Jak zorganizować w jednostce budżetowej przejęcie kasy i odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie

Pytanie: W instrukcji gospodarki kasowej jednostki nie ma wzoru oświadczenia kasjera o przyjęciu kasy i odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Czy do obciążenia kasjera pełną odpowiedzialnością materialną wystarczy podpisanie przez niego takiego oświadczenia? Jak prawidłowo udokumentować przejęcie kasy?

Odpowiedź:

Samo podpisanie przez kasjera oświadczenia o przyjęciu pełnej odpowiedzialności materialnej nie wystarczy. Podstawowe znaczenie ma prawidłowe powierzenie mu kasy z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Kasjer powinien rzeczywiście przejąć powierzone składniki majątkowe, znać ich stan oraz mieć zapewnione warunki umożliwiające ich zabezpieczenie.

Przejęcie kasy najlepiej udokumentować protokołem przekazania i przejęcia kasy, sporządzonym po ustaleniu stanu gotówki oraz innych znajdujących się w niej wartości. Oświadczenie kasjera stanowi dodatkowe potwierdzenie przyjęcia obowiązków i odpowiedzialności, a jego wzór może być załącznikiem do instrukcji gospodarki kasowej.

Przesłanki z kodeksu pracy

Zgodnie z art. 124 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Na takich samych zasadach może odpowiadać za inne prawidłowo powierzone mu składniki majątkowe.

Odpowiedzialność kasjera nie powstaje jednak wyłącznie na podstawie podpisanego oświadczenia. Sąd Najwyższy wskazał, że samo pisemne oświadczenie pracownika o przyjęciu odpowiedzialności za mienie pracodawcy nie wystarcza do stwierdzenia istnienia tej odpowiedzialności. Decydujące jest prawidłowe powierzenie mienia. Pracownik może przy tym odpowiadać na podstawie art. 124 k.p. również wtedy, gdy nie podpisał odrębnej deklaracji, jeżeli mienie zostało mu rzeczywiście i prawidłowo powierzone (por. wyrok SN z 22 sierpnia 2019 r., I PK 103/18).