Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 15

I. UBEZPIECZENIA

Zmiany w systemie ubezpieczeń społecznych od 18 września 2021 r.

Od 18 września 2021 r. obowiązują pierwsze zmiany przepisów, wprowadzone na mocy ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Od tej daty wchodzą w życie zmienione zasadniczo przepisy z zakresu ubezpieczeń i składek, dotyczące m.in.: dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, zasad obejmowania ubezpieczeniami wspólników jednoosobowych spółek z o.o. oraz spółek osobowych, zasad ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe i przekazywania do ZUS danych w informacji ZUS IWA. Znowelizowane przepisy zasiłkowe w najszerszym zakresie zaczną obowiązywać od 2022 r.

Data wejścia w życie ustawy reformującej system ubezpieczeń społecznych i zasiłków to zasadniczo 18 września 2021 r. – jednak z licznymi wyjątkami, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2022 r., 1 kwietnia 2022 r. i 1 stycznia 2023 r. Poniżej zostały omówione zmiany obowiązujące płatników składek od 18 września br.

Obejmowanie ubezpieczeniami wspólników spółek handlowych

W stanie prawnym obowiązującym od 18 września 2021 r. ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu obligatoryjnie podlegają odpowiednio:

• wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – w okresie od dnia wpisania spółki do KRS albo od dnia nabycia udziałów w spółce do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia wszystkich udziałów w spółce, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności przez spółkę zostało zawieszone,
• wspólnicy spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej – w okresie od dnia wpisania spółki do KRS albo od dnia nabycia ogółu praw i obowiązków w spółce do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia ogółu praw i obowiązków w spółce, z wyłączeniem okresu, na który działalność spółki została zawieszona.

Przed nowelizacją przepisów wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o., jawnych, partnerskich oraz komandytowych podlegali obowiązkowi ubezpieczeń społecznych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia jej zaprzestania, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone na podstawie art. 36aa ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz regulacji ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Przedstawiona modyfikacja:

• jest zgodna z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego oraz wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 25 września 2014 r. (SK 4/12);
• ma na celu wyeliminowanie wątpliwości co do daty objęcia ww. wspólników obowiązkiem opłacania składek ZUS. Wskazuje na to uzasadnienie do projektu ustawy nowelizującej dostępne na stronie internetowej www.sejm.gov.pl, w którym wskazano, że: Wątpliwości wynikają z rozbieżności dat pomiędzy byciem wspólnikiem a rozpoczęciem działalności gospodarczej. Konsekwencją tego jest próba unikania przez niektórych wspólników opłacania składek na ubezpieczenia społeczne;
• oznacza uzależnienie obowiązku ubezpieczeń od statusu wspólnika wspomnianych wyżej spółek handlowych, co pozwoli zniwelować ewentualne próby obchodzenia obowiązku ubezpieczeniowego i stosować jednakowe regulacje w stosunku do wszystkich wymienionych wspólników.

PRZYKŁAD

Mieszkający w Łodzi 32-latek od 1 lutego 2021 r. założył spółkę z o.o., w której posiada 100% udziałów. Do 17 września 2021 r. nie był zgłoszony z tego tytułu do ubezpieczeń w ZUS, gdyż spółka nie prowadziła faktycznie żadnej działalności gospodarczej i nie przynosiła przychodów, a 32-latek jako jedyny jej wspólnik właściwie nie zajmował się nią, bo zlecił wszystkie sprawy formalne pełnomocnikowi. W myśl zmienionych przepisów mimo opisanych okoliczności powinien on być obecnie objęty ubezpieczeniami w ZUS.

Z uwagi na brak przepisów przejściowych dotyczących nowych zasad podlegania ubezpieczeniom w ZUS przez wspólników jednoosobowych spółek z o.o., spółek jawnych, partnerskich oraz komandytowych, za zasadny należy uznać pogląd, że w rozstrzyganym przypadku zgłoszenie do ZUS powinno nastąpić z datą od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli od 18 września 2021 r.

Warto podkreślić, że interpretację zgodną z obecną zawartością przepisów ustawowych ZUS stosował już od dawna – skutkowało to licznymi sporami, które musiały być rozstrzygane przez sąd. Wprowadzoną zmianę należy zatem traktować raczej jako uściślenie przepisów niż zasadniczą modyfikację obecnej praktyki.

Rozszerzenie kręgu osób objętych dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym

Od 18 września 2021 r. grono osób podlegających na swój wniosek dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu poszerzyło się o osoby współpracujące z przedsiębiorcami korzystającymi z tzw. ulgi na start (czyli z 6-miesięcznego okresu niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym). Przypomnijmy, że osoby te zostały wyłączone z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego – od 1 października 2018 r. na mocy przepisów ustawy z 3 lipca 2018 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Przykład

31-letni mieszkaniec powiatu bełchatowskiego od 3 miesięcy prowadzi działalność gospodarczą jako fotograf i korzysta z ulgi na start. Jego małżonka, która od dłuższego czasu nie posiada żadnego źródła przychodu, od początku pomaga mu w obróbce zdjęć i obsłudze klientów. Na tę okoliczność została zgłoszona przez męża do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako osoba współpracująca. Chciała zostać objęta również dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, ale w jej przypadku taka możliwość pojawiła się dopiero od 18 września 2021 r. Jeśli z niej skorzysta, będzie mogła już od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego uzyskać prawo np. do zasiłku opiekuńczego lub macierzyńskiego. Zasiłek chorobowy będzie jej przysługiwał zasadniczo po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (chyba że spełnia warunki do uzyskania zasiłku bez tzw. okresu wyczekiwania).

Zmiany w zakresie kontroli ZUS

Ustawodawca zdecydował się poczynić pewne modyfikacje także w zasadach przeprowadzania kontroli płatników składek. Wskutek nich od 18 września 2021 r.:

• z przepisów jasno wynika prawo inspektora kontroli ZUS do wzywania świadków i innych uczestników procesu kontrolnego na przesłuchanie – ustawodawca tłumaczył potrzebę jego wprowadzenia tym, że:

– utrwalony pogląd w orzecznictwie administracyjnym, w świetle którego kontrola nie jest postępowaniem administracyjnym, uzasadnia poprzedzenie prawa przesłuchiwania świadków i innych uczestników procesu kontroli prawem wzywania do czynności złożenia zeznań przez inspektora kontroli ZUS,

– dotychczasowa praktyka pokazywała, że płatnicy składek niekiedy kwestionowali prawo do wzywania przez inspektorów kontroli ZUS uczestników postępowania kontrolnego;

• protokół kontroli musi być podpisywany imieniem i nazwiskiem kontrolera (nie jest już wymagana pieczątka);
• umożliwiono doręczanie protokołu kontroli w formie elektronicznej w razie żądania takiej formy doręczenia przez płatnika składek;
• wszelkie zmiany protokołu powinny następować w formie aneksu, w stosunku do którego płatnik składek w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania ma prawo złożyć zastrzeżenia, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.

Również w przypadku większości zmian w zakresie kontroli ZUS charakter nowelizacji jest raczej porządkujący i uściślający. Zmiany są zasadniczo zgodne z dotychczasową praktyką organu.

Nowe reguły naliczania odsetek za zwłokę w opłacaniu składek ZUS

Po zmianach przepisów od 18 września 2021 r. odsetek za zwłokę od należności składkowych nie uiszcza się:

• jeżeli ich wartość nie przekroczy 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (a więc do końca 2021 r. kwoty 28 zł);
• od nieopłaconych w terminie składek, z przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia;
• od nieopłaconych w terminie składek, jeżeli ich nieopłacenie wynika z:

– błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń,

– zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, z uwzględnieniem art. 34 ust. 15 ustawy – Prawo przedsiębiorców,

– zastosowania się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie,

– zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie (przez utrwaloną praktykę interpretacyjną należy rozumieć wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów prawa dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym).

ZUS zawiadomi płatnika składek o kwocie nieopłaconych w terminie składek z przyczyn leżących po stronie organu rentowego oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. W razie niedochowania przez płatnika tego terminu odsetki za zwłokę będą naliczane za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca nie naliczył we wrześniu 2020 r. składek ZUS od świadczenia pozapłacowego przyznanego kilkunastu jego pracownikom, stosując się do treści otrzymanego z ZUS pisma, które potwierdzało możliwość wyłączenia z podstawy oskładkowania wartości wspomnianego świadczenia. W lipcu 2021 r. ZUS skontrolował przedsiębiorcę i uznał, że ww. świadczenie powinno jednak zostać oskładkowane, wydając w tym zakresie decyzję.

20 września 2021 r. ZUS zawiadomił płatnika o kwocie zaległości z tytułu składek oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni.

Wariant I

Płatnik nie odwołał się od decyzji ZUS i opłacił zaległość składkową 4 października 2021 r. W takim stanie rzeczy, pomimo obowiązku opłacenia zadłużenia składkowego, płatnik został zwolniony z obowiązku uiszczenia odsetek (mimo że ich wartość przekracza kwotę 28 zł).

Wariant II

Płatnik nie opłacił zadłużenia, ponieważ nie zgadza się z decyzją ZUS, i złożył od niej odwołanie. Jeżeli w wyniku postępowania odwoławczego sąd uzna, że składki nie są należne, płatnik w ogóle nie będzie miał obowiązku ich opłacenia – ani w części głównej należności, ani w części odsetkowej.

Jeżeli jednak płatnik przegra sprawę przed sądem, odsetki od zadłużenia będą należne za cały okres – licząc od dnia powstania zaległości (dzień wymagalności składek) do dnia ich opłacenia.

Do 17 września 2021 r. od nieopłaconych w terminie składek należne były odsetki za zwłokę:

• niezależnie od przyczyny powstania zadłużenia względem ZUS (a zatem płatnik składek nie mógł powoływać się na to, że nie ponosi winy za nieopłacenie należności składkowych w terminie, gdyż regułą było naliczanie odsetek z mocy prawa bez względu na okoliczności),
• o ile ich wartość przekraczała kwotę 6,60 zł.

Zwrot nienależnych składek ZUS i świadczeń

Nowelizacja ustawy systemowej przewiduje także od 18 września 2021 r. nowe rozwiązania w zakresie zwracania nienależnych składek i świadczeń.

Tabela 1. Obowiązujące od 18 września 2021 r. zmiany dotyczące zwrotów nienależnych świadczeń i składek ZUS

PRZYKŁAD

Spółka jawna z Krakowa wskutek pomyłki w 2017 r. przekazała do ZUS na druku ZUS Z-3 błędne informacje, przez co jej pracownik uzyskał zawyżony zasiłek chorobowy. Po skontrolowaniu w październiku 2021 r. spółki ww. pomyłka wyszła na jaw. W rezultacie ZUS zobowiązał spółkę do zwrócenia (wraz z odsetkami) nienależnej części zasiłku za cały okres, w którym świadczenie to było zawyżone. W okresie poprzedzającym nowelizację, do 17 września 2021 r., dyskusyjne było, za jak długi okres wypłacone ubezpieczonemu nienależne lub zawyżone świadczenia podlegają zwrotowi przez płatnika składek lub inny podmiot, który przekazał nieprawdziwe dane, wskutek czego doszło do nienależnej wypłaty. Różnice w odmiennej interpretacji tego zagadnienia zdarzały się także w orzecznictwie sądowym, gdy składy orzekające stwierdzały niekiedy, że ZUS nie może żądać zwrotu nienależnie pobranych świadczeń za okres dłuższy niż ostatnie 3 lata.

Przedawnienie składek ZUS

Po zmianie przepisów, w sytuacji gdy ogłoszenie upadłości nastąpiło przed rozpoczęciem biegu terminu przedawnienia, bieg tego terminu rozpocznie się od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego. Ponadto bieg terminu przedawnienia nie rozpocznie się, a rozpoczęty ulegnie zawieszeniu od dnia objęcia restrukturyzacją należności z tytułu składek, o których mowa w art. 160 ustawy z 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, do dnia zapłaty ostatniej raty, w przypadku rozłożenia na raty, lub do dnia zapłaty – w przypadku odroczenia terminu płatności.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. z Kielc zawarła z ZUS umowę o odroczenie płatności należności z tytułu składek. Zanim nastąpi termin zapłaty odroczonej należności składkowej, przypadający 30 listopada 2021 r., ogłoszono upadłość spółki. Postanowienie o zakończeniu postępowania upadłościowego uprawomocni się 8 listopada 2021 r. W tej sytuacji bieg terminu przedawnienia składek objętych podpisaną z ZUS umową ponownie zacznie biec dopiero od 9 listopada 2021 r. (w okresie trwania postępowania upadłościowego bieg terminu będzie zawieszony).

Od 1 stycznia 2022 r. bieg terminu przedawnienia zadłużenia składkowego będzie także podlegał zawieszeniu od pierwszego dnia miesiąca, w którym nastąpiło rozpoczęcie potrąceń ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych przez ZUS lub podjęcie pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności z tytułu składek, o której dłużnik został zawiadomiony, do ostatniego dnia miesiąca, w którym zakończono potrącenia, lub do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego.

Umarzanie należności składkowych oraz cywilnoprawnych

Zmodyfikowane regulacje, które weszły w życie 18 września 2021 r., stanowią, że:

• katalog przesłanek wystąpienia całkowitej nieściągalności warunkującej umorzenie należności składkowych został poszerzony, wskutek czego obecnie „całkowita nieściągalność” zachodzi także w sytuacji, gdy ogłoszono upadłość, o której mowa w części III w tytule V ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe, tj. wobec osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej;
• z mocy prawa (bez obowiązku wydawania decyzji ZUS) umorzeniu podlegają należności z tytułu składek, w przypadku gdy:

– nastąpiło wyrejestrowanie płatnika składek oraz ubezpieczonych, a wysokość składek nie przekracza wysokości 10-krotności kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

– dłużnik zmarł, a wysokość składek nie przekracza wysokości 10% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym datę zgonu dłużnika;

• do składek finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek nie stosuje się zasad umarzania określonych w art. 28 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, z wyłączeniem przypadku ogłoszenia upadłości, o której mowa w części III w tytule V ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe.

Ponadto nowelizacja stanowi, że ZUS może umarzać w całości albo w części, odraczać spłatę lub rozkładać na raty przypadające mu należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny (dotyczy to np. zasądzonych na rzecz ZUS kosztów zastępstwa procesowego czy dłużników rzeczowych, czyli właścicieli nieruchomości, na których jest wpisana hipoteka). Umorzenie takie może następować z urzędu (w przypadkach określonych w art. 77a ust. 2 ustawy systemowej) lub na wniosek dłużnika (w okolicznościach wskazanych w art. 77a ust. 4 ustawy systemowej). Warto wskazać, że kryteria umorzenia, wprowadzone na mocy omawianej nowelizacji, zostały sformułowane w niektórych przypadkach bardzo ogólnie, pozostawiając ZUS znaczną swobodę w ocenie, czy w konkretnej sytuacji może zostać przyznane umorzenie.

Tabela 2. Przesłanki umorzenia należności cywilnoprawnych na rzecz ZUS

* Należności mogą być umarzane w całości.

** Należności w tym przypadku mogą być umarzane w części. Termin spłaty całości albo części należności może zostać odroczony lub płatność całości albo części należności może zostać rozłożona na raty.

Wznowienie wykonywania działalności gospodarczej

W omawianej nowelizacji ustawodawca doprecyzował, że wznowienie wykonywania działalności gospodarczej po zawieszeniu nie wymaga ponownego zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego, a w przypadku osób, które do dnia zawieszenia działalności podlegały dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu – także do tego ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Anna B. prowadzi działalność gospodarczą, którą zawiesiła na okres od 1 stycznia 2021 r. do 31 marca 2022 r. Załóżmy, że działalność zostanie wznowiona z upływem terminu, na który została zawieszona (czyli od 1 kwietnia 2022 r.).

Wariant I

Anna B. przed zawieszeniem działalności gospodarczej podlegała dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Nadal chce być nim objęta. W tej sytuacji wszystkie jej ubezpieczenia społeczne (w tym ubezpieczenie chorobowe) ulegną „wznowieniu” wraz ze wznowieniem działalności. Anna B. nie musi dokonywać w tym zakresie żadnych dodatkowych czynności.

Wariant II

Anna B. przed zawieszeniem działalności gospodarczej nie podlegała dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Chciałaby jednak zostać nim objęta w okresie od dnia wznowienia działalności. W tej sytuacji będzie musiała złożyć do ZUS 2 formularze, dzięki którym zmieni swój schemat podlegania ubezpieczeniom społecznym (z podlegania bez ubezpieczenia chorobowego na podleganie razem z ubezpieczeniem chorobowym):

ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,

ZUS ZUA – ponowne zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli przedsiębiorczyni złoży wskazane formularze do 8 kwietnia 2022 r. (czyli w 7-dniowym terminie, licząc od dnia wznowienia działalności), to będzie podlegała ubezpieczeniu chorobowemu od 1 kwietnia 2022 r. Jeśli zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego zostanie przekazane później, to będzie ona podlegała temu ubezpieczeniu od dnia złożenia wniosku w ZUS (niezależnie od tego, jaka data objęcia ubezpieczeniem chorobowym została wskazana w formularzu).

Wariant III

Anna B. przed zawieszeniem działalności gospodarczej była objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Po wznowieniu działalności nie chce jednak nadal mu podlegać. W tej sytuacji musi dokonać wyrejestrowania ze wszystkich ubezpieczeń (formularz ZUS ZWUA) i przeprowadzić ponowne zgłoszenie do ubezpieczeń obowiązkowych, bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (formularz ZUS ZUA). Jeżeli nie wykona tych czynności, będzie nadal traktowana jako osoba podlegająca ubezpieczeniu chorobowemu. Od 18 września 2021 r. samo zaprzestanie opłacania składek na to ubezpieczenie nie wystarczy, aby wyłączyć przedsiębiorczynię z tego ubezpieczenia. Bez złożenia wyrejestrowania z ubezpieczenia chorobowego składki na to ubezpieczenie są traktowane jako należne i będą przymusowo dochodzone przez ZUS.

Pobieranie dokumentów dotyczących danych zgromadzonych w systemie teleinformatycznym ZUS

Na mocy nowych rozwiązań płatnik składek, ubezpieczony oraz pobierający świadczenia z ubezpieczeń społecznych lub inne świadczenia wypłacane przez ZUS, który posiada profil PUE ZUS, może samodzielnie pobrać dokument potwierdzający jego dane zgromadzone w systemie teleinformatycznym ZUS.

ZUS:

• określi zakres danych możliwych do samodzielnego pobrania,
• umożliwi weryfikację tego dokumentu przez udostępnioną stronę internetową.

Pobrany dokument elektroniczny będzie mógł być wykorzystywany w postaci dokumentu elektronicznego potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS lub w formie wydruku. Będzie posiadał moc zrównaną z mocą dokumentu wydanego przez ZUS, jeżeli jego weryfikacja zostanie dokonana za pomocą wskazanej przez ZUS strony www.

Podpisywanie dokumentów przekazywanych do ZUS

Począwszy od 18 września 2021 r., dokumenty elektroniczne – zgłoszeniowe i rozliczeniowe, oraz ich korekty mogą być podpisywane, tak jak przed nowelizacją, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

Modyfikacje odnoszące się do składki wypadkowej

Znowelizowane przepisy zmieniają kilka reguł dotyczących ustalania stopy procentowej składki wypadkowej.

Tabela 3. Nowe zasady wyznaczania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe

PRZYKŁAD

Firma z Pabianic zajmująca się działalnością budowlano-remontową na rok składkowy trwający od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r. ma ustaloną stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 1,7%. 1 października 2021 r. firma została przejęta przez spółkę z Łodzi, która opłaca składkę wypadkową w wysokości 2%. W związku z tym przejęciem spółka z Łodzi, w stanie prawnym obowiązującym do 17 września 2021 r., po przejęciu firmy z Pabianic mogłaby zdecydować się na opłacanie składki wypadkowej na poziomie 1,7%. Gdyby ZUS w toku kontroli spółki zakwestionował takie postępowanie, miałaby możliwość odwołania się do sądu. Jednak od 18 września 2021 r. przepisy wyraźnie nakazują, aby w omawianym przypadku spółka w dalszym ciągu opłacała 2% składkę na ubezpieczenie wypadkowe.

Zmiany dotyczące rent i emerytur

Warto też zwrócić uwagę na zmiany w zakresie rent i emerytur, które weszły w życie od 18 września 2021 r. Nie odnoszą się one co prawda do obowiązków płatników, ale docelowo dotyczą lub będą dotyczyć licznej grupy osób, w tym obecnych pracowników.

Tabela 4. Obowiązujące od 18 września 2021 r. modyfikacje przepisów z zakresu rent i emerytur

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 3–4, pkt 6–10, pkt 14, pkt 17, pkt 27, pkt 29–31, art. 3, art. 5, art. 23 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 6 ust. 1 pkt 5a, art. 13 pkt 4a i 4b, art. 23–24, art. 28, art. 36a ust. 4, art. 47a, art. 50 ust. 4d–4h, art. 77a, art. 84, art. 87, art. 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 25a ust. 2 pkt 2, ust. 2a–2b, art. 57 ust. 1 pkt 3 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 291; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 28 ust. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

• art. 2–3, art. 6, art. 8, art. 27, art. 29, art. 32–33, art. 35 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych – j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621

Mariusz Pigulski

specjalista z zakresu kadr i płac

II. PRAWO PRACY

Zawarcie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem – obowiązki pracodawcy

Zawarcie kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem może oznaczać pewne odciążenie w obowiązkach pracodawcy. W razie bezzwłocznego zatrudnienia takiego pracownika nie ma potrzeby pozyskiwania od niego danych osobowych wymaganych od kandydata do pracy. Zatrudnienie na dotychczasowym stanowisku pracy może oznaczać brak konieczności przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich i szkoleń bhp.

Pracodawcy mogą mieć wątpliwości co do sposobu postępowania przy przedłużeniu zatrudnienia pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę. Pracodawca może zdecydować się na zastosowanie:

• umowy na okres próbny,
• umowy na czas określony,
• umowy na czas nieokreślony.

Co do zasady umowa o pracę na okres próbny jest jednorazowo zawierana przez te same strony. Tylko w wyjątkowych przypadkach między tymi samymi stronami istnieje możliwość zawarcia ponownej umowy na okres próbny. Dotyczy to sytuacji:

• gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy niż dotychczas,
• po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy. W tym przypadku dopuszczalne jest 1-krotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.

Niezależnie od tego, czy pracodawca ponownie zatrudni pracownika na podstawie umowy na czas określony czy na czas nieokreślony, mogą powstać wątpliwości co do niezbędnych formalności, jakie powinny być dopełnione przez strony. Wątpliwości mogą dotyczyć w szczególności takich kwestii, jak konieczność zakładania nowej dokumentacji pracowniczej, ponownego odbierania od pracownika oświadczeń w sprawie danych osobowych, kierowania go na profilaktyczne badania lekarskie oraz szkolenie bhp, wydawania świadectwa pracy w związku z ustaniem wcześniejszej umowy.

Dane osobowe – oświadczenia oraz kwestionariusze osobowe

Każdy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych określonych w Kodeksie pracy oraz w przepisach szczególnych. Dane te uzupełniane są o dodatkowe informacje – jakich można żądać od osoby, która już została zatrudniona.

Tabela. Dane osobowe, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika

Należy pamiętać, że powyższe dane osobowe udostępniane są pracodawcy w formie oświadczenia osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz osoby już formalnie zatrudnionej (pracownika). W praktyce stosowane są kwestionariusze osobowe, przy czym zakres danych osobowych powinien być tożsamy z tym, co wynika z przepisów prawa pracy lub przepisów szczególnych.

W praktyce pracodawca może zastanawiać się, czy przy zawieraniu kolejnej umowy o pracę z tą samą osobą konieczne będzie ponowne pobieranie oświadczeń o danych osobowych. Przepisy nie rozstrzygają powyższego problemu w sposób bezpośredni. Należy jednak przyjąć, uwzględniając kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, że nie ma obowiązku ponownego pozyskiwania oświadczeń od pracownika – zarówno przed nawiązaniem kolejnej umowy, jak i po tym, gdy zostanie ona zawarta.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na podstawie 3-miesięcznej umowy na okres próbny, po której ma być zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony. W ostatnim tygodniu zatrudnienia na podstawie umowy próbnej uległ zmianie jego adres zamieszkania. W powyższej sytuacji należy przyjąć, iż obowiązkiem pracownika będzie złożenie oświadczenia uzupełniającego, wskazującego nowy adres zamieszkania. Oświadczenie to powinno zostać złożone po nawiązaniu nowej umowy o pracę.

Wstępne badania lekarskie

Badanie lekarskie należy zaliczyć do szczególnego rodzaju środków profilaktycznych – pozwalających na niedopuszczenie do pracy osoby, która ze względów zdrowotnych danych czynności nie powinna wykonywać. Celem badań profilaktycznych jest ochrona zdrowia i życia pracownika, ograniczenie wystąpienia ryzyka związanego z wypadkami przy pracy czy wystąpienia choroby zawodowej.

Przyjmowanie do pracy wiąże się z obowiązkiem zapewnienia badań wstępnych. Nie zawsze przeprowadzanie takich badań jest konieczne. Pracodawca zwolniony jest z obowiązku wystawiania skierowania na badania wstępne, gdy ponownie przyjmuje do pracy pracownika:

• na to samo stanowisko – lub stanowisko o takich samych warunkach pracy,
• w terminie 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy.

Jak już wspomniano, podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienia profilaktycznych badań lekarskich jest Kodeks pracy. W okresie epidemii COVID-19 wprowadzono jednak dodatkowe, bardziej elastyczne rozwiązania, których źródłem jest ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – której przepisy szczególne mają pierwszeństwo w stosowaniu. Przewiduje ona, iż wynikający z Kodeksu pracy okres 30-dniowy między rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniej umowy w przypadku ponownego przyjęcia do pracy tego samego pracownika przez tego samego pracodawcę ulega wydłużeniu do 180 dni – w stosunku do osób zatrudnianych na stanowiskach innych niż administracyjno-biurowe. Ponadto przepisy szczególne przewidują, iż w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudniane na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na stanowisku administratora strony internetowej na podstawie miesięcznej umowy na okres próbny. Bezpośrednio po rozwiązaniu tej umowy będzie zawierana nowa umowa na 2-miesięczny okres próbny – pracownik będzie wykonywał zadania związane z obsługą zakładowej serwerowni. W powyższej sytuacji pracodawca może zawrzeć kolejną umowę na okres próbny, powinien równocześnie skierować pracownika na badania wstępne. Wynika to z modyfikacji zakresu obowiązków oraz warunków środowiska pracy.

Nawet niewielka w ocenie pracodawcy zmiana warunków wykonywania pracy w ramach kolejnej umowy o pracę może uzasadniać skierowanie pracownika na badanie profilaktyczne. Warto każdy przypadek indywidualnie skonsultować z podstawową jednostką służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę.

Wstępne szkolenia bhp

Pracownik, zwłaszcza pracodawcy prywatnego, nie może być dopuszczony do pracy, do wykonywania której nie posiada wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, jak również dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem zapewnienie przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie kolejnej umowy powinien pamiętać, że szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. Przyjmuje się, że bezpośredniość zostanie zachowana, gdy z pracownikiem od dnia następnego po dniu rozwiązania umowy poprzedniej zostanie zawarta umowa kolejna. Wydaje się, że w grę może również wchodzić przerwa weekendowa czy świąteczna.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na podstawie 3-miesięcznej umowy na okres próbny na stanowisku robotniczym. Dopuszczenie do pracy poprzedziło szkolenie wstępne zrealizowane w ramach instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Uwzględniając zmniejszenie zapotrzebowania na pracę w okresie epidemii COVID-19, pracodawca nie zawarł z pracownikiem bezpośrednio po umowie próbnej kolejnej umowy. Została ona zawarta po 3 miesiącach. W powyższym przypadku wymóg bezpośredniości nie został zachowany, a obowiązkiem pracodawcy, niezależnie od faktu zatrudnienia pracownika na tym samym stanowisku, było zapewnienie szkolenia w dziedzinie bhp.

Urlop wypoczynkowy a kontynuacja zatrudnienia

Urlop wypoczynkowy nabywany jest niezależnie od rodzaju zawartej umowy i powinien być wykorzystany w naturze – w formie czasu wolnego, przypadającego na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Wyjątkową sytuacją, kiedy urlop nie będzie wykorzystany w naturze, jest niewykorzystanie urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy – wówczas pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłacenia ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, gdy strony trwającego stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania przez pracownika w stosunku pracy nawiązanym na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie wypłaca się w razie wystąpienia następujących przesłanek:

• kontynuacji zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę (nie musi to być umowa taka sama jak wcześniej – umowa na czas określony),
• nawiązania kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej (przyjmuje się, że wymóg bezpośredniości nie zostaje naruszony w przypadku przerwy weekendowej oraz ewentualnych dni świątecznych wolnych od pracy),
• ustalenia między stronami, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w naturze w trakcie kolejnej umowy o pracę.

Przykład

Pracownik do 31 października 2021 r. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony. Pracodawca ma zamiar zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od 2 listopada 2021 r. W październiku 2021 r. strony uzgodniły, że urlop wypoczynkowy przysługujący z tytułu wcześniejszej umowy zostanie wykorzystany w ramach umowy obowiązującej od listopada. Powyższe ustalenia są zgodne z przepisami i zwalniają pracodawcę z obowiązku wypłaty ekwiwalentu za urlop, który nie został wykorzystany w ramach umowy wcześniejszej.

Dokumentacja pracownicza a ponowne zatrudnienie

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, co łącznie składa się na dokumentację pracowniczą. Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, należy kontynuować prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Powyższa zasada ma zastosowanie w sytuacji, gdy ponowne zatrudnienie pracownika nastąpi w ciągu 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończeniu uległo zatrudnienie wcześniejsze.

Świadectwo pracy a kolejne zatrudnienie

Pracodawca decydując się na zatrudnienie pracownika na podstawie kolejnej umowy może mieć wątpliwość, czy powinien sporządzić i wydać pracownikowi świadectwa pracy. Ma tutaj zastosowanie zasada, zgodnie z którą w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy – w sytuacji, gdy nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto pamiętać, że powyższy wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Zawiadomienie PIP o zawarciu pozalimitowej umowy o pracę

Wśród umów o pracę na czas określony można wyróżnić takie, które nie podlegają limitom zarówno ilościowym, jak i w zakresie dopuszczalnego czasu trwania. W typowych przypadkach pracodawca ma prawo z tym samym pracownikiem zawrzeć maksymalnie 3 umowy na czas określony – na łączny okres 33 miesięcy. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy umowa na czas określony jest zawierana w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

W sytuacji gdy pracodawca wykaże rzeczywiste obiektywne przyczyny leżące po jego stronie uzasadniające zawieranie takich umów (pozalimitowych), może w praktyce zatrudniać pracowników na czas określony poza limitami – nawet przez długi przedział czasu.

W sytuacji gdy wcześniejsze umowy na czas określony nie były zawierane w warunkach istnienia przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy – a kolejna umowa będzie umową terminową, towarzyszą jej przyczyny obiektywne i tym samym nie będzie zaliczana do limitu umów na czas określony, obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie właściwej miejscowo jednostki organizacyjnej PIP o zawarciu nowej umowy – w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy pozalimitowej. Informacja może być przekazana w 1 z 2 form – pisemnej lub elektronicznej.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 221, art. 25, art. 251, art. 29, art. 945, art. 97, art. 229, art. 237³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162),

• art. 12a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535).

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy przy planowaniu czasu pracy pracodawca powinien uwzględnić, że pracownik podjął naukę

PROBLEM

Nasza spółka jest właścicielem stacji benzynowej, gdzie pracuje się w systemie dwuzmianowym (dzień/noc) po 12 godzin każdego dnia. Jeden z pracowników z własnej inicjatywy podjął studia w systemie zaocznym. Nie skierowaliśmy go na te studia w ramach podwyższania kwalifikacji zawodowych ani nie wyraziliśmy na nie zgody. Pracownik podczas układania grafiku pracy na dany miesiąc informuje przełożonego o każdym weekendzie, w który ma zajęcia. Przełożony stara się planować czas pracy tak, aby nie kolidowało to z nauką pracownika, jednak nie zawsze jest taka możliwość, np. z uwagi na absencje chorobowe czy kwarantanny innych pracowników. Czy w przypadku gdy pracownik ma zaplanowane zajęcia na uczelni od godziny 8.00 do 18.30 zarówno w sobotę, jak i w niedzielę, można zaplanować pracownikowi pracę na nocnej zmianie z soboty na niedzielę od godziny 18.00 do 6.00? – pyta Czytelnik z Krakowa.