Urlop wypoczynkowy pracownika. PIP przypomina o zasadach udzielania

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych, gwarantowanych przepisami Kodeksu pracy. Jego wymiar, zasady nabywania oraz sposób udzielania są ściśle określone w przepisach prawa pracy i mają na celu zapewnienie pracownikowi realnej możliwości odpoczynku. Kiedy i w jakim wymiarze przysługuje? Jak go prawidłowo udzielać i rozliczać? Co zrobić, gdy pracownik zachoruje w trakcie urlopu lub nie wykorzysta go w terminie? W artykule przedstawiamy kluczowe regulacje, orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje w dwóch podstawowych wymiarach - zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik zatrudniony krócej niż 10 lat ma prawo do 20 dni urlopu w roku kalendarzowym, a przy dłuższym stażu jest to 26 dni.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się wszystkie wcześniejsze okresy zatrudnienia, niezależnie od przerw w zatrudnieniu, czy sposobu rozwiązania stosunku pracy. W przypadku osoby podejmującej pracę po raz pierwszy w życiu, prawo do urlopu nabywa się stopniowo – z upływem każdego przepracowanego miesiąca, w wymiarze 1/12 rocznego urlopu, który przysługiwałby po przepracowaniu pełnego roku

Co istotne, nie jest wymagane, aby pracownik przepracował cały miesiąc w pełnym wymiarze, aby nabyć prawo do części urlopu. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli w danym miesiącu korzystał ze zwolnienia lekarskiego i nie przepracował wszystkich dni, nadal przysługuje mu 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Z kolei prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa z początkiem każdego następnego roku kalendarzowego.

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

To oznacza, że urlop nie jest liczony „na dni”, lecz na godziny, co ma szczególne znaczenie w przypadku:

• systemu równoważnego czasu pracy – jeśli pracownik miał zaplanowaną pracę na 12 godzin jednego dnia i 4 godziny następnego, to wykorzysta łącznie 16 godzin urlopu,

• niepełnego etatu – np. jeśli pracownik miał zaplanowane 8 godzin jednego dnia i 2 godziny drugiego, to wykorzysta łącznie 10 godzin urlopu.

Inaczej jest z pracownikami z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym. Korzystając z 1 dnia urlopu, wykorzystują oni 7 godzin z przysługującej im puli urlopu wypoczynkowego. Z kolei pracownicy podmiotów leczniczych, którzy pracują w standardowych godzinach, korzystając z 1 dnia urlopu, wykorzystają 7 godzin 35 minut z przysługującej im puli urlopu wypoczynkowego.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntował się pogląd, że urlopu udziela się na doby pracownicze, a nie kalendarzowe. Ma to istotne znaczenie dla pracowników zmianowych. Przykładowo, jeśli pracownik rozpoczyna zmianę o godz. 22:00, to jego doba pracownicza zaczyna się właśnie wtedy – i urlop obejmuje 24 godziny od tej godziny, a nie od północy (wyrok SN z 4 listopada 2010 r., II PK 116/10). Podobne stanowisko zajęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 8 września 2016 r.

Obligatoryjne przesunięcie i przerwanie urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy, urlop wypoczynkowy ma służyć regeneracji sił pracownika. Dlatego też ustawodawca przewidział sytuacje, w których pracodawca obowiązkowo musi przesunąć termin urlopu, jeśli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. W szczególności dotyczy to:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy oraz
• urlopu macierzyńskiego.

Warto podkreślić, że katalog tych przyczyn ma charakter otwarty – ustawodawca użył sformułowania „w szczególności”, co oznacza, że przesunięcie urlopu może nastąpić również z innych ważnych powodów, np. konieczności opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny. W praktyce to właśnie takie sytuacje są najczęstszą przyczyną przesunięcia urlopu.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntował się pogląd, że pracodawca nie może udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi w trakcie jego choroby – nawet za jego zgodą (wyrok z 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99). Co więcej, zgodnie z wyrokiem z 7 lutego 2001 r. (I PKN 240/00), obowiązek przesunięcia urlopu powstaje z chwilą, gdy pracodawca dowie się o zaistnieniu jednej z przyczyn wymienionych w art. 165 k.p.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik już rozpoczął urlop, a dopiero w jego trakcie wystąpiły okoliczności uniemożliwiające dalsze korzystanie z wypoczynku. W takim przypadku zastosowanie ma art. 166 k.p., który wskazuje zamknięty katalog sytuacji, w których urlop należy obligatoryjnie przerwać i przesunąć na inny termin. Przykładowo, jeśli w trakcie urlopu pracownik zachoruje, urlop zostaje przerwany. Natomiast opieka nad chorym dzieckiem w trakcie urlopu nie stanowi podstawy do jego przerwania.

Termin udzielenia urlopu i jego przedawnienie

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli jednak urlop nie zostanie wykorzystany w tym roku, może być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się z upływem 3 lat. Termin ten rozpoczyna się od 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Podział urlopu na części

W ocenie Państwowej Inspekcji Pracy celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił. Z tego względu zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni dążyć do tego, aby urlop był wykorzystywany w sposób umożliwiający realny odpoczynek. Przepisy przewidują, że co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Pracownik powinien mieć możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub w taki sposób, aby jedna część wypoczynku trwała – zgodnie z przepisem – nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie jest to jednak obowiązek, a zatem podział na krótsze odcinki nie podlega ukaraniu jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Oprac. Katarzyna Bogucka