Okazjonalna praca zdalna - o czym powinni pamiętać pracodawcy

Okazjonalna praca zdalna to najmniej sformalizowana forma pracy zdalnej. Przysługuje wyłącznie na wniosek pracownika i można z niej korzystać maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym – niezależnie od wymiaru etatu czy liczby przepracowanych godzin. Jednak w dalszym ciągu do wykonywania pracy zdalnej niezbędna jest zgoda pracodawcy. Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

praca zdalna

Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »

Okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika

Okazjonalna praca zdalna jest szczególnym przypadkiem świadczenia pracy w formie zdalnej dobrowolnie (art. 67³³ Kodeksu pracy). Nie stosuje się do niej procedury uzgodnieniowej, lecz wnioskową, którą zawsze uruchamia pracownik. Wniosek pracownika nie wymaga żadnego uzasadnienia. Ostateczna decyzja w zakresie możliwości wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej należy natomiast do pracodawcy, który nie jest związany wnioskiem pracownika. Zatem może ten wniosek uwzględnić bądź może nie wyrazić zgody na okazjonalną pracę zdalną, a przy tym nie musi uzasadniać swojej decyzji. Natomiast okazjonalna praca zdalna nie może być wykonywana na polecenie czy z inicjatywy pracodawcy.

Nie ma kodeksowego terminu, w którym wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien być złożony. Przyjmuje się – na zasadzie analogii do urlopu na żądanie – że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu korzystania z tej formy świadczenia pracy. Wybierając termin złożenia wniosku, pracownik powinien wziąć pod uwagę swobodę decyzyjną pracodawcy, który może docenić wcześniejsze otrzymanie dokumentu. Wniosek może mieć formę papierową lub elektroniczną (np. e-mail lub SMS) i powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• datę złożenia wniosku,
• dzień lub okres, na jaki pracownik wnioskuje o okazjonalną pracę zdalną,
• podpis pracownika i miejsce na podpis osoby reprezentującej pracodawcę, uprawnionej do akceptacji wniosku – w przypadku formy papierowej,
• elektroniczne potwierdzenie złożenia wniosku do akceptacji oraz elektroniczne potwierdzenie akceptacji wniosku lub jego braku – jeśli wniosek ma formę elektroniczną.

Limit okazjonalnej pracy zdalnej

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej to 24 dni w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). Jak wynika z wyjaśnień MRPiPS, taki wymiar przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na wymiar jego czasu pracy (cały etat lub jego część) i liczbę rozkładowych godzin pracy w dniu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej.

W razie zmiany pracodawców w roku kalendarzowym nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć wymiar okazjonalnej pracy zdalnej należnej pracownikowi o dni wykorzystane u wcześniejszego pracodawcy. Taki sposób postępowania wskazuje resort pracy, podkreślając jednocześnie, że w razie nieskorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy lub podjęcia pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje pełny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej. Niewykorzystana liczba dni nie przechodzi natomiast na rok kolejny.

Limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym jest maksymalny. Zatem okazjonalna praca zdalna nie może być wykonywana w wymiarze wyższym niż 24 dni w roku kalendarzowym, nawet jeżeli pracodawca i pracownik byliby zgodni w kwestii ustalenia wyższego wymiaru czy gdyby pracodawca porozumiał się z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź wprowadził wyższy limit w przepisach wewnątrzzakładowych. W razie kontroli PIP mogłoby to być uznane za próbę uniknięcia obowiązków wynikających z przepisów o pracy zdalnej, takich jak zwrot kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z pracą zdalną w większym wymiarze niż 24 dni w roku kalendarzowym.

Okazjonalna praca zdalna a praca zdalna hybrydowa

Od okazjonalnej pracy zdalnej należy odróżnić pracę zdalną w trybie hybrydowym. Wówczas praca zdalna odbywa się na zasadach ogólnych ustalonych dla pracy zdalnej, jedynie z ograniczeniem do wskazanych dni, np. poniedziałki i wtorki w biurze, a środy, czwartki i piątki w trybie zdalnym w domu.

Dni pracy zdalnej w ramach pracy hybrydowej nie pokrywają się z okazjonalną pracą zdalną. W praktyce oznacza to, że pracownik w dni ustalone jako „biurowe” w ramach pracy hybrydowej może skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej. Możliwe jest to jednak wyłącznie w sytuacji, gdy rodzaj pracy pozwala na takie rozwiązanie i po uzyskaniu przez pracownika zgody pracodawcy. Jednak wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną także w tym przypadku nie jest wiążący i pracodawca może go nie uwzględnić.

Oprac. Katarzyna Bogucka