Nowa wersja formularza ZAW-FA(3) dostępna w e-US

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), niektóre podmioty muszą wcześniej złożyć formularz ZAW-FA. Dotyczy to przede wszystkim tych podmiotów, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP. Formularz pozwala wskazać jedną osobę fizyczną uprawnioną do nadawania uprawnień w imieniu firmy lub instytucji. Nowa wersja formularza ZAW‑FA(3) jest już dostępna w e-Urzędzie Skarbowym.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (w szczególności spółki, JST, GV) lub podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje), posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów, aby korzystać z KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika). Gdy takiej pieczęci nie posiada, musi złożyć formularz ZAW-FA.

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy,
uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Ministerstwo Finansów poinformowało o udostępnieniu w e-US nowej wersji formularza zawiadomienia - ZAW-FA (3) - jest to wersja obowiązująca od 1 lutego 2026 r. Przygotowane w e-Urzędzie Skarbowym zawiadomienie należy kierować drogą elektroniczną do wybranego w formularzu urzędu skarbowego.

Zawiadomienie może złożyć:

osoba fizyczna, w zakresie zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

pełnomocnik ogólny - za inną osobę fizyczną - w zakresie zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

pełnomocnik ogólny - za inny podmiot niebędący osobą fizyczną - w zakresie nadawania uprawnień, odbierania uprawnień (w tym wszystkich), zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika,

użytkownik konta organizacji (tzw. UKO) - za organizację - w zakresie nadawania uprawnień, odbierania uprawnień (w tym wszystkich), zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika.

Kto musi złożyć ZAW-FA aby korzystać z KSeF

Podatnicy i podmioty nieposiadające możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Osoba fizyczna posługująca się kwalifikowanym podpisem elektronicznym niezawierającym jej numeru NIP i PESEL podatnika (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego).

WAŻNE!

Składającym zawiadomienie ZAW-FA może być osoba fizyczna wyłącznie w jednym przypadku, tj. gdy osoba ta chce zgłosić dane unikalne powiązane z jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

Od 1 lutego 2026 r. osoba fizyczna posługująca się kwalifikowanym podpisem elektronicznym niezawierającym numeru NIP i PESEL podatnika (tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego) albo podatnicy i podmioty posługujący się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną bez NIP (tzw. odcisk pieczęci elektronicznej).

Od 1 lutego 2026 r. organ egzekucyjny, niezależnie od tego, czy posiada możliwość uwierzytelnienia się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Na podstawie komunikatu Ministerstwa Finansów i Gospodarki "Formularz ZAW-FA(3) dostępny w e-US" - opubl. 10 lutego 2026 r. na www.podatki.gov.pl

Oprac. Katarzyna Bogucka

Przeczytaj więcej na ten temat: Jak złożyć formularz ZAW-FA »