Kasy zapomogowo-pożyczkowe: sprawdź, co trzeba jeszcze zrobić

Termin na wdrożenie zmian upłynie 10 kwietnia 2023 r. Ustawodawca nałożył ten obowiązek nie tylko na zarząd KZP, lecz także m.in. na pracowników, pracodawców i związki zawodowe

Obowiązki związane z nowymi przepisami wprowadzonymi ustawą z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666) ciążą na wszystkich: zarządzie kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP), komisji rewizyjnej, delegatach na walne zgromadzenie, pracownikach (nie tylko wykonujących czynności na rzecz kasy), związkach zawodowych, radach pracowników, osobach, które zostały wybrane do reprezentowania załogi, jeśli u pracodawcy nie działa związek zawodowy ani rada pracowników, a nawet na samych członkach i osobach przez nich upoważnionych. Przyjrzyjmy się po kolei tym obowiązkom.

Członkowie

Każdy członek KZP został zobowiązany m.in. do złożenia oświadczenia zawierającego zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez KZP, a także do utrzymania ich w ciągłej aktualności. Zatem dotychczasowe deklaracje członkowskie oczywiście zachowują ważność jedynie pod warunkiem, że zawierają odpowiednie informacje i oświadczenia, a same dane osobowe w nich zawarte są aktualne. Treść deklaracji członkowskiej nie musi już zawierać m.in. imion rodziców lub miejsca urodzenia, ale powinna zawierać: imiona, nazwiska, numer PESEL, a także wynikające z tego numeru informacje, takie właśnie jak płeć lub data urodzenia. W przypadku gdy numer PESEL nie został nadany, to zamiast niego podaje się numer użytego do identyfikacji dokumentu tożsamości, jego rodzaj i kraj wydania. KZP musi zgromadzić także pozostałe aktualne informacje: adresy korespondencyjny i poczty elektronicznej (e-mail), numer telefonu oraz dane osoby lub osób wskazanych do otrzymania, po śmierci członka, zgromadzonych przez niego wkładów. Co ważne, te dane wynikają bezpośrednio z ustawy i nie można ich pominąć, podobnie jak obowiązku identyfikowania każdego członka czy osoby chcącej uczestniczyć w walnym zebraniu. Kasa może przyjąć, że będzie przetwarzać również inne dodatkowe dane, które będą niezbędne do uzyskania lub utrzymania członkostwa, a wynikają nie tylko z samej ustawy o KZP lub przepisów innych ustaw. Chodzi m.in. o kwestie nabycia statusu emeryta czy rencisty, oraz związane z tym daty, a także takie dane jak: wysokość wynagrodzenia, termin i rodzaj zatrudnienia, wielkość zajęć otrzymywanych wypłat, liczba członków gospodarstwa rodzinnego, ustrój majątkowy, stan cywilny czy zdarzenia dotyczące zdrowia. Warto pamiętać, że to nie pracodawca przetwarza te dane tylko KZP. Zatem to nie pracodawca decyduje, co może lub nie może być przetwarzane, ale najwyższy organ kasy, czyli właśnie walne zebranie.