KSeF w samorządach – problem z jednym numerem NIP

Od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe wystawiane na rzecz gmin i powiatów trafiają do jednej, centralnej skrzynki w Krajowym Systemie e-Faktur, przypisanej do numeru NIP jednostki samorządu terytorialnego. Tymczasem za tym jednym NIP kryją się dziesiątki szkół, przedszkoli, ośrodków pomocy społecznej i zakładów budżetowych. Pytanie, jak automatycznie rozdzielić tysiące dokumentów do właściwych odbiorców, okazuje się jednym z kluczowych wyzwań organizacyjnych dla polskich samorządów.

Obowiązkowa centralizacja rozliczeń podatku od towarów i usług w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) obowiązuje od 2017 r. Oznacza ona, że gmina wraz ze wszystkimi podległymi jednostkami organizacyjnymi działa jako jeden podatnik VAT, posługując się wspólnym numerem NIP. W erze faktur papierowych i plików PDF system ten działał sprawnie – dostawca wysyłał dokument na adres konkretnej szkoły, a pracownicy tej placówki sami zatwierdzali wydatek przed przekazaniem danych do centralnej ewidencji urzędu. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) radykalnie zmienia ten paradygmat.