Jak rozliczyć pracownikowi zwrot wydatku za fakturę w euro opłaconą z prywatnego rachunku bankowego

PROBLEM

W marcu 2026 r. jednostka skierowała dwóch pracowników na międzynarodową konferencję branżową w Niemczech. Organizator wystawił fakturę obejmującą opłatę rejestracyjną i materiały konferencyjne na łączną kwotę 500 euro. Faktura wystawiona została 10 marca 2026 r. na dane jednostki jako nabywcy. Jeden z pracowników – działając z upoważnienia pracodawcy – opłacił fakturę przelewem ze swojego prywatnego rachunku bankowego prowadzonego w złotych polskich. Jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi oraz jak prawidłowo ująć tę operację w księgach rachunkowych, w szczególności w zakresie zastosowania kursów walut i ewidencji różnic.