Dostosowanie umów biura rachunkowego do KSeF – przykładowe klauzule i modele współpracy

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy i biura rachunkowe stają przed koniecznością przedefiniowania zasad współpracy. Nowe realia cyfrowego obiegu dokumentów wymagają precyzyjnych zapisów w umowach, dotyczących m.in. sposobu przekazywania danych, akceptacji faktur oraz podziału odpowiedzialności. Przedstawiamy najczęściej spotykane modele współpracy oraz przykładowe klauzule, które mogą stanowić inspirację i pomoc przy tworzeniu indywidualnych zapisów w umowach z klientami biura.

ksef pułapki

Wystawianie faktur sprzedaży po stronie klienta, odbiór faktur zakupu i sprzedaży po stronie biura rachunkowego

W tym modelu współpracy klient zachowuje kontrolę nad wystawianiem faktur sprzedaży, korzystając samodzielnie z KSeF. Biuro, korzystając z certyfikatu, samodzielnie pobiera z systemu faktury zakupu i sprzedaży. Niezbędne jest jednak wprowadzenie zasad akceptacji i opisywania faktur przez klienta, aby uniknąć zaksięgowania dokumentów mylnie wystawionych lub nieodzwierciedlających rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.

Przykładowe klauzule umowne

Klauzula dotycząca modelu współpracy

Strony uzgadniają, iż Klient samodzielnie wystawia faktury sprzedażowe w KSeF. Biuro natomiast, korzystając z przyznanych uprawnień i certyfikatów, pobiera z KSeF wszystkie faktury zakupu i sprzedaży celem ich księgowania.

Klauzula dotycząca uprawnień i certyfikatów

Klient udziela Biuru stosownych uprawnień w KSeF umożliwiających pobieranie dokumentów (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) oraz generuje i przekazuje niezbędne certyfikaty/tokeny.

Klauzula dotycząca przekazywania danych

1. W zakresie faktur sprzedażowych Klient ponosi odpowiedzialność za kompletność i poprawność danych wprowadzonych do KSeF. Biuro nie odpowiada za ewentualne błędy merytoryczne w tych dokumentach.

2. W zakresie powyższych ustaleń Strony zgodnie postanawiają o przyjęciu poniższej procedury akceptacji faktur w umówionym modelu obsługi KSeF.

Klauzula dotycząca awarii, niedostępności systemu i trybu offline24

W przypadku awarii systemu KSeF, niedostępności całkowitej lub konieczności stosowania trybu offline24, każda ze stron umowy podejmuje działania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym posługuje się certyfikatem KSeF oraz generuje dokumenty zgodnie z procedurami awaryjnymi. Klient jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania Biuru informacji o zajściu tego rodzaju zdarzeń.

Klient samodzielnie obsługuje KSeF a biuro otrzymuje XML od klienta

W tym wariancie klient sam wystawia faktury sprzedaży i pobiera faktury zakupowe z KSeF, natomiast biuro rachunkowe nie ma bezpośredniego dostępu do jego KSeF. Dokumenty przepływają do biura przez aplikację lub inne ustalone kanały wymiany. Takie podejście ogranicza formalności po stronie biura rachunkowego oraz zmniejsza ryzyko związane z koniecznością udzielania mu bezpośrednich uprawnień do systemu. Z drugiej strony, wymaga od klientów dobrej organizacji oraz regularności w przekazywaniu dokumentów, co w praktyce bywa wyzwaniem operacyjnym, zwłaszcza w przypadku większych przedsiębiorstw. Choć model ten sprzyja autonomii i zwiększa bezpieczeństwo danych, to jednak może wiązać się z mniejszą efektywnością procesów w codziennej obsłudze.

Przykładowe klauzule umowne

Klauzula dotycząca modelu współpracy

Strony uzgadniają, iż Klient samodzielnie obsługuje KSeF w pełnym zakresie, w szczególności przez:

a) wystawianie faktur sprzedażowych,

b) pobieranie faktur zakupowych.

Klauzula dotycząca uprawnień i certyfikatów

Biuro nie otrzymuje uprawnień ani certyfikatów w KSeF Klienta.

Klauzula dotycząca przekazywania danych

Strony zgodnie postanawiają, iż Klient, samodzielnie obsługując KSeF w pełnym zakresie, zobowiązuje się do przekazywania Biuru wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych w formacie XML (lub innym uzgodnionym przez Strony) w sposób i w terminach zapewniających prawidłowe i terminowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Przekazanie dokumentów może następować za pośrednictwem dedykowanej aplikacji, systemu elektronicznej wymiany plików, poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji zaakceptowanego przez Strony. Brak terminowego przekazania dokumentów wyłącza odpowiedzialność Biura za ewentualne opóźnienia w rozliczeniach podatkowych lub księgowych Klienta.

Klauzula dotycząca weryfikacji i akceptacji faktur

Obowiązek weryfikacji i akceptacji dokumentów, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych, spoczywa w całości na Kliencie. Biuro dokonuje księgowania wyłącznie w oparciu o dokumenty przekazane przez Klienta .

Autor: Patrycja Kubiesa