Od 13 lipca 2025 r. przedsiębiorców obowiązują zmienione zasady kontroli ZUS

13 lipca 2025 r. weszły w życie przepisy ustawy deregulacyjnej, które znacząco zmieniły zasady kontroli przedsiębiorców przez ZUS. Nowe regulacje skracają czas kontroli mikroprzedsiębiorców, wprowadzają obowiązek wcześniejszego przekazania listy dokumentów oraz umożliwiają wniesienie sprzeciwu wobec czynności kontrolnych – nawet jeśli ZUS powołuje się na wyłączenia.

Nowe elementy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

Ustawa deregulacyjna przewiduje m.in. uprzednie przedstawienie kontrolowanemu przedsiębiorcy przez ZUS, najpóźniej wraz z doręczeniem zawiadomienia, wstępnej listy dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, żądanych w trakcie kontroli (nie jest to lista zamknięta, a więc ZUS podczas kontroli może zażądać dodatkowych dokumentów spoza listy). Ma to ułatwić płatnikowi składek (przedsiębiorcy) przygotowanie się do kontroli. Żądanie dodatkowych dokumentów i informacji nie wymaga ze strony ZUS uzasadnienia. ZUS, mając na względzie wykonywanie czynności kontrolnych w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy, powinien starannie przygotować się do określenia w zawiadomieniu możliwie jak najbardziej kompletnej listy dokumentów i informacji potrzebnych do przeprowadzenia kontroli.

Treść zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli planowej powinna zawierać także informację na temat kategorii ryzyka, do której kontrolowany został przypisany na podstawie analiz poprzedzających wszczęcie kontroli (po wejściu w życie przepisów regulujących kategorie ryzyk). Dzięki temu kontrolowany będzie w stanie wykazać, że wskutek podjęcia kontroli zostały przekroczone ustawowe ograniczenia częstotliwości przeprowadzanych kontroli planowych właściwe dla kategorii ryzyka, do której został przypisany (będzie to wymagało wiedzy kontrolowanego o swojej kategorii ryzyka).

Krótszy czas kontroli u mikroprzedsiębiorców

Mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który co najmniej w jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Przed zmianą przepisów czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u mikroprzedsiębiorcy nie mógł przekraczać 12 dni roboczych w jednym roku kalendarzowym. Od 13 lipca 2025 r. limit ten został zmniejszony do 6 dni roboczych w jednym roku kalendarzowym (art. 55 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców). Czas trwania kontroli u mikroprzedsiębiorcy może zostać wydłużony maksymalnie o 6 dni roboczych w roku kalendarzowym, w celu przeprowadzenia w siedzibie organu lub w sposób zdalny czynności kontrolnych dotyczących wyłącznie gromadzenia i analizy dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, które nie powinny utrudniać przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej.

W okresie wydłużonego czasu kontroli ZUS nie będzie miał możliwości przykładowo żądania udzielenia wyjaśnień (w siedzibie lub w trybie zdalnym), przeprowadzania dodatkowych czynności pod adresem siedziby przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Takie rozwiązanie pozwala skrócić czas trwania kontroli, co ma zmniejszyć negatywne skutki dla mikroprzedsiębiorców, a jednocześnie zapewnić ZUS skuteczność czynności kontrolnych. Dla pozostałych podmiotów wskazane wyżej limity czasu trwania kontroli pozostają bez zmian.

Sprzeciw wobec czynności kontrolnych

Ustawa deregulacyjna umożliwiła także wniesienie sprzeciwu wobec czynności kontrolnych bez jednoczesnego wstrzymania tych czynności, gdy ZUS przeprowadzając kontrolę, powołuje się na wyłączenia ograniczeń kontroli działalności gospodarczej (art. 59 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców). ZUS może kontynuować czynności kontrolne pomimo wniesienia takiego sprzeciwu, nie musi wstrzymywać ich do czasu wydania postanowienia o kontynuowaniu czynności kontrolnych, jak w przypadku pozostałych sprzeciwów.

Nowe przepisy umożliwiają przykładowo wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych, gdy kontrola trwa zbyt długo i nie ma w rzeczywistości na celu przeciwdziałania popełnieniu czynu zabronionego, jednocześnie nie utrudni to organom kontroli reagowania na przypadki rażącego naruszenia prawa. Jeżeli rozpatrzenie sprzeciwu i wydanie postanowienia nastąpi już po zakończeniu kontroli, rozstrzygnięcie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo o kontynuowaniu czynności kontrolnych będzie bezprzedmiotowe (ZUS umorzy postępowanie). Powołanie się przez ZUS na przepisy dotyczące wyłączenia ograniczeń kontroli działalności gospodarczej nie pozbawia kontrolowanego, jak wcześniej, możliwości wniesienia sprzeciwu, a więc środka prawnego umożliwiającego weryfikację, czy przesłanki wyłączenia niektórych zasad kontroli zostały spełnione, a w przypadku odpowiedzi negatywnej – również możliwości sprawdzenia, czy przepisy te zostały naruszone. ZUS będzie wówczas zobowiązany wykazać zasadność zastosowania przez siebie przesłanek wyłączających. Rozpatrzenie sprzeciwu może otworzyć przedsiębiorcy drogę do wniesienia skargi na przewlekłe prowadzenie kontroli.

Kolejne zmiany w zakresie prowadzenia kontroli płatników składek przez ZUS zostały odroczone w czasie i zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Dotyczą one m.in. określenia przez ZUS kategorii ryzyka.