Kiedy wynajmujący jest podatnikiem VAT z tytułu umowy najmu

Umowa najmu to jedna z najczęściej zawieranych przez przedsiębiorców umów, ale skutki podatkowe mogą dotyczyć również osób prywatnych. Z perspektywy przepisów o VAT, nawet „prywatny” najem – jeśli jest prowadzony w sposób ciągły i zarobkowy – może oznaczać obowiązek rejestracji jako podatnik VAT.

Czy najem prywatnego mieszkania wlicza się do limitu zwolnienia z VAT? »

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą – bez względu na jej cel czy rezultat. Ustawa o VAT zawiera własną, szeroką definicję działalności gospodarczej, która obejmuje m.in. wynajem rzeczy, w tym nieruchomości, jeśli odbywa się w sposób ciągły i zarobkowy.

W praktyce oznacza to, że podatnikami VAT mogą być również osoby fizyczne wynajmujące „prywatnie” mieszkania, domy czy samochody – nawet jeśli nie prowadzą formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej. Taki najem traktowany jest jako świadczenie usług w rozumieniu VAT, co może wiązać się z obowiązkiem rejestracji, ewidencjonowania i rozliczania podatku, chyba że zastosowanie znajdzie jedno ze zwolnień przewidzianych w ustawie.

Najem prywatny u osób prowadzących działalność gospodarczą

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą często wynajmują również „prywatnie” nieruchomości, samochody lub inne rzeczy. Jeśli korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (na podstawie art. 113 ustawy o VAT), powinny uwzględniać wartość usług najmu na cele mieszkaniowe przy ustalaniu prawa do tego zwolnienia.

Zgodnie z art. 113 ust. 2 ustawy o VAT, do limitu 200 000 zł wlicza się również usługi najmu zwolnione przedmiotowo z VAT. Są one traktowane jako usługi związane z nieruchomościami i nie mają charakteru pomocniczego (potwierdzają to m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 26 lipca 2023 r. i 8 maja 2025 r.).

Z kolei osoby fizyczne zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT mają obowiązek ujmować wszystkie usługi najmu – zarówno opodatkowane, jak i zwolnione – w ewidencji VAT oraz w plikach JPK_VAT. Dotyczy to również najmu „prywatnego”, niezależnie od tego, że nie jest on prowadzony w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Wycofanie nieruchomości z majątku firmowego

Przedsiębiorcy czasami decydują się na wycofanie składników majątku firmowego do majątku prywatnego, aby następnie wykorzystywać je w ramach najmu „prywatnego”. Takie działanie jest dopuszczalne i nie wywołuje skutków na gruncie podatku VAT – nie jest traktowane jako nieodpłatna dostawa towarów.

Inaczej wygląda to jednak w przypadku podatku dochodowego. Wycofanie składnika majątku z działalności gospodarczej skutkuje zmianą źródła przychodów – z działalności gospodarczej na najem prywatny.

Likwidacja działalności przez "prywatnych" wynajmujących

Osoby fizyczne wynajmujące „prywatnie” nieruchomości lub inne rzeczy pozostają podatnikami VAT, nawet jeśli zlikwidują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców. Wynika to z faktu, że najem prywatny stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o VAT.

W związku z tym, likwidacja działalności gospodarczej nie powoduje obowiązku sporządzenia remanentu likwidacyjnego. Obowiązek ten powstaje wyłącznie wtedy, gdy podatnik zaprzestaje wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT (art. 14 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). W przypadku kontynuowania najmu – nawet „prywatnego” – taka sytuacja nie ma miejsca.

Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe, m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 września 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.536.2017.2.AB) oraz z 16 maja 2025 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.180.2025.3.MSO). W jednej z nich czytamy:

„Kontynuując działalność poprzez najem lokali, zachowana będzie ciągłość prowadzonej działalności gospodarczej, zatem nie będzie Pan miał obowiązku sporządzenia remanentu likwidacyjnego i opodatkowania spisu z natury zgodnie z art. 14 ustawy o VAT.”

Oprac. Katarzyna Bogucka