Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych – rozliczenia podatkowe i ewidencja księgowa

Pracodawca może uzgodnić z pracownikiem, że do realizacji wyznaczonych zadań służbowych pracownik będzie wykorzystywał swój prywatny samochód. W tym celu strony powinny zawrzeć umowę, z tytułu której pracownik otrzyma zwrot kosztów ponoszonych w związku z wykorzystaniem takiego samochodu do celów służbowych. W raporcie na przykładach wyjaśniamy, jak rozliczyć takie zwroty w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy oraz po stronie otrzymującego je pracownika. Prezentujemy również ewidencję księgową takich rozliczeń.

1. Rozliczenie zwrotu wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów prywatnych w kosztach podatkowych pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych jako niestanowiące kosztów podatkowych – art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) oraz art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof).

Wydatki ponoszone przez pracodawców z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych na potrzeby działalności pracodawcy mogą być, co do zasady, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów pracodawców (bez konieczności przedstawiania przez pracowników dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów, gdyż nie wynika to z treści obowiązujących przepisów). W art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop określono jednak limity, w jakich tego rodzaju wydatki mogą być przez pracodawców zaliczane do kosztów podatkowych (szczegółowo o wysokości tych limitów piszemy w pkt 1.1. Limity, w jakich zwrot kosztów używania przez pracowników prywatnych samochodów może być kosztem podatkowym pracodawcy). Ograniczenia te obejmują nie tylko wydatki stanowiące zwrot kosztów eksploatacji samochodów, ale również wydatki, takie jak opłaty za parkingi czy przejazdy autostradami (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 listopada 2013 r., sygn. IPPB5/423-611/13-2/IŚ oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lutego 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.708.2023.2.RH).