Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą wystawiać faktury w KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje co do zasady wszystkich podatników VAT – w tym osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną. Aby móc wystawiać faktury w systemie, konieczne będzie uzyskanie numeru NIP oraz rejestracja jako podatnik VAT – czynny lub zwolniony.

KSeF

Osoba fizyczna może prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną, jeśli jej przychód nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. to 10 813,50 zł) i w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej. Taka działalność nie wymaga rejestracji w CEIDG.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie potwierdzał w interpretacjach indywidualnych, że działalność nierejestrowana stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, a osoby fizyczne prowadzące taką działalność są podatnikami VAT.

Działalność nierejestrowana a obowiązkowy KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wszedł w życie 1 lutego 2026 r. Na podstawie przepisów przejściowych większość podatników obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - w przypadku osób, u których miesięczna wartość brutto faktur nie przekracza 10 000 zł lub faktury są wystawiane przy użyciu kas rejestrujących. W praktyce oznacza to, że większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną w 2026 r. nie będzie musiała jeszcze wystawiać faktur ustrukturyzowanych.

Od 2027 r. zasadniczo obejmie ich obowiązek wystawiania faktur w KSeF, gdyż nie ma przepisu wyłączającego ten obowiązek w stosunku do osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną.

Mimo to wystawianie przez osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie stosunkowo rzadkie. Wynika to z tego, że:

• sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz sprzedaż zwolniona z VAT musi być dokumentowana fakturami tylko na żądanie nabywców (art. 106b ust. 1–3 ustawy o VAT), a w konsekwencji większość sprzedaży osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną nie jest dokumentowana fakturami (większość takich osób korzysta bowiem z tzw. zwolnienia podmiotowego, a dodatkowo najczęściej ich klientami są osoby prywatne),

• faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie muszą być wystawiane w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT).

Odbieranie faktur w KSeF

Większość osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną nie posiada nadanego NIP - ich identyfikatorem podatkowym jest PESEL. W takim przypadku sprzedawca wystawiający im fakturę ustrukturyzowaną ma obowiązek udostępnić ją poza KSeF, w sposób uzgodniony z nabywcą (art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT).

Analogicznie jest w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną, które mają nadany NIP, ale nie posługują się nim w związku z dokonywaniem zakupów.

Do odbierania faktur przy użyciu KSeF zobowiązane są jedynie osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, które dokonując zakupów posługują się (tj. podają sprzedawcom) posiadanym NIP (chyba że sprzedawca dobrowolnie udostępni takim osobom fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF).

Tomasz Krywan

Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX