Faktura wystawiona poza KSeF a prawo do odliczenia VAT
Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza istotne zmiany dla przedsiębiorców, którzy będą musieli dostosować się do nowych zasad dokumentowania transakcji. Chociaż okres przejściowy daje pewną elastyczność, pojawiają się pytania o konsekwencje wystawiania faktur poza systemem — zwłaszcza w kontekście prawa do odliczenia VAT.
Od 1 lutego 2026 r. zaczną obowiązywać przepisy wprowadzające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wynika z dodawanego art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z przepisami przejściowymi, większość podatników zostanie objęta tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
Jednocześnie, w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r., podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli w określonych przypadkach wystawiać faktury w innej formie niż ustrukturyzowana (zgodnie z art. 145n ustawy o VAT). Dotyczy to:
- faktur elektronicznych oraz papierowych wystawianych przy użyciu kas rejestrujących,
- paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy, uznawanych za tzw. faktury uproszczone, wystawianych na kwoty nieprzekraczające 450 zł (lub 100 euro).
W konsekwencji na podstawie wszystkich tych dokumentów do końca 2026 r. będzie można odliczać podatek VAT. Jednak co dzieje się, gdy przedsiębiorca otrzyma fakturę w formie innej niż ustrukturyzowana po tym okresie? Czy straci prawo do rozliczenia VAT? Te pytania nabierają szczególnego znaczenia w kontekście nadchodzących zmian legislacyjnych.
Prawo do odliczenia VAT
Aby móc rozliczyć podatek naliczony od krajowych kontrahentów, przedsiębiorca musi uzyskać dokument potwierdzający poniesienie wydatku. Tym dokumentem jest faktura wystawiona przez świadczącego lub upoważniony przez niego podmiot. Oznacza to, że bez faktury nie ma możliwości skorzystania z prawa do odliczenia VAT, nawet gdy podatnik obiektywnie spełnia wszystkie warunki do tego uprawnienia.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w kilku interpretacjach indywidualnych potwierdził, że przedsiębiorcy nie stracą prawa do odliczenia VAT, nawet gdy otrzymają faktury wystawione wbrew obowiązkowi stosowania KSeF. W interpretacji z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) organ podkreślił, że prawo do odliczenia VAT naliczonego jest uzależnione od spełnienia warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz od niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 tej ustawy.
Kluczowe jest to, że przepisy nie wymieniają wystawienia faktury poza systemem KSeF jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego - oczywiście pod warunkiem, że faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze.
Zgodnie z art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT, prawodawca wyróżnia trzy rodzaje faktur:
Faktura - dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą
Faktura elektroniczna - faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym
Faktura ustrukturyzowana - faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur z przydzielonym numerem identyfikującym
Gdy kontrahent wystawi fakturę poza KSeF
Faktura ustrukturyzowana jest jednym z rodzajów faktur elektronicznych, ale nie jedynym dokumentem, również w relacji między podatnikami. Dodatkowo nie zostały wprowadzone żadne przepisy, które wyłączałyby prawo do odliczania VAT z tego tylko powodu, że nabywca w miejsce faktury ustrukturyzowanej otrzymał dokument w innej postaci.
W maju 2026 r. podatnik kupił towar. Dokonując zakupu, klient zapłacił za towar, a sprzedawca wystawił i wręczył mu dokument w formie papierowej. Podatnik zaniósł fakturę do swojej księgowej, która za jakiś czas przysłała mu mail z informacją, że faktura jest wadliwa, bo powinna być ustrukturyzowana, a ten dokument nie ma kodu QR. Podatnik skontaktował się ze sprzedawcą, ale ten poinformował, że wie o KSeF, ale on jeszcze nie wdrożył tego systemu i nie wystawia faktur ustrukturyzowanych.
Klientowi nie udało się wymusić na sprzedawcy wystawienia faktury, więc zwrócił się do doradcy podatkowego z pytaniem, czy może przyjąć taką fakturę i odliczyć z niej VAT, a także na jej podstawie rozliczyć koszty. Doradca podatkowy potwierdził, że jest taka możliwość w zakresie zarówno odliczenia VAT, jak i rozliczenia kosztów, a dokładniej nie stoi na przeszkodzie to, że sprzedawca wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej.
Nie zostały wprowadzone żadne przepisy, które wyłączałyby prawo do odliczania VAT, jeśli nabywca w miejsce faktury ustrukturyzowanej otrzymał dokument w innej postaci.
Nawet jeżeli nabywca w miejsce obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej otrzyma fakturę w innej formie, nie pozbawi go to prawa do rozliczenia VAT naliczonego z takiej faktury.
Zatem także w okresie przejściowym, tj. do końca 2026 r., jak i w kolejnych latach, nabywca, który otrzyma fakturę inną niż ustrukturyzowana, upewniwszy się, że w istocie dokument taki jest fakturą, nie musi podejmować szczególnych czynności względem wystawcy, nie musi obawiać się sankcji czy utraty prawa do odliczenia VAT.
Oprac. Katarzyna Bogucka
Przeczytaj więcej na ten temat: Jak wystawiać, pobierać i rozliczać faktury ustrukturyzowane w okresie przejściowym wprowadzania KSeF »
POTRZEBUJESZ POMOCY?