Dokumentacja w postępowaniu emerytalno-rentowym pracownika

W związku z wejściem w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe zasady tworzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Nie zmienia to jednak trybu dokumentowania zatrudnienia i wynagrodzeń sprzed zmiany przepisów.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki. Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.