Tworzenie regulaminu ZFŚS - na co warto zwrócić uwagę?

Tworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz prowadzenie działalności socjalnej przez pracodawcę jest jego obowiązkiem wobec wszystkich pracowników. Z tego obowiązku nie wynikają jednak żadne roszczenia pracowników o świadczenia. Pracownik uzyskuje prawo do świadczeń z ZFŚS dopiero po ich przyznaniu zgodnie z regulaminem. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy, opracowując regulamin ZFŚS?

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone wyłącznie na cele określone w przepisach ustawy o zfśs. Fundusz z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Uprawnieni są głównie pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny. Ponadto, uprawnionymi mogą być również inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych. Uprawnienie do korzystania z funduszu nie oznacza, że takie świadczenie przysługuje uprawnionemu „z urzędu”. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinny być bowiem uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to tzw. zasada uznaniowości. Zasada ta oznacza, że mimo posiadanego uprawnienia do ubiegania się o świadczenie dana osoba może go nie otrzymać, gdyż po indywidualnej ocenie sytuacji socjalnej może się okazać, że nie kwalifikuje się do przyznania tego świadczenia.

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne, obozy, zimowiska, wycieczki),
• działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery),
• działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup sprzętu sportowego, wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni),
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (np. partycypowanie w wydatkach ponoszonych przez pracowników z tytułu pobytu ich dzieci w żłobku lub przedszkolu),
• udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (np. pomoc w razie zdarzeń losowych, zapomogi dla pracowników znajdujących się w niedostatku),
• zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie (np. na budowę, remont, adaptację, modernizację mieszkania).

Regulamin tworzenia i gospodarowania ZFŚS powinien określać zasady przyznawania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – w tym tryb udostępniania informacji i przyznawania świadczeń socjalnych. Oświadczenie pracownika jest najbardziej dostępnym sposobem uzyskania takich informacji. Jednocześnie – w związku z uznaniowym charakterem świadczeń socjalnych – odmowa udostępnienia wyżej określonych danych może skutkować nieotrzymaniem przez pracownika świadczenia socjalnego.

Procedura ustalania regulaminu ZFŚS

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Strony prowadzą rokowania w sprawie zmian regulaminu zfśs do momentu nawiązania w tym zakresie porozumienia. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa i w sprawie ustalenia regulaminu zfśs organizacje te nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tych sprawach samodzielnie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Taka sama procedura obowiązuje przy wprowadzaniu zmian do regulaminu.

Regulamin tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien zawierać w szczególności:

• podstawy prawne obowiązywania regulaminu;
• określenie wysokości odpisu na fundusz, warunki zwiększenia odpisu – wskazanie wysokości odpisu w danym zakładzie pracy, która może być ustalona na innym poziomie, niż wynika to z ustawy o zfśs, oraz określenie, czy pracodawca zwiększa wysokość odpisów np. na pracowników niepełnosprawnych, a także na emerytów i rencistów;
• wskazanie osób uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – może to być powtórzenie katalogu uprawnionych z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs (czyli pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin, oraz innych osób, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu). Pracodawca może też uszczegółowić krąg uprawnionych osób (np. o członków rodzin zmarłych pracowników);
• określenie rodzajów działalności socjalnej - ustawa o zfśs zawiera w art. 2 pkt 1 definicję wskazującą, co należy rozumieć przez pojęcie „działalność socjalna”. Taką działalnością będą: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Przepisy wykluczają z działalności socjalnej udzielanie pracownikom innych świadczeń, np. dofinansowania szkoleń i kursów, chyba że jest ono związane ze złą sytuacją majątkową pracownika – wtedy dofinansowanie z zfśs uznamy za zapomogę;
• zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – wraz z zasadami odpłatności za te usługi, oprocentowania pożyczek itp. Trzeba też pamiętać, że uprawnienia do korzystania ze świadczeń funduszu nie mogą być równe dla wszystkich. Przyznawanie usług i świadczeń z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej;
• określenie trybu ubiegania się o świadczenia - należy opisać procedurę występowania o świadczenie, a więc zakres wymaganych dokumentów, formę składanych wniosków oraz termin ich rozpatrzenia.

Kwota, od której należy ustalać wysokość odpisu i świadczenia urlopowego w 2025 r., wynosi 7262,39 zł.

Niekiedy pracownicy ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku przedstawiają pracodawcy faktury czy inne dowody wystawione w walucie obcej. W takich przypadkach zasadne jest wprowadzenie do regulaminu zfśs postanowień objaśniających metodę dokonywania przeliczeń na polską walutę. Zwykle pracodawcy przy dokonywaniu takich przeliczeń stosują średni kurs waluty ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku związanego z wypoczynkiem.

Ochrona danych osobowych w ZFŚS

Zgodnie z przepisami ustawy o zfśs udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania wskazanych przez pracownika danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Dane osobowe obejmujące informacje o sytuacji prywatnej osób uprawnionych, niezbędne w celu przyznania i ustalenia wysokości usług i świadczeń socjalnych (w szczególności dane o sytuacji zdrowotnej) są danymi o specjalnym charakterze. Z tego względu do przetwarzania tych danych są uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę. W związku z tym członkowie komisji socjalnych działających w zakładzie pracy powinni posiadać pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wraz z zobowiązaniem do zachowania ich w tajemnicy.

Ponadto, pracodawca został zobowiązany do dokonywania przeglądu zgromadzonych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane.

Oprac. Katarzyna Bogucka