Zmiany w systemie elektronicznego zawierania umów: nowe funkcje w systemie eUmowy

Od 7 stycznia 2026 r. w portalu Praca.gov.pl funkcjonuje system eUmowy, który umożliwia elektroniczne zawieranie i obsługę wybranych umów. 23 lutego 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt deregulacyjny rozszerzający jego zakres – system ma zostać udostępniony wszystkim pracodawcom, obejmie dodatkowe rodzaje umów możliwych do zawierania online, a także pozwoli na przenoszenie do niego umów podpisanych wcześniej w formie papierowej.

System eUmowy to bezpłatna, publiczna platforma internetowa prowadzona przez MRPiPS. Umożliwia zawieranie i obsługę wybranych umów w całości online - od podpisania, przez zmiany, aż po rozwiązanie. Dostęp do systemu możliwy jest po zalogowaniu przez portale administracji publicznej, m.in. praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl. Pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej. Zapewnia też dostęp do dokumentów elektronicznych oraz możliwość zgłaszania pracowników i wykonawców do ubezpieczeń i opodatkowania przez ZUS i KAS.

Przyjęty przez rząd projekt zakłada rozszerzenie funkcjonalności platformy, zwiększenie jej dostępności oraz usprawnienie elektronicznej obsługi procesów związanych z zatrudnianiem pracowników i zawieraniem umów cywilnoprawnych.

System eUmowy z nowymi funkcjonalnościami

Zwiększony zostanie również zakres rodzajów umów, które można będzie zawierać elektronicznie. Oprócz dotychczas dostępnych umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających, pojawi się możliwość generowania i podpisywania porozumień o wolontariacie, umów szkoleniowych, w tym dotyczących podnoszenia kwalifikacji, a także umów o zakazie konkurencji czy umów o współodpowiedzialności materialnej. Dodanie tych dokumentów pozwoli na kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych w jednym środowisku cyfrowym, bez konieczności stosowania wielu różnych narzędzi.

Wprowadzona zostanie także możliwość obsługi umów zawartych wcześniej poza systemem. Umowy podpisane w formie papierowej będzie można wprowadzić do systemu i dalej obsługiwać elektronicznie - np. sporządzać aneksy, zmieniać warunki zatrudnienia czy rozwiązywać umowę. Strony będą mogły sporządzić w systemie pojedynczy dokument dotyczący umowy zawartej poza nim, np. aneks podwyższający wynagrodzenie. Dokument podpisany podpisem zaufanym lub osobistym będzie miał taką samą moc, jak dokument podpisany własnoręcznie.

System teleinformatyczny do obsługi umów będzie w większym stopniu wymieniał dane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Krajową Administracją Skarbową, Krajowym Rejestrem Sądowym oraz Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej.

Po zmianie umowy o pracę, czy zlecenia nadal będzie można zawierać w tradycyjnej formie papierowej - korzystanie z systemu stanowi rozwiązanie alternatywne.

Zaproponowane przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym że nowe funkcjonalności systemu zostaną uruchomione w ciągu maksymalnie trzech lat. Wynika to z konieczności dostosowania systemu IT.

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oprac. Katarzyna Bogucka