Zamknięcie ksiąg rachunkowych w firmie – od czego zacząć

Koniec roku to dla przedsiębiorców okres intensywnych prac związanych z zakończeniem roku obrotowego w firmie. Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należy przeprowadzić szereg czynności, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową firmy oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący dany rok obrotowy. Jednak zanim to nastąpi, jednostka powinna przeprowadzić określone czynności, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy.

Czynności związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych można podzielić na cztery etapy.

Etap I – Sprawdzenie kompletności i poprawności ewidencji księgowej

Na początku jednostka powinna zweryfikować, czy prowadzona przez nią ewidencja księgowa jest kompletna oraz poprawna pod względem formalnym i merytorycznym. Do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w formie zapisu – każde zdarzenie gospodarcze, które wystąpiło w tym okresie. Następnie należy przeanalizować, czy ujęto wszystkie osiągnięte przychody należne jednostce oraz odpowiadające im koszty, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zapewnienie kompletności i poprawności ksiąg rachunkowych wymaga zatem ujęcia w nich wszystkich operacji gospodarczych odnoszących się do danego roku.

Etap II – Inwentaryzacja

W kolejnym etapie jednostka powinna zweryfikować, czy wykazane w księgach rachunkowych aktywa i pasywa odpowiadają ich rzeczywistemu poziomowi. W tym celu przeprowadza się inwentaryzację, która powinna zostać wykonana na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

W zależności od rodzaju aktywów czy pasywów inwentaryzację przeprowadza się poprzez:

spis z natury – w przypadku np. towarów, materiałów, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

potwierdzenie salda – w przypadku np. należności od kontrahentów, aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości składników – w przypadku np. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych.

Etap III – Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy

Na tym etapie dokonuje się weryfikacji oraz aktualizacji wartości aktywów i pasywów poprzez ich wycenę na dzień bilansowy. Należy zapewnić kompletność oraz współmierność przychodów i odpowiadających im kosztów tak, aby wynik finansowy prawidłowo odzwierciedlał sytuację majątkową i finansową jednostki na koniec roku obrotowego.

Należy także zastanowić się, czy istnieje zagrożenie dla kontynuacji działalności. Analiza ta nabiera szczególnego znaczenia w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak np. pandemia, kryzys gospodarczy czy utrata kluczowych źródeł przychodów. W warunkach niepewności rynkowej wiele podmiotów może mieć trudność w oszacowaniu, jak będzie kształtować się ich działalność w najbliższych miesiącach. Dlatego też jednostka powinna wnikliwie przeanalizować swoją sytuację finansową, płynność, zdolność do regulowania zobowiązań oraz prognozowane przychody i koszty, aby rzetelnie ocenić możliwość kontynuowania działalności w przewidywalnej przyszłości.

W sytuacji gdy założenie kontynuacji działalności przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości nie jest zasadne, należy zastosować przepisy art. 29 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z tym artykułem jednostka jest zobowiązana do dokonania wyceny aktywów według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych jednak od cen ich nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Ponadto jednostka powinna utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty wynikające z zaniechania działalności lub utraty zdolności do jej kontynuowania.

Etap IV – Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok. W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wstępne zamknięcie ksiąg za 2025 r. powinno nastąpić 31 grudnia 2025 r., nie później niż do 31 marca 2026 r. Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe. Jednostki mają na to 3 miesiące, licząc od dnia bilansowego. Oznacza to, że jednostka, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sporządza sprawozdanie finansowe za rok 2025 nie później niż do końca marca 2026 r.

Więcej na ten temat przeczytasz w Poradniku Gazety Prawnej - Sprawozdanie finansowe 2025 »>