Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego na czas urlopu - jak rozliczyć?

Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego na czas urlopu wiąże się z powstaniem przychodu podatkowego, który należy rozliczyć ryczałtowo w ramach PIT. Chociaż koszty paliwa pokrywane przez pracodawcę nie stanowią dodatkowego przychodu po stronie pracownika, ich ujęcie w kosztach podatkowych firmy podlega określonym ograniczeniom. Aby uniknąć wątpliwości przy rozliczeniach, warto uregulować zasady prywatnego użytkowania pojazdów służbowych w regulaminie lub umowie o pracę.

samochód, samochód używany, zakup samochodu

Przychód pracownika z tytułu użytkowania służbowego samochodu

Pracownik, któremu pracodawca udostępnił nieodpłatnie samochód służbowy na czas urlopu, osiąga z tego tytułu przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). Przychód powstaje u pracownika w okresie, w którym faktycznie użytkował samochód służbowy do celów prywatnych. Wartość tego przychodu ustala się ryczałtowo za dany miesiąc (art. 12 ust. 2a updof).

Jeżeli pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych tylko przez część miesiąca, tak jak będzie to miało miejsce w stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu, to wartość przychodu należy ustalić za każdy dzień, w którym będzie odbywał jazdy prywatne. W takim przypadku kwoty ryczałtu wynoszą odpowiednio za dzień:

1) 8,33 zł (1/30 × 250 zł) – w przypadku samochodów służbowych o mocy silnika do 60 kW, elektrycznych albo napędzanych wodorem,

2) 13,33 zł (1/30 × 400 zł) – w przypadku pozostałych samochodów służbowych.

Czy paliwo na koszt pracodawcy to dodatkowy przychód?

Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe – mimo korzystnych dla podatników wyroków sądowych – konsekwentnie twierdziły, że ryczałty samochodowe nie obejmują kosztów paliwa (por. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 20 maja 2020 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.267.2020. 1.MAP, oraz z 11 grudnia 2019 r., sygn. 0114-KDIP3-3.4011.485.2019.1.MJ). Obecnie organy podatkowe zajmują stanowisko korzystne dla podatników. Potwierdzają, że ryczałt ustalany za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje również koszty paliwa (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 27 maja 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.287.2024.2.MKA). Zmiana stanowiska jest skutkiem wydania przez MF 11 września 2020 r. interpretacji ogólnej w tej sprawie (sygn. DD3.8201.1.2020). Możemy w niej przeczytać, że:

(…) należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

W związku z tym pracownik nie uzyskuje dodatkowego przychodu z tytułu zużywania w trakcie urlopu paliwa nabywanego na koszt pracodawcy.

Rozliczenie kosztów po stronie pracodawcy

W przypadku służbowych samochodów osobowych używanych również do celów prywatnych pracownika pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych tylko 75% kosztów ich używania (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Poniesione wydatki obejmują podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (art. 16 ust. 5a updop).

W przypadku samochodów osobowych w użytku mieszanym zasadą jest odliczenie 50% VAT naliczonego. Oznacza to, że co do zasady limitowi 75% podlega kwota netto wydatków plus 50% VAT naliczonego, który nie podlega odliczeniu w ramach rozliczeń VAT.

Aby uniknąć wątpliwości związanych z rozliczaniem w kosztach wydatków związanych z samochodami służbowymi udostępnianymi pracownikom do celów prywatnych, zalecane jest zawarcie odpowiednich postanowień dotyczących zakresu tego użytkowania w odpowiednim regulaminie lub w samej umowie o pracę.

Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego na czas urlopu to świadczenie, które generuje przychód opodatkowany PIT – ustalany ryczałtowo. Koszty paliwa nie stanowią dodatkowego przychodu, ale podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczania do kosztów podatkowych. Przejrzyste zasady wewnętrzne i prawidłowe rozliczenia pozwolą uniknąć problemów z fiskusem.