Wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości potrącanej kwoty jest nieważne

Warunkiem legalności dobrowolnych potrąceń jest pisemna zgoda pracownika. Oprócz zgody pracownik wskazać powinien również pisemnie wysokość kwoty potrącenia. Założenie, że w przyszłości może powstać materialne zobowiązanie pracownika wobec pracodawcy i wyrażenie przez podwładnego zgody na dokonanie ewentualnego potrącenia jest niewystarczające do dokonania dobrowolnego potrącenia.

Stan faktyczny

Pracownik zatrudniony był w zakładzie pracy w pełnym wymiarze czasu pracy w okresie od lutego 2018 r. do grudnia 2020 r. W trakcie zatrudnienia pracodawca zawarł z pracownikiem umowę użyczenia pojazdu do celów służbowych, na mocy której pracownik mógł korzystać z udostępnionego mu przez pracodawcę samochodu osobowego do celów służbowych w dni powszednie, a w soboty i niedziele jedynie w związku ze służbowym udziałem w realizacji zadań. Używanie przez pracownika pojazdu służbowego do celów prywatnych możliwe było wyłącznie za pisemną zgodą pracodawcy. Koszty związane z prywatnym używaniem samochodu ponosić miał pracownik. W umowie użyczenia pojazdu do celów służbowych pracownik wyraził zgodę na potrącenie z miesięcznego wynagrodzenia kosztów używania pojazdu do celów prywatnych wyliczonych w oparciu o stawkę za przejazd 1 km - 0,8358 zł.

We wrześniu 2018 r. pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, a pismem z października 2018 r. złożył pracownikowi oświadczenie o potrąceniu kwoty 6539,44 zł (tytułem kosztów używania powierzonego pracownikowi samochodu osobowego do celów prywatnych) z należnego wynagrodzenia za pracę w kwocie 3786,17 zł za miesiąc wrzesień oraz wynagrodzenia za miesiąc październik w kwocie 4337,16 zł. Kwotę potrącenia pracodawca obliczył na podstawie zestawienia podróży pracownika w okresie od lutego 2018 r. do września 2018 r. odbytych poza godzinami pracy oraz w dni wolne od pracy. Pracodawca naliczył łącznie 7824,17 km przejechanych przez pracownika w czasie wolnym od pracy, co po przemnożeniu przez stawkę kilometrową ustaloną w umowie użyczenia pojazdu do celów służbowych dało kwotę 6539,44 zł. Oświadczenie to zostało odebrane przez pracownika w grudniu 2018 r. Wcześniej, pismem z października 2018 r. wezwał on pracodawcę do zapłaty należnego mu wynagrodzenia za miesiąc wrzesień, wskazując, iż nie ma informacji, co jest powodem wypłaty niepełnej wysokości wynagrodzenia. Ostatecznie sprawa trafiła do Państwowej Inspekcji Pracy, który nakazał pracodawcy zwrot potrąconych pracownikowi kwot.