Korekta odpisu na ZFŚS za 2025 rok. Jak ją prawidłowo wykonać

W ciągu roku na wyodrębniony rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych trafiają środki obliczone na podstawie planowanego przeciętnego zatrudnienia. Do 31 grudnia pracodawca ma obowiązek skorygowania tej kwoty, uwzględniając faktyczny stan zatrudnienia. Jest to jeden z kluczowych obowiązków związanych z prawidłowym rozliczeniem środków ZFŚS.

Na koniec roku kalendarzowego pracodawcy, którzy tworzą ZFŚS, muszą skorygować odpis na fundusz na podstawie faktycznego zatrudnienia w tym roku. Jeżeli przeciętna liczba zatrudnionych jest:

• wyższa od zaplanowanej (niedopłata) – wówczas konto funduszu należy uzupełnić dodatkowymi środkami,
• niższa od zaplanowanej (nadpłata) – pracodawca może wycofać nadpłaconą kwotę odpisu lub przeznaczyć ją na działalność socjalną w kolejnym roku (pomniejszając wysokość odpisu za ten rok),
• równa zaplanowanej liczbie zatrudnionych – nie należy dokonywać żadnych rozliczeń.

Metody obliczania przeciętnego zatrudnienia

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa sposobu obliczania stanu przeciętnego zatrudnienia w danym miesiącu. Dlatego do jego obliczenia należy stosować metody wykorzystywane do celów statystycznych przez GUS. Poniżej wskazujemy te metody wraz z przykładem ich zastosowania.

Metoda średniej arytmetycznej

Metoda ta liczona jest ze stanów dziennych w miesiącu. Polega na zsumowaniu stanu zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty) i podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Warto zastosować tę metodę w przypadku dużej fluktuacji kadr.

Metoda uproszczona

Tę metodę mogą stosować zakłady pracy ze stabilną sytuacją kadrową. Polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu wyniku przez 2.

Metoda średniej chronologicznej

Metoda średniej chronologicznej polega na zsumowaniu połowy stanów dziennych zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i dodaniu pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca. Wynik należy podzielić przez 2. Tę metodę również powinny stosować firmy ze stabilną sytuacją kadrową.

W przypadku zatrudniania pracowników na niepełne etaty należy przeliczyć je na pełne etaty. Przeliczenia dokonuje się przez podzielenie liczby godzin pracy w tygodniu niepełnoetatowca przez liczbę godzin dla pełnego wymiaru. Otrzymaną liczbę należy przemnożyć przez liczbę osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, a wynik zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku.