Cyfrowa rewolucja w samorządach z systemem EZD RP

Samorządy wkroczyły na drogę cyfrowej transformacji. Dla wielu będzie to największe wydarzenie tej dekady. Według planów od 1 stycznia 2028 roku każda jednostka administracji publicznej będzie zobowiązana do korzystania z systemu klasy EZD do zarządzania dokumentacją.

Kluczem do transformacji jest system EZD RP, który ma przenieść papierowy obieg dokumentów do świata cyfrowego. To zmiana, która ułatwi pracę urzędnikom i przyspieszy wiele procesów, związanych z wypełnianiem dokumentów. Dodatkowo, obniży koszty, które ponoszą urzędy, bo zniknie konieczność drukowania, skanowania i przechowywania ton dokumentów. A sam system EZD RP udostępniany jest przez NASK za darmo.

EZD RP zapewni także bezpieczeństwo danych Polaków. Sami obywatele zaś zyskają większą możliwość załatwienia spraw urzędowych online.

Na razie jedna trzecia jednostek administracji publicznej korzysta z systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją, choć ten odsetek stale rośnie.

Czym jest nowoczesny urząd

System EZD RP, stworzony przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, zapewnia pełną cyfrową obsługę dokumentów. Dzięki temu coraz więcej spraw będzie można załatwić zdalnie, online i w ramach jednej platformy. Dla urzędników oznacza to między innymi, że nie będą musieli ręcznie przenosić danych między systemami, co jest zmorą administracyjnej codzienności.

Jacek Orłowski, kierownik działu współpracy z podmiotami otoczenia EZD w NASK, tłumaczy:

– EZD RP to nowoczesny system kancelaryjno-archiwalny. Można w nim gromadzić zarówno dokumenty natywnie cyfrowe, jak i te, które powstały w postaci papierowej. Bardzo ważne jest, aby zrozumieć ten punkt styku między światem zewnętrznym a obsługą spraw wewnątrz urzędu.

Dzięki odzwierciedleniu w EZD RP wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników, zwiększa się efektywność pracowników i kierownictwa jednostki. Co istotne, wdrożenie systemu w modelu chmurowym – SaaS EZD RP (software as a service, czyli oprogramowanie jako usługa) – ogranicza koszty związane z utrzymaniem infrastruktury informatycznej.

Coś więcej niż instalacja oprogramowania

Wykorzystanie EZD RP oznacza nie tyle wymianę narzędzi, co zmianę filozofii działania urzędu. To nie instalacja zwykłego programu biurowego. Proces wdrażania systemu jest znacznie bardziej złożony.

– Zainstalowanie EZD RP nie jest równoznaczne z jego wdrożeniem – zaznacza Jacek Orłowski.

Ocenia on, że sam dostęp do aplikacji to ok. 10-15 proc. pracy, którą trzeba wykonać. Wdrożenie jest w dużej mierze wyzwaniem merytorycznym, a nie technicznym. Oznacza bowiem konieczność przeszkolenia wielu pracowników, a przede wszystkim – pokonania ich barier mentalnych. To największa przeszkoda, gdy mówimy o wdrażaniu EZD RP, bo obsługiwanie dokumentów w chmurze wydaje się wciąż dość abstrakcyjnym pomysłem. Odejście od papieru oznacza porzucenie starych nawyków, co jest po prostu trudne.

– Warto jednak ten wysiłek podjąć, bo EZD RP oznacza mniej pracy i większą przejrzystość działań – podkreśla Jacek Orłowski.

System EZD RP jest zintegrowany zarówno z ePUAP-em, jak i e-Doręczeniami, co pozwala na płynną wymianę informacji między systemami. Procesy, takie jak obsługa korespondencji urzędowej, wysyłka decyzji czy potwierdzanie odbioru dokumentów, są dostępne w ramach spójnego ekosystemu.

Darmowe rozwiązanie

Dla administracji publicznej sSystem EZD RP jest darmowy. Wdrażające go jednostki administracji publicznej nie wydadzą nawet złotówki, otrzymując bezpłatnie nie tylko wsparcie przy wdrożeniu i infrastrukturę chmurową (jeśli się na nią zdecydują), ale też szkolenia dla pracowników.

– EZD RP zostało zbudowane w ramach unijnego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Aplikacja jest własnością Skarbu Państwa i jest udostępniana na licencji freeware – to znaczy, że każdy może ją zainstalować i używać bez dodatkowych opłat – mówi Jacek Orłowski.

Przy czym licencja jest adhezyjna, co oznacza, że aby używać oprogramowania, trzeba zaakceptować jej warunki.

NASK nie pobiera żadnych opłat za aktualizację czy nowe moduły, ponieważ te działania finansowane są przez ministra cyfryzacji. Należy jednak pamiętać o różnicach przy specyficznych modelach wdrożenia.

– Podmioty, które decydują się na wdrożenie on-premise lub w chmurze prywatnej, muszą zapewnić we własnym zakresie infrastrukturę oraz specjalistów do zarządzania nią. Do efektywnej pracy w EZD RP potrzebne jest też wyposażenie punktów kancelaryjnych – dodaje Jacek Orłowski.

Darmowy dostęp do systemu jest szeroki, ale nie nieograniczony. Co do zasady z pomocy NASK mogą korzystać podmioty publiczne w rozumieniu ustawy o informatyzacji. Wyjątkiem są m.in. spółki prawa handlowego zakładane przez samorządy czy też inne podmioty niepubliczne, takie jak samorządy zawodowe czy spółki Skarbu Państwa. Wynika to z faktu, że prace NASK są finansowane ze środków publicznych i w wypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą pojawiałoby ryzyko zaistnienia niedozwolonej pomocy publicznej.

Otwartość na rynek i integratorów

Architektura EZD RP zakłada możliwość współpracy z innymi narzędziami informatycznymi. Aplikacje dziedzinowe lub oprogramowanie wykorzystywane w urzędzie mogą być integrowane z EZD RP poprzez API. Jak tłumaczy Jacek Orłowski, jest to specjalny interfejs programistyczny, dzięki któremu można pobierać z EZD pewne dane lub je w nim zapisywać. Aby ułatwić to zadanie, wszystkim chętnym programistom udostępniane jest bezpłatnie środowisko deweloperskie, tzw. piaskownica API EZD RP, która pozwala na dostęp do zasobów systemu i realizację operacji na danych.

Bezpieczeństwo w cieniu wojny hybrydowej

Współczesna administracja jest coraz częściej narażona na cyberataki. Polska jako państwo frontowe uczestniczy w wojnie hybrydowej. W tym kontekście centralizacja systemu w chmurze staje się atutem.

– Myślę, że to właśnie takie rozwiązania jak EZD RP w chmurze dają największe bezpieczeństwo. Małych jednostek – szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej – nigdy nie będzie stać na zabezpieczenia, jakie ma chmura dostarczana przez Centralny Ośrodek Informatyki (COI) czy NASK – stwierdza Jacek Orłowski.

Gwarancja wysokiego poziomu ochrony danych przed cyberzagrożeniami to jeden z najważniejszych argumentów za wdrożeniem EZD RP. W dobie wysokiego ryzyka cyberataków zabezpieczenie danych Polaków i administracja odporna na ingerencję hakerów mają znaczenie strategiczne.

Jednak korzyści jest znacznie więcej. Przede wszystkim samorządy mogą liczyć na realne oszczędności wynikające z braku kosztów licencyjnych, ograniczenia zużycia papieru, mniejszej liczby sprzętu biurowego i niższych kosztów archiwizacji. Wprowadzenie jednolitego systemu to także milowy krok w stronę przejrzystości i spójności nowoczesnego e-państwa, co przekłada się na efektywność pracy urzędników i komfort obywateli.

PO

Więcej na www.ezdrp.gov.pl/kpo

Partner