Nowe struktury JPK i KSeF największymi wyzwaniami dla księgowych i biur rachunkowych

Kumulacja zmian legislacyjnych i technologicznych sprawia, że 2026 rok staje się dla branży księgowej jednym z najbardziej wymagających okresów ostatnich lat. Wdrażanie KSeF, nowe struktury JPK oraz rosnące oczekiwania klientów nakładają się na siebie, zmieniając zarówno zakres obowiązków, jak i rolę biur rachunkowych. Jak księgowi oceniają skalę tych wyzwań i które z nich uznają dziś za najbardziej wymagające?

Nowe struktury JPK i KSeF największymi wyzwaniami dla księgowych i biur rachunkowych

Nowe obowiązki raportowe na pierwszym planie

Rok 2026 w w branży księgowej to czas wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Tymczasem rzeczywistość okazała się bardziej złożona – jak pokazują wyniki raportu „Barometr nastrojów księgowych 2026”, na liście największych wyzwań nastąpiła wyraźna zmiana priorytetów. KSeF przestał być jedynym dominującym tematem, ustępując pola nowym obowiązkom raportowym.

Ta zmiana nie jest jednak zaskoczeniem dla praktyków. Jak podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy w fillup k24, „musimy wyraźnie rozgraniczyć procesy: obsługa KSeF jest zadaniem przeznaczonym dla osób wystawiających i odbierających faktury w przedsiębiorstwach, podczas gdy księgowość nie odpowiada bezpośrednio za to, która faktura trafiła do systemu, lecz za jej prawidłowe zaewidencjonowanie i zaraportowanie” Na tym etapie pojawiają się największe trudności – związane z poprawnym ujmowaniem danych.

Jednocześnie wprowadzenie nowych struktur, takich jak JPK_KR_PD czy JPK_CIT, znacząco rozszerza zakres raportowanych informacji i obszar potencjalnej kontroli, obejmując już nie tylko VAT, lecz także rzetelność rozliczeń podatku dochodowego. W praktyce oznacza to, że ciężar zmian coraz wyraźniej przesuwa się z samego obiegu dokumentów na ich jakość, szczegółowość i zgodność z wymaganiami fiskusa.

KSeF wciąż na etapie wdrażania

Mimo że nowe struktury JPK wysunęły się na pierwsze miejsce zestawienia, Krajowy System e-Faktur wciąż stanowi dla branży istotne wyzwanie, wskazane przez 80,9% ankietowanych. Zaledwie 19,2% firm i biur rachunkowych zadeklarowało całkowite zakończenie wdrożenia, podczas gdy aż 77,5% badanych w pierwszym kwartale tego roku wciąż znajdowało się w trakcie tego procesu.

Skalę trudności potwierdzają dane z raportu Grant Thornton „Opinie przedsiębiorców miesiąc po wejściu w życie KSeF”, z których wynika, że uruchomienie systemu wiązało się z istotnymi utrudnieniami technologicznymi. Aż 74% firm zgłosiło błędy operacyjne w pierwszych tygodniach jego funkcjonowania.

• Jak przedsiębiorcy oceniają KSeF? Zalety i wady systemu e-fakturowania »

Jak podkreślają autorzy raportu, największym obciążeniem dla biur rachunkowych stał się deficyt czasu. Księgowi wskazują wprost, że wdrożenie systemu oznacza w praktyce setki nadgodzin poświęconych na testowanie oprogramowania, spotkania wdrożeniowe oraz uzgodnienia z klientami. Dodatkowo, okres przejściowy często wymusza ręczną weryfikację i koordynację tzw. „potrójnych paczek” dokumentów – pochodzących z KSeF, portali e-BOK oraz standardowych plików PDF.

Przedsiębiorca vs księgowy

Rośnie różnica między obciążeniem biur rachunkowych a oczekiwaniami ich klientów. Podczas gdy blisko 66% księgowych zgłasza drastyczny wzrost pracochłonności, z ankiet wprost wynika, że głównym oczekiwaniem rynku wciąż pozostaje „tania obsługa” i zrzucenie z siebie ciężaru biurokracji. Przedsiębiorcy poszukują u księgowych „świętego spokoju”, nierzadko oczekując przy tym zaawansowanego doradztwa biznesowego i wdrożenia KSeF w ramach dotychczasowego abonamentu.

Biura rachunkowe przy budowaniu relacji z klientami i przy zawieraniu umów powinny zwrócić uwagę na precyzyjne, zrozumiałe dla przedsiębiorcy określenie warunków współpracy. Szczegółowe ustalenie, co obejmuje cena, jakie mogą być dodatkowe usługi i ich koszt, oraz jaki jest czas realizacji, stanowi podstawę dobrej umowy - podkreśla Bożena Wilk, skarbnik Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP).

Ma to szczególne znaczenie w kontekście zmieniającej się roli księgowości. Przestaje ona być wyłącznie zapleczem administracyjnym, a coraz częściej staje się realną wartością dodaną dla biznesu. Dla niektórych przedsiębiorców nadal sprowadza się do „wklepywania faktur”, jednak w praktyce coraz wyraźniej pełni funkcję ochronną – chroniąc firmy przed błędami i potencjalnymi sankcjami ze strony urzędów. Jednocześnie, w warunkach dynamicznych zmian legislacyjnych, takich jak wdrożenie KSeF czy nowe struktury JPK, dobre biuro rachunkowe staje się przewodnikiem po technologii i przepisach.

ŹRÓDŁO: Raport fillup k24: Barometr nastrojów polskich księgowych 2026

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX