Jak ująć w księgach rachunkowych koszty, gdy faktura przychodzi w miesiącu następnym

W rozpatrywanym przypadku zakupiona usługa ochrony mienia została wykonana w sierpniu, w związku z czym powinna być zaksięgowana w "rachunkowe" koszty tego miesiąca na podstawie dowodu PK (niezależnie od tego, czy jednostka posiada fakturę dokumentującą ten koszt, czy nie). W konsekwencji koszt ten stanie się również kosztem uzyskania przychodów w sierpniu. Fakt, że kwota kosztów nie została jeszcze udokumentowana fakturą, nie upoważnia do automatycznego skorzystania z rozliczeń międzyokresowych kosztów biernych, ani tym bardziej (w omawianym przypadku) do tworzenia rezerw. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Ustawa o rachunkowości wymaga (art. 6 ust. 1 i 2), by przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych (w tym - przy podejmowaniu decyzji o kwalifikowaniu kosztu do danego okresu sprawozdawczego) stosować zasadę memoriału i zasadę współmierności. Zgodnie z zasadą memoriału każda jednostka jest zobowiązana do kompletnego ujęcia w księgach rachunkowych ogółu zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym roku obrotowym, bez względu na to, czy zostały one notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów, oraz niezależnie od tego, czy dana transakcja została opłacona, czy nie. Z kolei zasada współmierności nakazuje, by z ogółu tych zdarzeń gospodarczych wyodrębnić te, które kształtują wynik finansowy danego okresu sprawozdawczego. Innymi słowy, na wynik finansowy wpływają uzyskane w danym okresie sprawozdawczym przychody oraz odpowiednie - współmierne do nich - koszty, zarówno rzeczywiście poniesione, jak i te nieopłacone i nienotyfikowane (ale dotyczące wspomnianych przychodów). Ponadto ustawa o rachunkowości nakazuje (art. 20 ust. 1), by do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.