów wprowadzanych na rynek, jak i tych, które już są w użyciu.

Jeżeli chodzi o problematykę prawnej ochrony pracy – czyli tego, co znajduje się poza sferą bhp oraz legalności zatrudnienia, PIP planuje weryfikować przepisy dotyczące czasu pracy oraz wypłaty wynagrodzeń oraz innych świadczeń związanych z pracą. Należy bowiem pamiętać, że kwestie te od dłuższego czasu stanowią częsty przedmiot skarg zgłaszanych do urzędu, co potwierdzają dane statystyczne.

Kontrole będą zmierzały do wykrycia w szczególności przypadków niewypłacenia wynagrodzenia bądź nieterminowej realizacji tego obowiązku, jak również niezapewnienia wypłaty wynagrodzenia w wysokości co najmniej równej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Inspektorzy pracy zbadają także prawidłowość dokonywanych potrąceń z wynagrodzenia oraz rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych i porze nocnej. Kontrole będą również obejmowały przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudniania młodocianych, gdyż głównym problemem przy zatrudnianiu tych pracowników pozostaje respektowanie przepisów bhp. Przedmiotem zainteresowania Państwowej Inspekcji Pracy będą także przepisy dotyczące zatrudniania dzieci do lat 16.

Jeżeli chodzi o problematykę legalności zatrudnienia, z programu działania PIP wynika, iż realizowane będą stałe zadania kontrolno-nadzorcze dotyczące: legalności zatrudnienia i powierzania innej pracy zarobkowej obywatelom polskim, legalności zatrudnienia, powierzania innej pracy zarobkowej i wykonywania pracy przez cudzoziemców, badania zgodności z prawem świadczenia usług agencji zatrudnienia oraz powierzania i wykonywania pracy tymczasowej, a także związane z delegowaniem pracowników z i na terytorium RP w ramach świadczenia usług, w tym także w transporcie międzynarodowym.

3. Przebieg kontroli

3.1. W jaki sposób przebiega kontrola przeprowadzana przez inspektora pracy

Z uwagi na znaczne sformalizowanie procesu kontroli możliwe jest przedstawienie krok po kroku kolejnych posunięć kontrolującego, których pracodawcy mogą się spodziewać. Poszczególne kontrole mogą jednak różnić się od siebie ze względu na tematykę kontroli, specyfikę branży lub danego zakładu pracy albo takie kwestie, jak np. możliwość (lub jej brak) ujawnienia danych osoby, która złożyła skargę na pracodawcę.

Przebieg kontroli PIP składa się z następujących etapów:

KROK 1. Okazanie dokumentów upoważniających do kontroli

Każda kontrola powinna być poprzedzona okazaniem pracodawcy legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolowania przedsiębiorcy – także upoważnienia do kontroli.

W razie kontroli podmiotu, który nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (np. w jednostce sfery budżetowej), wystarczającym dokumentem upoważniającym do rozpoczęcia czynności kontrolnych będzie legitymacja. Inspektor nie musi wówczas posiadać upoważnień.

KROK 2. Zgłoszenie pracodawcy obecności inspektora

Kiedy kontrolujący okaże dokumenty uwiarygodniające, powinien zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu (tj. dyrektorowi, prezesowi itp.). Wyjątkowo inspektor może rozpocząć kontrolę bez informowania pracodawcy, w sytuacji gdy uprzedzenie kontrolowanego o wkroczeniu inspektora do firmy mogłoby wpłynąć na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP).

Podczas spotkania z pracodawcą inspektor powinien:

• przedłożyć legitymację służbową oraz upoważnienie do kontroli, jeśli jest ono wymagane, oraz ewentualnie ustnie doprecyzować jej zakres (wskazując pracodawcy, jakie zagadnienia będzie badał),
• dokonać wpisu do książki kontroli,
• zwrócić się do pracodawcy o wyznaczenie pracownika, który będzie z nim współpracował w trakcie kontroli (w praktyce pracodawca zwykle nie uczestniczy osobiście przy poszczególnych czynnościach kontrolnych, takich jak np. sprawdzanie dokumentów, wizytowanie stanowisk pracy itp.),
• poprosić o przydzielenie mu miejsca do pracy w firmie (tj. biurka, a jeśli jest taka możliwość – to oddzielnego pokoju),
• ustalić, czy u pracodawcy działają związki zawodowe, rada pracowników, społeczna inspekcja pracy lub organy samorządu załogi, a jeśli tak, poprosić pracodawcę o poinformowanie takiego podmiotu o jego obecności w firmie.

Wymienione powyżej przedstawicielstwa pracowników mają prawo żądać od inspektora informacji o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli, porad i informacji z zakresu prawa pracy, a ponadto mogą zgłaszać uwagi i zastrzeżenia, które powinny zostać przeanalizowane przez inspektora w trakcie kontroli (art. 29 ustawy o PIP).

Zazwyczaj współdziałanie PIP z przedstawicielami pracowników sprowadza się do spotkania z inspektorem, który przedstawia zakres zagadnień, jakie będzie badał w trakcie kontroli. Przedstawiciele pracowników mogą zwrócić inspektorowi uwagę na zaobserwowane przez nich nieprawidłowości również w innych tematach, dotyczących przestrzegania prawa pracy lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Tym samym mają oni prawo rozszerzyć pierwotnie założony zakres kontroli PIP.

KROK 3. Okazanie legitymacji, upoważnienia oraz dokonanie wpisu do książki kontroli

Z przepisów ustawy o PIP wynika, że kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy. Jest to oczywiście pewne uproszczenie, ponieważ inspektor przeprowadza czynności kontrolne zanim jeszcze zdąży okazać legitymację. W ramach takiego wstępnego przemieszczania się po terenie zakładu inspektor zwróci uwagę np. na stan nieruchomości, w której pracodawca organizuje miejsca pracy, drogi, nawierzchnię chodników.

Sytuacja komplikuje się w przypadku, gdy podmiot kontrolowany ma status przedsiębiorcy. W takim wypadku sama legitymacja służbowa jest niewystarczająca. Chcąc przeprowadzić kontrolę przedsiębiorcy, inspektor musi legitymować się poza legitymacją – upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

Podmiot kontrolowany lub jego przedstawiciel ma prawo zweryfikować treść upoważnienia, które powinno zawierać:

1) wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,

2) oznaczenie organu kontroli,

3) imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej,

4) określenie zakresu przedmiotowego kontroli,

5) oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,

6) wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

7) podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

8) pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,

9) datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

W praktyce mogą wystąpić okoliczności faktyczne, które będą uzasadniały niezwłoczne podjęcie kontroli przedsiębiorcy. W takiej sytuacji będzie ona mogła być podjęta wyłącznie na podstawie okazanej legitymacji służbowej. W żadnym razie wymóg sporządzenia upoważnienia nie został w tym przypadku wyłączony – uwzględniając jednak szczególny przypadek, kontrolowanemu należy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzania kontroli, zawierające wszystkie dane, o których mowa powyżej.

Inspektor pracy nie sporządza sam dla siebie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli przedsiębiorcy. Upoważnienia takie są wydawane przez Głównego Inspektora Pracy oraz jego zastępców, jak również przez okręgowych inspektorów pracy oraz ich zastępców.

Osoby, które nie są inspektorami, a które są pracownikami PIP skierowanymi do przeprowadzenia kontroli, wraz z inspektorem przeprowadzają swoje czynności na podstawie legitymacji służbowej. Jeżeli w kontroli uczestniczą biegli lub specjaliści zewnętrzni – wówczas biorą oni udział w kontroli na podstawie imiennego upoważnienia wydanego odpowiednio przez Głównego Inspektora Pracy lub okręgowego inspektora pracy.

Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor ma obowiązek wpisać się do książki kontroli. Na podstawie zawartej w książce informacji inspektor ustala, czy pracodawca był ostatnio kontrolowany i jakie środki pokontrolne zostały wydane. Informację na ten temat inspektor może też uzyskać przed pojawieniem się w firmie z rejestrów informatycznych prowadzonych przez PIP. Dowie się z nich m.in.: jakie środki prawne wydano po poprzedniej kontroli, kiedy upłynął termin ich wykonania, czy pracodawca został ukarany. Z pewnością zainteresuje się również sposobem wykonania środków prawnych po poprzednich kontrolach.

Niewykonanie nakazu inspektora pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną, której wysokość od 8 lipca 2026 r. mieści się w granicach od 2000 zł do 60 000 zł. Natomiast zlekceważenie wystąpienia nie jest wprawdzie wykroczeniem, jednak może zostać potraktowane jako utrudnianie działalności inspektora pracy i skutkować skierowaniem przez niego do prokuratury zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (art. 225 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny; dalej: k.k.).

KROK 4. Czynności kontrolne

W praktyce najszybciej kontrola przeprowadzana jest w przypadku, gdy została wszczęta na podstawie skargi. Jeśli inspektor posiada zgodę na ujawnienie tego faktu pracodawcy, może ograniczyć się do kontroli osoby, która złożyła skargę i wyłącznie do zarzutów przedstawionych w skardze.

W praktyce jednak rzadko się zdarza, aby osoba składająca skargę wyraziła zgodę na ujawnienie tego faktu. Tym samym inspektor musi zatajać fakt, że powodem jego wizyty w zakładzie jest skarga. Przedmiotem kontroli mogą być wówczas zagadnienia wskazane w skardze, ale kontrola musi objąć większą liczbę pracowników, tak by uniemożliwić pracodawcy ustalenie, który z nich poskarżył się do PIP.

Znacznie więcej czasu zajmują kontrole tematyczne, czyli polegające na kompleksowym badaniu wszystkich zagadnień związanych z danym tematem (np. czasem pracy, wynagrodzeniami, urlopami, ochroną rodzicielstwa itp.). W takiej sytuacji konieczne jest bowiem wybranie reprezentatywnej grupy pracowników oraz przekrojowe sprawdzenie każdego aspektu przestrzegania przepisów danego działu prawa pracy.

KROK 5. Spisanie protokołu kontroli

Inspektor dokumentuje swoje ustalenia w protokole kontroli. W przypadku gdy nie zostaną stwierdzone żadne uchybienia, wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej (art. 31 ust. 10 ustawy o PIP). Po zmianie przepisów od 8 lipca 2026 r. notatkę urzędową sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Osoba składająca skargę i inicjująca w ten sposób wszczęcie kontroli nie otrzymuje protokołu z kontroli. Skarżący może jedynie liczyć na pisemną odpowiedź inspektora, w której zostanie opisane, co udało się inspektorowi ustalić w jego sprawie oraz jakie środki prawne zastosował w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem.

KROK 6. Powiadomienie przedstawicieli pracowników o wynikach kontroli

Po podpisaniu protokołu inspektor musi jeszcze poinformować o jej wynikach i podjętych decyzjach przedstawicieli pracowników, z którymi współdziałał w trakcie przeprowadzanej kontroli (art. 29 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP). Podmioty te nie są jednak stroną postępowania kontrolnego, a więc nie otrzymują kopii (czy egzemplarza) protokołu, a jedynie pisemną informację o wynikach kontroli i środkach prawnych podjętych przez inspektora.

3.2. Treść protokołu kontroli

Protokół jest dokumentem zawierającym wszelkie ustalenia poczynione przez inspektora w trakcie kontroli (art. 31 ust. 1 ustawy o PIP). Po zmianie przepisów od 8 lipca 2026 r. protokół kontroli sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Układ graficzny i zawartość poszczególnych elementów protokołu pozostaje zawsze taka sama, zmienia się jedynie opisywany przez inspektora stan faktyczny. Wzór protokołu z kontroli zgodny z treścią z wynikającą z ustawy o PIP wprowadzany jest każdorazowo zarządzeniem Głównego Inspektora Pracy, który określa również pozostałe druki stosowane przez inspektorów w działalności kontrolnej i nadzorczej.

Do obowiązkowych elementów protokołu należą:

1) nazwa podmiotu kontrolowanego i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub, w przypadku osób fizycznych, numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), a w przypadku pracodawcy posiadającego siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej numer identyfikacyjny uzyskany w państwie siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych,

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy,

3) imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot,

4) data rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz data objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu reprezentującego kontrolowany podmiot,

5) oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę,

6) informacja o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów PIP oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy,

7) informacja uzyskana w wyniku wyjaśnień lub zeznań składanych w innym okręgowym inspektoracie pracy w ramach pomocy prawnej,

8) opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli,

9) dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania,

10) informacja o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,

11) treść decyzji ustnych oraz informacja o ich realizacji,

12) informacja o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy – dane o charakterze wyłącznie informacyjnym, ale warto wiedzieć, że zarówno pracodawca, jak i pracownicy firmy mogą pytać inspektora nie tylko o sprawy związane z kontrolą, ale również o wszelkie zagadnienia związane z prawną ochroną pracy, legalnością zatrudnienia i bhp,

13) wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu z kontroli – czyli np. potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów stanowiących podstawę ustaleń inspektora pracy,

14) informacja o osobach, w obecności których przeprowadzono kontrolę – czyli pracowników wyznaczonych przez pracodawcę do współpracy z inspektorem w trakcie kontroli,

15) wzmianka o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, którą zamieszcza się w protokole wyłącznie na wniosek podmiotu kontrolowanego,

16) wzmianka o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli,

17) data i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

Zdarza się, że zapoznanie się z protokołem będzie dla pracodawcy trudne. Może to wynikać z tego, że nie każdy pracodawca jest osobą w pełni orientującą się w przepisach prawa pracy zarówno w zakresie prawnej ochrony pracy, jak i w kwestiach bhp. Ustalenia są również opisywane przez inspektora specyficznym językiem z uwzględnieniem pojęć wynikających z przepisów, które mają bardzo konkretne i precyzyjne znaczenie. Dlatego warto, aby przy podpisywaniu protokołu obecna była osoba, która współpracowała z inspektorem w trakcie kontroli lub inny specjalista w dziedzinie będącej przedmiotem kontroli. Zawsze istnieje także możliwość poproszenia inspektora o wyjaśnienie poszczególnych zapisów i ich konsekwencji.

Zgodnie z zasadami obowiązującymi od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy przeprowadzający kontrolę przekazuje protokół kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

3.3. Osoby uprawnione do podpisania protokołu

Protokół podpisywany jest przez strony, tj. inspektora prowadzącego kontrolę oraz osobę lub organ reprezentujący kontrolowany podmiot (art. 31 ust. 3 ustawy o PIP).

Podpisanie protokołu jest równoznaczne z tym, że pracodawca potwierdza prawdziwość informacji opisanych przez inspektora w tym dokumencie. W takim przypadku nie będzie już mógł kwestionować wydanych na podstawie zapisów protokołu środków prawnych.

Bardzo ważne jest ustalenie osoby upoważnionej do podpisania protokołu z kontroli w imieniu pracodawcy. Przepisy ustawy o PIP nie regulują bezpośrednio tej kwestii – tym samym w omawianym zakresie w kwestiach nieuregulowanych należy stosować przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691, dalej: k.p.a.).

Może się zdarzyć, że kontrolę będzie przeprowadzać kilku inspektorów. Według stanowiska WSA w Białymstoku, wyrażonego w wyroku z 13 października 2011 r. (sygn. akt II SA/Bk 468/11):

3.4. Czy protokół może zostać objęty tajemnicą

Przy podpisywaniu protokołu pracodawca może wskazać w jego treści (lub w załącznikach) informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku inspektor zamieści w protokole wzmiankę o utajnieniu tych fragmentów i nie będą one mogły zostać ujawnione (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP).

Chociaż egzemplarze protokołu otrzymują jedynie inspektor i pracodawca, to jednak z uwagi na publiczny charakter działań PIP każdej osobie przysługuje prawo do wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji z kontroli (tj. protokołu wraz z załącznikami oraz środków prawnych wydanych po kontroli). W takim przypadku wnioskodawca otrzymuje jedynie żądane dokumenty w formie przetworzonej, tzn. po usunięciu z nich danych osobowych, pozwalających na zidentyfikowanie poszczególnych pracowników. Jednak nawet takie działanie nie zabezpiecza w sposób wystarczający interesów pracodawców, dlatego też przepisy ustawy o PIP umożliwiają pracodawcom objęcie fragmentów protokołu z kontroli tajemnicą przedsiębiorstwa.

Z informacjami tajnymi mamy najczęściej do czynienia w kontrolach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Zazwyczaj obejmują one dane dotyczące używanych w firmie maszyn i ich typów, stosowanych technologii, receptur, schematów linii produkcyjnych czy składu chemicznego stosowanych przy produkcji substancji. Ujawnienie tych informacji konkurencji mogłoby zagrozić bytowi firmy na rynku i dlatego należy uznać je za tajemnicę przedsiębiorstwa i objąć prawną ochroną. Rzadziej takie informacje znajdą się w protokołach z kontroli prawnych.

Pracodawca powinien złożyć wniosek o utajnienie informacji na piśmie, ponieważ musi on zostać załączony do protokołu z kontroli.

Często zdarza się, że pracodawcy domagają się utajnienia całego protokołu. Nie jest to niestety możliwe. Pracodawca powinien wybrać i wskazać te elementy protokołu (informacje), które faktycznie mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Również protokoły przesłuchanych w trakcie kontroli świadków (tj. pracowników lub osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy) mogą zostać utajnione. Jest to często jedyny sposób na ustalenie przez inspektora stanu faktycznego. Najczęściej ten środek dowodowy wykorzystywany jest w przypadku kontroli dotyczących: mobbingu, legalności zatrudnienia, ale również czasu pracy lub szkoleń bhp (art. 23 ust. 2 ustawy o PIP).

3.5. Podpisanie protokołu

Podpisanie protokołu jest ostatnim etapem postępowania kontrolnego. Wydanie środków prawnych to już czynność pokontrolna, oparta na ustaleniach poczynionych w trakcie kontroli i udokumentowanych w protokole.

Do podpisania protokołu dochodzi zazwyczaj w siedzibie kontrolowanej firmy, w trakcie ostatniego spotkania stron kontroli (tj. inspektora i pracodawcy). Może też się zdarzyć, że inspektor zaprosi kontrolowanego pracodawcę do siedziby PIP w celu podpisania protokołu.

Zazwyczaj podpisywanie protokołu jest dla kontrolowanego pracodawcy czynnością stresującą. Pracodawca zdaje sobie bowiem sprawę, że podpisując protokół, potwierdza prawdziwość przedstawionych przez inspektora faktów, co może wywołać określone konsekwencje zarówno dla niego samego (np. nałożenie przez inspektora mandatu karnego), jak i dla przedsiębiorstwa (np. wydanie środków prawnych – nakazów i wystąpień). Często też zdarza się, że pracodawcy nie rozumieją w pełni zawiłych i napisanych trudnym językiem zapisów protokołu.

Przed podpisaniem protokołu pracodawca powinien poprosić inspektora o omówienie tych fragmentów w protokole, które są dla niego niezrozumiałe, i wyjaśnienie, na czym polegają stwierdzone nieprawidłowości i jakie wiążą się z nimi konsekwencje.

Pracodawca ma również prawo zaprosić na podpisywanie protokołu fachowe służby kadrowe, księgowe lub bhp, w zależności od tego, jaki był zakres kontroli. W praktyce nie ma również przeciwwskazań, aby protokół skonsultować z ekspertem zewnętrznym – spoza zakładu pracy, który jest osobą biegłą w zakresie, w którym była prowadzona kontrola. Wprawdzie podpisanie protokołu jest wyłączną kompetencją reprezentanta pracodawcy, ale przy jego czytaniu i omawianiu mogą być obecne także inne osoby.

Pracodawca może więc poprzestać jedynie na pokwitowaniu odbioru protokołu i poinformować inspektora o tym, że protokół zostanie podpisany w ciągu 7 dni – taki bowiem termin ustawodawca przyznaje kontrolowanemu pracodawcy na wniesienie umotywowanych zastrzeżeń do protokołu z kontroli (art. 31 ust. 4 i 5 ustawy o PIP).

3.6. Kiedy można wnieść zastrzeżenia do protokołu

Termin na wniesienie zastrzeżeń do protokołu (7 dni) ma charakter nieprzekraczalny. Oznacza to, że jeśli w tym czasie pracodawca ich nie wniesie, inspektor uzna, że pracodawca zgadza się w całości z ustaleniami protokołu. Konsekwencją tego będzie niedopuszczalność kwestionowania przez pracodawcę treści protokołu, a co za tym idzie również wydanych na jego podstawie środków prawnych.

Podczas tych 7 dni na wniesienie zastrzeżeń pracodawca ma czas na spokojne zapoznanie się z treścią protokołu bez stresującej obecności inspektora i ewentualne skonsultowanie jego zapisów z fachowcami (np. kadrowym, księgowym, pracownikiem służby bhp).

Jeśli pracodawca nie ma żadnych uwag do treści protokołu, powinien w terminie 7 dni przesłać inspektorowi informację, że nie wnosi zastrzeżeń.

W żadnym razie podmiot kontrolowany nie powinien przyjmować prostego założenia, że protokół ponad wszelką wątpliwość zawiera treści, których nie można zmienić – i tym samym jedyną czynnością, jaką można wykonać, to podpisać protokół bez zastrzeżeń. Zanim podmiot kontrolowany lub jego przedstawiciel zdecyduje się na podpisanie protokołu bez szczegółowego zapoznania się z jego treścią, powinien pamiętać, że treść protokołu stanowi uzasadnienie faktyczne dla wydawanych w następstwie kontroli środków prawnych. Oznacza to, że na podstawie zapisów zawartych w protokole inspektor może wydawać odpowiednio nakazy, wystąpienia, polecenia ustne. Jeżeli jakaś nieprawidłowość nie jest w protokole ujęta – nie będzie mogła być przez inspektora sankcjonowana, niezależnie od ciężaru gatunkowego.

Oczywiście pracodawca może też odmówić podpisania protokołu, nie wnosząc żadnych umotywowanych zastrzeżeń. Trzeba jednak pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy środków prawnych.

Wzór 2. Zastrzeżenia do protokołu kontroli

3.7. Powiadomienie przedstawicieli pracowników o wynikach kontroli

Po podpisaniu protokołu inspektor musi jeszcze poinformować o wynikach kontroli i podjętych decyzjach przedstawicieli pracowników, z którymi współdziałał w trakcie jej przeprowadzania (art. 29 ust. 1 i 2 pkt 3 ustawy o PIP). Podmioty te nie są jednak stroną postępowania kontrolnego, a więc nie otrzymują kopii (czy egzemplarza) protokołu, a jedynie pisemną informację o wynikach kontroli i środkach prawnych podjętych przez inspektora.

4. Środki prawne wydawane przez organy PIP

4.1. Wykaz środków prawnych

Przewidziane w ustawie o PIP środki prawne inspektora pracy można podzielić na środki o charakterze władczym oraz takie, które nie posiadają takiego charakteru. Te pierwsze to decyzje, które ustawa o PIP nazywa nakazami (zakazami). W praktyce są to decyzje administracyjne ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to, że w zakresie nieuregulowanym przepisami w ustawie o PIP względem takich środków prawnych będą miały zastosowanie w szczególności przepisy postępowania administracyjnego – przykładowo dotyczące możliwości kwestionowania decyzji w trybie odwoławczym.

Jeżeli w wyniku kontroli zostaną stwierdzone uchybienia, to inspektor pracy ma obowiązek prawny stosowania właściwych działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości przez skontrolowany podmiot.

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy PIP są uprawnione odpowiednio do:

1) nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

2) nakazania:

a) wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność,

b) skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji

– nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;

3) nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi – nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;

4) zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi – nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;

5) nakazania – w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą – zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju;

6) nakazania ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku;

7) nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach;

8) nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi – nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;

9) stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, przy czym warunkiem wydania tej decyzji jest niewykonanie polecenia usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy (jest to nowe uprawnienie PIP, które przysługuje od 8 lipca 2026 r.),

10) skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wymienione powyżej, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób za nie odpowiedzialnych.

Z art. 33 ustawy o PIP wynika, że w wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli właściwy inspektor pracy:

• wydaje decyzje,
• kieruje wystąpienia i wydaje polecenia.

Powyższe środki prawne, które dotyczą terenowych jednostek organizacyjnych podmiotu kontrolowanego, inspektor pracy kieruje do tego podmiotu, bez względu na swoją właściwość terytorialną. Jeżeli usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości nie wymaga decyzji pracodawcy, a także gdy nie można inaczej uniknąć niebezpieczeństwa zagrażającego życiu lub zdrowiu pracowników, decyzje wydawane są osobie kierującej daną jednostką.

Przez wiele lat jedyną formą decyzji inspektora pracy, z wyjątkiem decyzji ustnych, była forma pisemna – decyzje były wydawane na piśmie lub w formie stanowiącej wpis do dziennika budowy. Zgodnie z najnowszymi przepisami obowiązującymi od 8 lipca 2026 r. decyzje są wydawane również na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Natomiast decyzje obarczone rygorem natychmiastowej wykonalności wydawane w sytuacjach bezpośredniego zagrożenia mogą mieć formę ustną lub wpisu do dziennika budowy.

4.2. Nakazy

4.2.1. Decyzja nakazowa inspektora pracy – jakie rozstrzygnięcia może zawierać

Nakaz jest najsilniejszym środkiem oddziaływania przez inspektora pracy, gdyż stanowi decyzję administracyjną i jest obwarowany przymusem prawnym. Jego niewykonanie jest bowiem zagrożone sankcją (stanowi wykroczenie z art. 283 § 2 pkt 7 k.p.).

Przepisy ustawy o PIP regulują w sposób szczególny, względem przepisów procedury administracyjnej, elementy decyzji nakazowej. Zgodnie z nowymi przepisami decyzje wydane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo w formie wpisu do dziennika budowy zawierają:

• oznaczenie organu Państwowej Inspekcji Pracy,
• datę wydania,
• oznaczenie strony lub stron decyzji,
• powołanie podstawy prawnej,
• rozstrzygnięcie,
• termin usunięcia stwierdzonych uchybień,
• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych,
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.

W wyroku NSA z 14 grudnia 2011 r. (sygn. akt I OSK 753/11) podkreślono, że:

Z kolei w wyroku WSA w Gdańsku z 4 czerwca 2009 r. (sygn. akt IIISA/Gd 199/09) uznano, że:

Przepisy odrębnie regulują treść rozstrzygnięcia decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę. W takim przypadku rozstrzygnięcie decyzji zawiera:

• oznaczenie stron umowy o pracę,
• rodzaj umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy zawiera również uzasadnienie faktyczne oraz prawne – czyli elementy typowe dla decyzji administracyjnej, których nie zawiera przykładowo decyzja dotycząca naruszeń w sferze bezpieczeństwa i higieny pracy.

Co do zasady, za pomocą nakazów inspektor pracy reguluje wszelkie nieprawidłowości stwierdzone w zakresie bhp. W tym celu kontrolujący mają prawo nakazać:

1) usunięcie w ustalonym terminie stwierdzonych uchybień, jeżeli naruszenie dotyczy przepisów i zasad bhp,

2) wstrzymanie prac lub działalności, w przypadku gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników albo innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność,

3) skierowanie do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby te nie posiadają odpowiednich kwalifikacji,

4) wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi.

Nakazy w powyższych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Ponadto inspektor pracy ma prawo nakazać:

1) ustalenie w określonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku,

2) wykonanie badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach,

3) zaprzestanie prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju w przypadku stwierdzenia, że stan bhp zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą.

Inspektor pracy może także nakazać pracodawcy umieszczenie pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenie go z ewidencji oraz sporządzenie korekty dokonanego wpisu w tej ewidencji.

Kontrolujący ma prawo zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Inny charakter mają nakazy płacowe, za pomocą których inspektor zobowiązuje pracodawcę do (art. 11 pkt 7 i art. 11b ustawy o PIP):

1) wypłacenia konkretnego świadczenia pieniężnego o charakterze bezspornym i to zarówno co do jego przysługiwania konkretnemu pracownikowi, jak i wysokości,

2) skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Ponadto nakazy dzielą się na:

• terminowe – czyli takie, co do których inspektor pracy wyznaczył termin na ich realizację. Do tej grupy należą nakazy ze względu na przedmiot (tj. dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień oraz ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku). Zwykle stosuje się je w przypadkach, gdy usunięcie stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień wymaga nakładów czasowych, finansowych lub organizacyjnych;

• z rygorem natychmiastowej wykonalności – czyli takie, które muszą być niezwłocznie wykonane. Do tej grupy należą decyzje ze względu na przedmiot (chodzi tu o sytuacje zagrożenia życia i zdrowia pracowników) oraz nakazy płacowe. Wszystkie one są wyposażone w rygor natychmiastowej wykonalności z mocy prawa.

Pracodawca, który nie wykonuje nakazu, naraża się na wszczęcie przeciwko niemu postępowania egzekucyjnego.

Najpierw jednak inspektor pracy skieruje do niego pisemne upomnienie, w którym ponownie wezwie pracodawcę do wykonania obowiązków określonych w nakazie (np. wypłacenia pracownikom ich należności, poddania ich badaniom lekarskim czy szkoleniom bhp). Z otrzymaniem tego pisma będzie się wiązać również obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia.

Jeśli i to nie poskutkuje i pracodawca nadal nie wykona nakazu, inspektor pracy sporządzi tytuł wykonawczy oraz nałoży na niego grzywnę w celu przymuszenia do wykonania obowiązków będących przedmiotem nakazu. Grzywnę w celu przymuszenia nakłada się, gdy egzekucja dotyczy spełnienia przez zobowiązanego obowiązku znoszenia lub zaniechania albo obowiązku wykonania czynności, a w szczególności czynności, której z powodu jej charakteru nie może spełnić inna osoba za zobowiązanego.

Grzywna w celu przymuszenia może być nakładana zarówno na osoby fizyczne, jak i osoby prawne, a także na jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Z przepisów ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 268 ze zm.) wynika, że każdorazowo nałożona grzywna nie może przekraczać kwoty 10 000 zł, a w stosunku do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej kwoty 50 000 zł. Natomiast grzywny nakładane wielokrotnie nie mogą łącznie przekroczyć kwoty 50 000 zł, a w stosunku do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej kwoty 200 000 zł.

Wzór 3. Nakaz inspektora pracy

Wzór 4. Zawiadomienie o wykonaniu nakazu

4.2.2. Przekształcenie umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy

Nowym rodzajem nakazu jest nakaz stwierdzający istnienie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej.

Praca może być świadczona na podstawie stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Alternatywną opcją jest możliwość świadczenia pracy na podstawie umów prawa cywilnego – takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Umowy te nawiązywane są na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, niezależnie od tego, że często osoby zatrudnione na podstawie takich umów świadczą pracę w takich samych warunkach środowiska pracy, wykorzystują takie same maszyny i narzędzia – a praca prowadzi do takich samych efektów jak w przypadku stosunku pracy. Należy jednak pamiętać, że w żadnym razie nie można stosować umów prawa pracy oraz umów prawa cywilnego w sposób zamienny i dowolny.

Zgodnie z obowiązującym przez wiele lat stanem prawnym, w przypadku stwierdzenia, że stosunek prawny łączący osobę wykonującą pracę z podmiotem zatrudniającym nie ma charakteru cywilnoprawnego, ale jest faktycznie stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p., organ PIP miał prawo skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie zmiany podstawy prawnej świadczenia pracy. Inspektor pracy ponadto mógł wnieść do sądu powództwo o ustalenie, że praca realizowana jest w rzeczywistości na podstawie stosunku pracy, a nie na podstawie relacji cywilnoprawnej. Dodatkowym uprawnieniem inspektora jest możliwość pociągnięcia podmiotu zatrudniającego do odpowiedzialności wykroczeniowej – pamiętając, że zgodnie z art. 281 § 1 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę – podlega karze grzywny.

W praktyce możliwe do zastosowania środki prawne inspektorów pracy nie były wystarczająco efektywne, aby zapobiegać nieuprawnionemu nadużywaniu umów prawa cywilnego, które w rzeczywistości były realizowane w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy z jednoczesnym pozbawieniem zatrudnionych licznych uprawnień zarezerwowanych dla pracowników.

Wydanie takiej decyzji jest możliwe dopiero wtedy, gdy nie zostało zrealizowane polecenie dotyczące usunięcia uchybienia polegającego na niezawarciu umowy o pracę w przypadku, gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w definicji stosunku pracy.

Zatem w pierwszej kolejności konieczne będzie umożliwienie zarówno zatrudniającemu, jak i zatrudnionemu zajęcia stanowiskaw sprawie formy zatrudnienia. Natomiast następnym krokiem jest prawo wydania polecenia usunięcia naruszeń, które dotyczą funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę w przypadku, gdy między stronami dominują cechy stosunku pracy. Brak wydania polecenia sprawia, iż co do zasady organ PIP nie będzie miał możliwości wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Nie ma możliwości uruchomienia procesu postępowania w sprawie decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy bez uprzedniego przeprowadzenia postępowania kontrolnego. Z przepisów bowiem wynika jednoznacznie, że na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania w sprawie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.

Należy pamiętać, że w postępowaniu administracyjnym, które dotyczy wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, organy PIP będą uwzględniały wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego, albo nie zmierza do obejścia prawa.

W powyższym przypadku nawet zgodna wola stron nie sprawi, że zostanie ona uwzględniona w postępowaniu administracyjnym dotyczącym decyzji potwierdzającej istnienie stosunku pracy. Oznacza to, że nie ma możliwości, aby wola stron, wyrażona w sposób dobrowolny i świadomy wyłączyła przepisy ograniczające możliwość zawierania umów prawa cywilnego. Byłaby bowiem sprzeczna z przepisami prawa pracy, zmierzając tym samym do obejścia przepisów.

Należy pamiętać, że wszczęcie przez okręgowego inspektora pracy postępowania w sprawie wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy przerywa bieg przedawnienia roszczeń pracowniczych dotyczących stosunku pracy. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia uprawomocnienia się decyzji wydanej w tym postępowaniu.

W praktyce nie można wykluczyć, że między datą rozpoczęcia kontroli, której ustalenia są podstawą wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy w drodze decyzji, a datą upływu do wniesienia odwołania dojdzie do rozwiązania umowy prawa cywilnego z inicjatywy pracodawcy lub do jej wypowiedzenia przez pracodawcę albo do jej wygaśnięcia lub zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy. W takiej sytuacji datą zawarcia umowy o pracę, która powinna być wskazana w treści rozstrzygnięcia decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy, jest data rozpoczęcia kontroli.

Należy pamiętać, że stronie przysługuje odwołanie od decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy oraz zażalenie na postanowienie nadające takiej decyzji rygor natychmiastowej wykonalności na zasadach określonych w przepisach ustawy –Kodeks postępowania cywilnego. Uwzględniając powyższe, ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw zmodyfikowała również przepisy ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego.

Odwołanie powinno zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków, a także ich uzasadnienie oraz podpis odwołującego. Odwołujący jest zobowiązany powołać się w odwołaniu na wszystkie twierdzenia i dowody. Twierdzenia i dowody niepowołane w odwołaniu będą mogły być powoływane wyłącznie wtedy, gdy strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było wcześniej możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy uzna odwołanie w całości za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przeciwnym razie ma obowiązek przekazać odwołanie niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz ze swoim stanowiskiem w sprawie odwołania, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego wniesienia.

Sprawy dotyczące ustalenia istnienia stosunku pracy, które trafią do sądu, mogą zakończyć się w drodze ugody sądowej. Nie jest dopuszczalne natomiast poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

Należy zwrócić uwagę, że art. 16 omawianej nowelizacji ustawy o PIP wprowadza 12-miesięczne okno ochronne od dnia wejścia w życie ustawy. Podmiot, który:

• przed wejściem w życie ustawy zawarł z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną lub na rzecz którego osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem, mimo że stosunek ten spełnia cechy stosunku pracy z art. 22 § 1 k.p.,
• dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji

– nie podlega odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 k.p. (niezawarcie umowy o pracę).

Przepis przejściowy to rozwiązanie korzystne dla pracodawców, dające im realną szansę uniknięcia sankcji z powodu nieprawidłowej formy zatrudnienia. Jest szczególnie ważny dla branż masowo stosujących umowy zlecenia (handel, usługi sprzątające, ochrona, logistyka). Ograniczenie wyłączenia odpowiedzialności oznacza, że pracodawca wciąż odpowiada za zaległe składki ZUS, podatek i inne należności. Okres ochronny nie dotyczy też praw pracownika do wynagrodzenia i uprawnień pracowniczych za okres wsteczny.

4.3. Wystąpienia

W formie wystąpień regulowane są zasadniczo wszelkie nieprawidłowości z zakresu prawnej ochrony pracy.

Dotyczą one takich kwestii, jak:

• prowadzenie akt osobowych (np. ponumerowanie, podzielenie na części),
• nawiązanie stosunku pracy (np. potwierdzanie na piśmie zatrudnienia, poinformowanie o warunkach zatrudnienia),
• rozwiązanie stosunku pracy (np. wydanie świadectwa pracy, zachowanie prawidłowej długości okresu wypowiedzenia),
• czas pracy (np. zapewnienie 11-godzinnego odpoczynku dobowego, określenie przyjętego okresu rozliczeniowego),
• wynagrodzenia (np. naliczanie i wypłacenie, terminowe wypłacanie, przestrzeganie limitów potrąceń). Wyjątkiem jest sytuacja, w której określone świadczenie pieniężne jest bezsporne (tzn. zostało naliczone i uznane przez pracodawcę do wypłaty), ale niewypłacone np. z powodu braku środków finansowych. W takiej sytuacji inspektor wydaje decyzję administracyjną w postaci nakazu zapłaty (art. 11 pkt 7 ustawy o PIP),
• urlopy (np. udzielanie urlopów nie później niż do 30 września następnego roku, zapewnienie, by co najmniej jedna część obejmowała 14 dni kalendarzowych).

Wystąpienia mogą odnosić się do drobnych uchybień dotyczących zasad i przepisów bhp.

Wystąpienie może też zostać zastosowane w sytuacji, gdy pracodawca wprawdzie w sposób poważny naruszył zasady lub przepisy bhp, ale swój błąd zdążył naprawić jeszcze przed wizytą inspektora w firmie. W ta kim przypadku zastosowany środek prawny będzie wywoływał skutki na przyszłość.

Pracodawca powinien w terminie nie dłuższym niż 30 dni, określonym w wystąpieniu, zawiadomić, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedni organ PIP (który skierował wystąpienie), kiedy i jak realizuje wnioski pokontrolne (art. 36 ust. 2 ustawy o PIP). Obowiązkiem adresata wystąpienia jest wyłącznie zawiadomienie danego inspektora pracy w terminie określonym w wystąpieniu o czasie i sposobie wykonywania zalecanych wniosków. W udzielonej inspektorowi pracy informacji pracodawca może zapewnić kontrolującego o przystąpieniu do wykonania wystąpienia, zwłaszcza gdy jego realizacja wymaga nakładów lub środków (dłuższego czasu).

Od wystąpienia nie są przewidziane środki odwoławcze ani też inne środki zaskarżenia. W konsekwencji od tego rodzaju środka prawnego wydanego przez organ PIP nie można odwołać się do sądu administracyjnego, gdyż wystąpienia inspektora w ogóle nie podlegają kontroli takich sądów. Jeżeli adresat wystąpienia zakwestionuje wnioski, zalecenia zawarte w wystąpieniu, właściwy organ odwoławczy PIP (okręgowy inspektor pracy) rozpatruje wystąpienia inspektora pracy i załatwia sprawy w trybie postępowania skargowego. Należy zauważyć, że Kodeks pracy wprost przewiduje obowiązek wykonania zawartych w wystąpieniu wniosków pokontrolnych przez pracodawcę, wydanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy (art. 207 § 2 pkt 6 k.p.).

Inspektor pracy wydaje wystąpienia na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Powinny one zawierać:

1) określenie wniosków i podstawy prawnej ich wystosowania,

2) uzasadnienie faktyczne, którego podstawę stanowi protokół z kontroli,

3) ustalony przez inspektora pracy termin – nie dłuższy jednak niż 30 dni – w jakim pracodawca zobowiązany będzie zawiadomić go o sposobie wykonania ujętych w wystąpieniu wniosków.

Wystąpienie stanowi czynność inspektora pracy o charakterze niewładczym, a zatem pracodawca nie poniesie sankcji prawnej za jego niezrealizowanie. Nie oznacza to jednak, że może zlekceważyć wnioski zawarte w wystąpieniu. Ich niewykonanie może stanowić podstawę do skierowania przez inspektora pracy zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa – tj. utrudnianie działalności organom PIP (art. 225 § 2 k.k.).

Wzór 5. Wystąpienie inspektora pracy

Wzór 6. Zawiadomienie o wykonaniu wystąpienia

4.4. Pouczenia

W uzasadnionych przypadkach, wobec pracodawcy rozpoczynającego działalność, a także jeżeli nie stwierdzono:

• bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących pracę,
• popełnienia wykroczenia z winy umyślnej

– inspektor pracy może odstąpić od stosowania środków prawnych, jakimi są m.in. nakaz i wystąpienie, poprzestając na ustnym pouczeniu o sposobach zgodnego z wymogami prawa zorganizowania pracy i odebraniu od podmiotu kontrolowanego oświadczenia o terminie usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień (art. 37a ustawy o PIP).

Zarówno ustawa o PIP, jak i Kodeks pracy nie przewidują obowiązku informowania inspektora pracy o rozpoczęciu przez pracodawcę działalności. Ustawodawca nie wyjaśnia, jak należy rozumieć pojęcie „rozpoczęcie działalności”. W przepisie tym nie ma mowy o zatrudnieniu pracownika lub pracowników, z którego momentem związane jest rozpoczęcie działalności. Należy przyjąć, że rozpoczęcie działalności przez pracodawcę to powstanie nowego pracodawcy.

Zgodnie z rozwiązaniami przyjętymi w prawie pracy rozpoczęciem działalności pracodawcy będzie zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę, a nie – jak np. w prawie gospodarczym – chwila zarejestrowania działalności gospodarczej.

Instytucja odstąpienia, o której mowa w art. 37a ustawy o PIP, nie ma zastosowania w przypadku pracodawców prowadzących działalność od pewnego czasu, a także wobec pracodawców rozpoczynających działalność, dopuszczających się naruszeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób.

5. Odwołania od decyzji PIP

5.1. Treść i terminy odwołania

Od decyzji inspektora pracy, wydanych na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej albo w formie wpisu do dziennika budowy, przysługuje podmiotowi kontrolowanemu odwołanie do okręgowego inspektora pracy właściwego dla miejsca wykonywania czynności kontrolnych.

W odniesieniu do decyzji inspektora pracy powołanie się na termin na wniesienie odwołania wynikający z Kodeksu postępowania administracyjnego, który wynosi 14 dni, naraża odwołującego się na wydanie postanowienia stwierdzającego naruszenie terminu do wniesienia odwołania od nakazu inspektora pracy – i tym samym niepodjęcie postępowania odwoławczego.

Wzór 7. Odwołanie od nakazu inspektora pracy

Warto pamiętać, że niektóre decyzje inspektora pracy mogą zawierać rygor natychmiastowej wykonalności – w przypadkach szczególnych w obszarze bezpieczeństwa. Jeżeli od takich decyzji zostanie wniesione odwołanie, okręgowy inspektor pracy może wstrzymać ich wykonanie do czasu rozpatrzenia odwołania, jeśli przedsięwzięcia podjęte przez podmiot kontrolowany wyłączają bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi.

Procedura odwoławcza nie jest szczegółowo regulowana w ustawie o PIP. W kwestiach szczegółowych stosuje się przepisy procedury administracyjnej. Wynika z niej, że odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Tym samym odwołanie od nakazu inspektora będzie wnoszone do okręgowego inspektora pracy za pośrednictwem inspektora, który wydał nakaz, natomiast jeżeli organem wydającym decyzję w pierwszej instancji jest okręgowy inspektor pracy – wówczas organem wyższego stopnia jest Główny Inspektor Pracy.

Organ odwoławczy wydaje decyzję, w której:

• utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję albo
• uchyla zaskarżoną decyzję w całości lub w części, i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy, albo uchylając tę decyzję – umarza postępowanie pierwszej instancji w całości albo w części, albo
• umarza postępowanie odwoławcze.

Nie można złożyć kolejnego odwołania od decyzji wydanej w trybie odwoławczym. Tym samym, jeżeli sprawę w ramach procedury odwoławczej rozpatrywał okręgowy inspektor pracy, jest ona ostateczna w administracyjnym toku instancji. Od takiej decyzji nie przysługuje odwołanie, lecz skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy obliczaniu terminów nie uwzględnia się dnia doręczenia decyzji adresatowi.

W przypadku gdy koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (niedziela, święto niebędące niedzielą) lub sobotę, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Pracodawca może wysłać odwołanie listem poleconym lub doręczyć osobiście, jednak w tym drugim przypadku powinien uzyskać potwierdzenie jego odbioru. Jeżeli odwołanie przesyła się za pośrednictwem poczty, 7-dniowy termin na jego wniesienie będzie zachowany, jeśli pismo odwoławcze zostanie złożone na poczcie przed upływem terminu.

Jeżeli stwierdzone zostanie uchybienie terminowi na wniesienie odwołania, okręgowy inspektor pracy odrzuci odwołanie.

Należy pamiętać, że – jak stwierdzono w wyroku NSA z 23 listopada 2007 r. (sygn. akt II FSK 1316/06):

Warto też podkreślić, że w sytuacji, gdy strona ustanowiła pełnomocnika albo też w postępowaniu przed inspektorem pracy firmę reprezentuje jej przedstawiciel ustawowy, termin do wniesienia odwołania biegnie od dnia doręczenia decyzji organu PIP pełnomocnikowi lub przedstawicielowi ustawowemu.

Istnieje możliwość przywrócenia terminu na wniesienie odwołania. Przywrócenia terminu dokonuje organ odwoławczy, czyli okręgowy inspektor pracy po spełnieniu przesłanek ustanowionych w art. 58 k.p.a. Upływ terminu do wniesienia odwołania od decyzji inspektora pracy oznacza, że decyzja organu PIP I instancji stała się ostateczna, a prawa i obowiązki z niej wynikające podlegają wykonaniu nawet w drodze egzekucji administracyjnej.

5.2. Usprawiedliwienie opóźnienia i przywrócenie terminu do wniesienia odwołania

W przypadku gdy podmiot kontrolowany złoży odwołanie po terminie, organ II instancji wydaje postanowienie stwierdzające uchybienie terminowi. Stwierdzenie, że podmiot nie wniósł odwołania w terminie, powoduje, że organ II instancji nie może rozpatrzyć odwołania.

W takiej sytuacji pracodawca może wnioskować o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez winy zainteresowanego. Wniosek o przywrócenie terminu należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny jego przekroczenia. Równocześnie z wniesieniem wniosku zainteresowany musi dołączyć odwołanie, dla którego określony był termin. Aby przywrócenie terminu było możliwe, podmiot musi wykazać, że spóźnienie nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.

Jednak orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tym zakresie bardzo rygorystyczne. W wyroku WSA w Warszawie z 29 października 2004 r. (sygn. akt III SA 2967/03) uznano, że:

Z kolei w wyroku NSA z 14 maja 1991 r. (sygn. akt II SA 340/91, ONSA 1991/3-4/60) orzeczono, iż:

Z orzecznictwa NSA wynika, że do okoliczności uzasadniających brak winy w uchybieniu terminu można zaliczyć również fakt nieprawidłowego doręczenia pisma, służbowy pobyt za granicą w czasie, gdy biegł termin dokonania czynności procesowej, błędną informację, której stronie udzielił inspektor pracy. Nie jest natomiast uznany za brak winy bałagan panujący w zakładzie pracy, z powodu którego nie dopełniono terminowej czynności. Okolicznością uzasadniającą brak winy w uchybieniu terminu nie może być natomiast nieznajomość języka polskiego, gdyż jest on językiem urzędowym organów, instytucji i urzędów w Polsce.

Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy. Należy też zwrócić uwagę, że przywrócenie terminu z urzędu jest niedopuszczalne. O przywróceniu terminu postanawia właściwy terytorialnie okręgowy inspektor pracy bądź Główny Inspektor Pracy, zależnie od właściwości.

Okręgowy inspektor pracy bądź Główny Inspektor Pracy wydaje orzeczenie w przedmiocie przywrócenia terminu w formie postanowienia. Na podstawie takiego postanowienia właściwy organ II instancji PIP zarówno przywraca termin, jak i odmawia jego przywrócenia. Postanowienie doręczane jest zainteresowanemu (art. 125 § 1 k.p.a.). Powinno ono zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, w którym organ PIP wyjaśni motywy nieprzywrócenia terminu (art. 124 § 2 k.p.a.).

Wzór 8. Wniosek o przywrócenie terminu

Od postanowienia Państwowej Inspekcji Pracy o przywróceniu terminu do wniesienia odwołania nie służy zażalenie. Gdy zatem PIP przywraca termin, postanowienie to jest ostateczne i nie można się na nie poskarżyć. Strona przeciwna (np. pracownik lub pracodawca), będzie mogła podnieść swoje argumenty w ramach dalszego merytorycznego rozpatrywania odwołania przez organ wyższej instancji.

Zażalenie przysługuje wyłącznie na postanowienie o odmowie przywrócenia terminu do wniesienia odwołania. Gdy PIP odmawia przywrócenia terminu, służy na nie zażalenie do organu wyższego stopnia.

5.3. Rodzaje decyzji organu odwoławczego PIP

Jeżeli nakaz inspektora pracy jest prawidłowy, okręgowy inspektor pracy wydaje decyzję o utrzymaniu w mocy zaskarżonego nakazu (art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a.).

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy stwierdzi, że doszło do naruszenia prawa przy wydaniu nakazu, wówczas podejmuje decyzję, w której:

• uchyla zaskarżony nakaz w całości albo w części i wydaje w danej sprawie nową decyzję co do istoty sprawy bądź uchylając nakaz – umarza postępowanie inspektora pracy albo
• umarza postępowanie odwoławcze (art. 138 § 1 pkt 2 i 3 k.p.a.).

Z treści decyzji powinno precyzyjnie wynikać, w jakim zakresie (w jakiej części) nakaz inspektora pracy został uchylony.

Okręgowy inspektor pracy uchyla zaskarżony nakaz inspektora pracy i umarza postępowanie inspektora pracy, w sytuacji gdy postępowanie to stało się bezprzedmiotowe (art. 105 § 1 k.p.a.). Postępowanie jest bezprzedmiotowe w sytuacji, gdy nakaz:

• został wydany bez podstawy prawnej bądź
• dotyczy sprawy rozstrzygniętej już decyzją ostateczną organów PIP, jeżeli został skierowany do podmiotu, który nie jest stroną w sprawie, bądź wydany z naruszeniem przepisów o właściwości inspektora pracy.

Okręgowy inspektor pracy może również uchylić zaskarżony nakaz inspektora pracy w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia przez inspektora pracy. Przekazując sprawę, okręgowy inspektor pracy powinien wskazać, jakie okoliczności inspektor pracy powinien wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy.

Sprawę po uchyleniu nakazu może rozpatrywać ten sam inspektor pracy, który uczestniczył w wydaniu kwestionowanego rozstrzygnięcia, bądź inny. Skarżący może domagać się wyłączenia danego inspektora pracy ze względu na okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do jego bezstronności. Okoliczności powodujące, że bezstronność inspektora pracy budzi wątpliwości, muszą być uwiarygodnione. Mogą one mieć charakter osobisty albo zawodowy.

Strona może cofnąć odwołanie przed wydaniem decyzji przez okręgowego inspektora pracy. W takim przypadku okręgowy inspektor pracy umorzy postępowanie odwoławcze decyzją na podstawie art. 137 k.p.a.

Wszystkie decyzje okręgowego inspektora pracy wydane przez organ II instancji muszą zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 107 § 1 i 4 k.p.a.).

Decyzje okręgowego inspektora pracy bądź Głównego Inspektora Pracy są decyzjami ostatecznymi (art. 16 § 1 k.p.a.). Powyższe decyzje mogą być zaskarżone do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Dlatego też o dopuszczalności i trybie wniesienia skargi do sądu administracyjnego organ odwoławczy PIP powinien pouczyć stronę w decyzji (art. 107 § 1 k.p.a.).

5.4. Wstrzymanie natychmiastowego wykonania decyzji w przypadku wniesienia odwołania

W razie wniesienia odwołania od decyzji wydanych w przypadkach, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 2–4 ustawy o PIP, okręgowy inspektor pracy może wstrzymać ich wykonanie do czasu rozpatrzenia odwołania, jeżeli podjęte przez podmiot kontrolowany przedsięwzięcia wyłączają bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi.

Warto przypomnieć, że powyższe decyzje dotyczą przypadków:

• nakazania: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji,
• nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi,
• zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi.

5.5. Rozpatrywanie odwołań od decyzji inspektorów pracy

Odwołanie od decyzji organu PIP wnosi się do tego organu, który wydał zaskarżoną decyzję, ale w nagłówku odwołania wymienia się nazwę właściwego organu odwoławczego PIP (art. 129 § 1 k.p.a.). A zatem odwołanie do okręgowego inspektora pracy wnosi się za pośrednictwem inspektora pracy, który wydał nakaz.

Organ PIP wydający decyzję w I instancji, do którego wpłynęło odwołanie, ma obowiązek przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w terminie 7 dni od dnia, w którym je otrzymał (art. 133 k.p.a.). Termin 7 dni na przekazanie odwołania umożliwia organowi I instancji, który wydał decyzję, samokontrolę wydanego przez niego rozstrzygnięcia.

Jeżeli pracodawca wniósł odwołanie w terminie, a organ I instancji, który wydał decyzję (inspektor pracy, okręgowy inspektor pracy), uzna, że odwołanie zasługuje w całości na uwzględnienie, to może wydać nową decyzję uchylającą lub zmieniającą zaskarżoną decyzję (art. 132 § 1 k.p.a.). Uwzględnienie w całości odwołania oznacza, że inspektor pracy, który wydał decyzję zaskarżoną odwołaniem, uwzględnia zawarte w odwołaniu żądania co do przedmiotu i zakresu weryfikacji decyzji.

W wyroku NSA z 27 marca 1985 r. (sygn. akt III SA 119/85, ONSA 1985/1/16) stwierdzono, że:

Decyzja organu PIP I instancji wydana na podstawie art. 132 k.p.a. przez inspektora pracy bądź okręgowego inspektora pracy w ramach trybu samokontroli musi bezwzględnie zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, gdyż mamy tu do czynienia z decyzją organu administracji publicznej wydaną na skutek odwołania (art. 107 § 4 k.p.a.).

Decyzja wydana w trybie art. 132 k.p.a. przez inspektora pracy, która uchyla lub zmienia zaskarżoną decyzję organu PIP, jest decyzją organu wydaną w I instancji. Od tej decyzji stronie służy odwołanie do organu PIP II instancji. Strona może zatem zakwestionować taką decyzję organu PIP. Wniesienie odwołania od nowej decyzji dokonywane jest również za pośrednictwem inspektora pracy, który wydał decyzję. Należy zwrócić uwagę, że postępowanie odwoławcze przed inspektorem pracy – stosownie do treści art. 133 k.p.a. – powinno zostać zakończone w terminie 7 dni od dnia otrzymania odwołania przez inspektora pracy. Nieskorzystanie w tym terminie przez inspektora pracy z uprawnień samokontrolnych powoduje obowiązek przesłania okręgowemu inspektorowi pracy (organowi odwoławczemu) odwołania wraz z aktami sprawy.

Obowiązek przesłania organowi II instancji odwołania przez inspektora pracy powstaje także w sytuacji, gdy zachodzi konieczność podjęcia decyzji o dopuszczalności odwołania lub wydania orzeczenia w przedmiocie zachowania terminu do wniesienia odwołania (przesłanka przekroczenia terminu). Powyższe kompetencje odnośnie do tych spraw przysługują wyłącznie okręgowemu inspektorowi pracy lub Głównemu Inspektorowi Pracy (organowi odwoławczemu).

Stosownie do art. 35 § 3 k.p.a. okręgowy inspektor pracy oraz Główny Inspektor Pracy (organy odwoławcze) powinni rozstrzygnąć sprawę w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. W przypadku niezałatwienia odwołania w terminie organ odwoławczy PIP musi zawiadomić stronę, podać przyczynę zwłoki, wskazać nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia.

Wzór 9. Wniosek w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania

6. Sądowa kontrola rozstrzygnięć organów PIP

6.1. Prawo wniesienia skargi do sądu administracyjnego

Skargę do sądu administracyjnego na rozstrzygnięcia organów PIP pracodawca bądź inny uprawniony podmiot (może nim być każdy, kto ma w tym interes prawny) może wnieść za pośrednictwem organu PIP, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

6.2. Termin na wniesienie skargi

Skargę wnosi się w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia organu PIP w sprawie. Termin do wniesienia skargi rozpoczyna bieg od dnia następnego po dniu, w którym skarżącemu zostało doręczone rozstrzygnięcie podlegające zaskarżeniu. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 83 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Jeżeli termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego nie został zachowany i termin 30-dniowy został przekroczony, to sąd administracyjny odrzuci skargę. Jeżeli skarżący przez pomyłkę prześle skargę organowi PIP I instancji (inspektorowi pracy), to organ ten ma obowiązek przekazać ją właściwemu organowi PIP przed upływem 30-dniowego terminu. W takiej sytuacji termin na wniesienie skargi zostanie uznany za zachowany.

6.3. Przywrócenie terminu na wniesienie skargi

Przekroczony termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego może być przez sąd administracyjny przywrócony. Warunkiem przywrócenia jest brak winy strony w przekroczeniu terminu oraz wniesienie wniosku o przywrócenie terminu wraz z dokonaniem uchybionej czynności przed sądem administracyjnym. Przyczyna uchybienia terminu musi mieć charakter obiektywny, np. pobyt pracodawcy w szpitalu spowodowany ciężką chorobą uniemożliwiającą skorzystanie z pełnomocnika, nieprawidłowość w doręczeniu decyzji odwoławczej (nie pozostawiono awiza).

W postanowieniu NSA z 29 stycznia 2015 r. (sygn. akt II OZ 51/15) stwierdzono, że:

Z kolei w postanowieniu NSA z 20 listopada 2013 r. (sygn. akt I GZ 504/13) uznano, że:

Strona składająca wniosek o przywrócenie terminu powinna uprawdopodobnić okoliczności opóźnienia dowodami, np. zaświadczeniem urzędu pocztowego. Sąd administracyjny przywraca termin lub odmawia jego przywrócenia w formie postanowienia. Na postanowienie takie stronie przysługuje zażalenie.

6.4. Warunki wniesienia skargi

Pracodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego dopiero po wyczerpaniu wszystkich środków odwoławczych (np. złożenia odwołania w przypadku nakazu inspektora pracy czy zażalenia w przypadku postanowienia), które mu służą.

Prawo zaskarżenia do wojewódzkiego sądu administracyjnego nie przysługuje pracodawcy w przypadku nakazu czy decyzji inspektorów pracy, które stały się ostateczne, prawomocne, ponieważ nie wydano decyzji przez organ PIP II instancji w administracyjnym postępowaniu odwoławczym.

6.5. Orzeczenie sądu administracyjnego

Rozpatrując skargę pracodawcy na akt administracyjny PIP lub inną czynność tego organu, wojewódzki sąd administracyjny, uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie organów PIP:

• uchyla decyzję lub postanowienie PIP w całości albo w części,
• stwierdza nieważność decyzji lub postanowienia PIP w całości lub w części,
• stwierdza wydanie decyzji lub postanowieniaz naruszeniem prawa (art. 145 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Sąd administracyjny rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi pracodawcy (granicami skargi) oraz podaną przez niego podstawą prawną.

Wyrok sądu administracyjnego w sprawach dotyczących zakresu przestrzegania prawa pracy rozstrzyga wyłącznie kwestie administracyjne wynikające z działalności organów kontroli publicznej, jakim jest PIP. W przypadku uwzględnienia skargi pracodawcy wyrok taki nie rozstrzyga bezpośrednio o uprawnieniach pracowników wymienionych w decyzji organu PIP. Będzie to jedynie orzeczenie o uchyleniu lub stwierdzeniu nieważności zaskarżonej decyzji PIP bądź stwierdzenie niezgodności decyzji PIP z prawem, co zobowiązuje organ PIP do dalszego załatwiania sprawy w drodze postępowania administracyjnego. Z wyroku sądu administracyjnego nie wynikają żadne uprawnienia bezpośrednio dla pracownika. Wyrok ten ma moc wiążącą wyłącznie w postępowaniu administracyjnym.

A zatem skutkiem postępowania sądowoadministracyjnego po uprawomocnieniu się orzeczenia o uwzględnieniu skargi (wtedy, gdy pracodawca lub organ PIP nie złożył skargi kasacyjnej albo z niej nie skorzystał) jest to, że akta sprawy z sądu administracyjnego wracają do organu PIP.

W wyroku z 28 maja 2010 r. (sygn. akt II SA/Po 962/09) WSA z siedzibą w Poznaniu stwierdził, że:

Organ PIP jest związany oceną prawną określoną w wyroku sądu administracyjnego i zawartymi tam wskazaniami co do dalszego postępowania. Od nowej decyzji organu PIP pracodawcy służy droga administracyjna i kolejna skarga, co powoduje, że procedura sądowoadministracyjna może się powtórzyć.

6.6. Pośrednictwo organu, którego działania lub bezczynność są przedmiotem skargi

Pracodawca nie składa skargi bezpośrednio do sądu administracyjnego, lecz za pośrednictwem organu, którego działania lub bezczynność są jej przedmiotem (art. 54 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Organ ten ma 30 dni, w czasie których może wycofać się ze swojej decyzji, uwzględniając skargę pracodawcy w całości, w ramach autokontroli. Daje to zarówno pracodawcy, jak i organowi PIP możliwość weryfikacji decyzji bez konieczności rozpatrywania sprawy przez sąd.

6.7. Skarga kasacyjna do NSA

Od wydanego na skutek skargi orzeczenia wojewódzkiego sądu administracyjnego pracodawcy przysługuje skarga kasacyjna do NSA (art. 173 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Powinien ją wnieść w terminie 30 dni od daty doręczenia stronie odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem.

Skarga kasacyjna pracodawcy do NSA musi być oparta na uchybieniach i nieprawidłowościach postępowania wojewódzkiego sądu administracyjnego. Nie może zatem odnosić się do ewentualnych błędów popełnionych w postępowaniu administracyjnym przez organy PIP ani na ruszenia przez nie zarówno prawa materialnego, jak i procesowego, jeśli nie ma to bezpośredniego związku z wydanym wyrokiem wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Oznacza to, że skargi kasacyjnej do NSA nie można skutecznie zgłosić, jeżeli pracodawca powołuje się jedynie na wady decyzji organów PIP, mimo że miały one wpływ na treść rozstrzygnięcia sądu administracyjnego. Nawet wskazanie w skardze kasacyjnej, że organy PIP, wydając decyzję, dokonały błędnej wykładni materialnego prawa pracy lub niewłaściwie zastosowały przepisy postępowania administracyjnego, nie prowadzi do uwzględnienia skargi kasacyjnej, jeżeli wojewódzki sąd administracyjny tych zarzutów nie rozpatrywał. Niewątpliwie więc skarga kasacyjna jest środkiem bardzo sformalizowanym. Pracodawca nie może osobiście sporządzić i wnieść skargi do tego sądu, powinna być bowiem sporządzona przez adwokata lub radcę prawnego.

W skardze kasacyjnej należy wykazać naruszenie prawa materialnego bądź przepisów procesowych przez sąd administracyjny niższej instancji – poprzez „jego niewłaściwe zastosowanie”, które wywarły wpływ na treść rozstrzygnięcia (art. 174 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). NSA jest też związany podstawami i wnioskami skargi kasacyjnej, których pracodawca nie może później modyfikować (zmieniać).

6.8. Skarga na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego

Ważnym środkiem prawnym przysługującym pracodawcy niezadowolonemu z tempa postępowania sądowego jest również skarga na przewlekłość postępowania sądowego. Pracodawca musi tu jednak wykazać, że nastąpiło naruszenie jego prawa do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez sąd administracyjny.

O przewlekłości postępowania sądowoadministracyjnego orzeka się w postępowaniu wpadkowym. Pracodawca może zatem zaskarżyć wyłącznie sprawę wniesioną przeciwko inspekcji pracy, która się jeszcze nie zakończyła prawomocnym orzeczeniem sądu administracyjnego. Sam fakt przewlekłości zostaje ustalony przez sąd administracyjny w postępowaniu odrębnym i wydanym w nim orzeczeniu.

To szczególne postępowanie odbywa się w trakcie toczącego się już postępowania sądowoadministracyjnego, wszczętego na skutek skargi pracodawcy na decyzję PIP.

Po zakończeniu postępowania merytorycznego w sprawie (wydania orzeczenia przez wojewódzki sąd administracyjny) pracodawca traci uprawnienie do wniesienia skargi na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego.

7. Postępowanie w sprawach o wykroczenia

7.1. Na czym polega wykroczenie

Wykroczeniem jest czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą kary aresztu, ograniczenia wolności, grzywny do 5000 zł lub nagany (art. 1 ustawy z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń; dalej: k.w.).

Przez czyn należy rozumieć zarówno działanie (np. zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, stosowanie innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników), jak i zaniechanie (np. nieprzestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę). Natomiast społeczna szkodliwość czynu to wyrządzenie komuś krzywdy materialnej o charakterze indywidualnym lub społecznym.

Przy ocenie stopnia społecznej szkodliwości czynu uwzględnia się rodzaj i charakter naruszonego dobra, rozmiary wyrządzonej lub grożącej szkody, sposób i okoliczności popełnienia czynu, wagę naruszonych przez sprawcę obowiązków, postać zamiaru, motywację sprawcy oraz rodzaj naruszonych reguł ostrożności i stopień ich naruszenia (art. 47 § 6 k.w.).

Podstawową przesłanką odpowiedzialności za wykroczenie jest wina sprawcy. A zatem, jeśli pracodawcy nie można przypisać winy (umyślnej lub nieumyślnej), to nie odpowiada on za popełnione uchybienie, ponieważ nie można w takim przypadku mówić o wykroczeniu.

7.2. Kary za wykroczenie

Wysokość kar przewidzianych z tytułu naruszenia przepisów prawa pracy, w tym przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, regulują przepisy Kodeksu pracy. Przez wiele lat obowiązywała zasada, zgodnie z którą wysokość grzywny kształtowała się w wymiarze od 1000 zł do 30 000 zł. Jednak od 8 lipca 2026 r. wprowadzono nową wysokość kar grzywny, które wynoszą zasadniczo od 2000 zł do 60 000 zł.

Kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika przedstawiono w tabeli 3.

Tabela 3. Zmiany wysokości grzywny za przewinienia w zakresie prawa pracy

Ponadto nowelizacja wprowadziła także zmiany w ustawie z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (dalej: k.p.w.), w której została podwyższona wysokość grzywny, którą może nałożyć inspektor pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami:

• w postępowaniu mandatowym, w którym oskarżycielem publicznym jest właściwy organ PIP, grzywnę podwyższono z 2000 zł do 5000 zł (art. 96 § 1a k.p.w.),
• w przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracowniczym w warunkach recydywy grzywnę podwyższono z 5000 zł do 10 000 zł (art. 96 § 1b–1bc k.p.w.).

8. Interpretacje indywidualne GIP

Od lat PIP weryfikuje problematykę zatrudnienia na podstawie umów prawa cywilnego, które w wielu przypadkach są realizowane w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. Zmiany w ustawie o PIP to nie tylko możliwość wydawania nakazów administracyjnych w zakresie przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowie o pracę, ale również możliwość wydawania interpretacji indywidualnych przez GIP. Jest to korzystne rozwiązanie dla podmiotów zatrudniających, kiedy istnieją uzasadnione wątpliwości, czy dana formuła zatrudnienia, czyli rzeczywista organizacja pracy na podstawie umowy prawa cywilnego przypadkiem nie narusza przepisów zarezerwowanych dla pracowniczej formuły zatrudnienia.

Interpretacje indywidualne mogą być wydawane przez Głównego Inspektora Pracy na wniosek strony.

Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o PIP nie wydaje się interpretacji indywidualnej w zakresie tych elementów stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które w dniu złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy PIP lub ZUS.

Główny Inspektor Pracy wydaje interpretację indywidualną na wniosek, który powinien zawierać:

• dane identyfikujące wnioskodawcę,
• opis stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego,
• wskazanie przepisów, które mają być przedmiotem interpretacji indywidualnej,
• przedstawienie stanowiska wnioskodawcy w sprawie,
• dowód uiszczenia opłaty,
• dokumenty lub inne dowody potwierdzające przedstawione okoliczności, jeżeli wnioskodawca takimi dysponuje.

Nie można wykluczyć sytuacji, kiedy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie będzie spełniał wymogów przewidzianych przepisami. W takim przypadku GIP będzie wzywał wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeżeli braki nie zostaną usunięte w tym terminie, wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej pozostawia się bez rozpoznania.

Interpretacja indywidualna zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy z przytoczeniem przepisów prawa oraz ich wykładni. Ponadto interpretacja indywidualna zawiera opis przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz wskazanie stanowiska wraz z uzasadnieniem prawnym oraz z pouczeniem o prawie wniesienia odwołania.

Interpretację indywidualną wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Należy mieć na względzie, że wydanie interpretacji indywidualnej nie wyłącza możliwości oceny przez właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Wydanie interpretacji indywidualnej jest odpłatne. Opłata w wysokości 40 zł powinna być wniesiona wraz ze złożeniem wniosku o wydanie in terpretacji. Jeżeli w jednym wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są przedstawione odrębne stany faktyczne lub zdarzenia przyszłe, pobiera się opłatę od każdego przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.

Przepisy przewidują zwrot opłaty za wydanie interpretacji indywidualnej. Zwrot będzie dokonany wyłącznie w przypadkach, gdy:

• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przed rozpoznaniem zostanie wycofany w całości,
• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przed rozpoznaniem zostanie wycofany w części odnoszącej się do przedstawionego w nim odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego – w odpowiedniej części,
• opłata została uiszczona w kwocie wyższej od należnej – w odpowiedniej części,
• wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej będzie pozostawiony bez rozpoznania w całości.

Przepisy przewidują możliwość doręczenia interpretacji indywidualnej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku uważa się, że została wydana z zachowaniem terminu.

Należy pamiętać, że interpretacje indywidualne nie będą wiążące dla wnioskodawców. W zakresie, w jakim wnioskodawca zastosował się do interpretacji – nie może być obciążony sankcjami administracyjnymi finansowymi lub karnymi.

O ile interpretacja indywidualna nie wiąże bezwzględnie wnioskodawcy – o tyle jak najbardziej jest wiążąca dla organów PIP. Może być zmieniona albo uchylona wyłącznie w sytuacji zmiany okoliczności sprawy. Wydanie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji, od której służy odwołanie na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Przepisy dotyczące kontroli PIP

• art. 63 § 1, § 2, § 127–140 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691)
• art. 3, art. 10 ust. 2 i 3, art. 11 art. 22, art. 23, art. 24, art. 26, art. 27, art. 29, art. 30–39, art. 45 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1712; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 473)
• art. 2, art. 3, art. 209, art. 225 § 2, art. 281–283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 473)
• art. 83, art. 145, art. 154 § 1, art. 178, art. 197 § 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 846)
• art. 8a–8f ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1773)
• art. 362–367 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025 r. poz. 620; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 734)
• art. 225 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 383; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1872)
• art. 1, art. 18–21, art. 24 § 1, art. 36, art. 47 § 6 ustawy z 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 734; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1872)
• art. 12a ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 25)
• art. 19 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 97, poz. 805)
• art. 27 ustawy z 9 maja 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 236)
• art. 26 ustawy z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 437)
• art. 22 ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 567)
• art. 45–65 ustawy z 6 marca 2018 r.– Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1826)
• art. 1, art. 3, art. 5–8, art. 16–17 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni tygodnia (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 301)
• art. 1 ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473)

Autorzy

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy i prawa podatkowego, doktorantka na Wydziale Prawa Uniwersytetu Warszawskiego, autorka licznych publikacji prawniczych i pierwotnej wersji niniejszej publikacji

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od ponad 20 lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych