E-mail jako forma korespondencji urzędowej

Poczta elektroniczna (ang. electronic mail, w skrócie e-mail) to internetowy system elektronicznego, w odróżnieniu od tradycyjnego, przesyłania wiadomości tekstowych (listów), oparty na protokole SMTP (ang. Simple Mail Transfer Protocol). Protokół SMTP to protokół komunikacyjny opisujący sposób przekazywania poczty elektronicznej w Internecie. Ten względnie prosty, tekstowy protokół, określa co najmniej jednego odbiorcę wiadomości, a następnie przekazuje treść wiadomości. Protokół komunikacyjny jest zbiorem ścisłych reguł i kroków postępowania, które są automatycznie wykonywane przez urządzenia komunikacyjne w celu nawiązania łączności i wymiany danych. Dzięki temu, że połączenia z użyciem protokołu odbywają się całkowicie automatycznie, typowy użytkownik zwykle nie zdaje sobie sprawy z ich istnienia i nie musi o nich nic wiedzieć.

Integralną częścią poczty elektronicznej jest adres elektroniczny. Jest to termin prawniczy, którego definicja znajduje się w art. 2 pkt. 1 ustawy z 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Adres elektroniczny to oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zwłaszcza poczty elektronicznej. Każdy adres elektroniczny składa się z dwóch części oddzielonych od siebie znakiem @ (określanym zazwyczaj jako małpa). Najczęściej spotykana forma to: użytkownik@serwer.typ serwera.kod kraju. Kod kraju to dwuliterowy symbol oznaczający dane państwo, np. Polska - pl, Niemcy - de, Czechy - cz, Austria - au itd. Wyjątkiem są tu Stany Zjednoczone, które go nie mają.