Korekty faktur w trybie offline24 – moment wystawienia i dopuszczalne formy

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oraz przewidzianych przez ustawodawcę trybów szczególnych, w tym trybu offline24, powoduje szereg praktycznych wątpliwości dotyczących wystawiania faktur korygujących. Jednym z kluczowych zagadnień jest ustalenie momentu, w którym możliwe jest wystawienie korekty do faktury wystawionej w trybie offline24, a także dopuszczalnej formy takiej korekty.

Korekty faktur w trybie offline24 – moment wystawienia i dopuszczalne formy

Od kiedy możliwa jest korekta faktury wystawionej poza KSeF

Zgodnie z art. 106nda ust. 12 ustawy o VAT fakturę korygującą do faktury wystawionej w trybie offline24 można wystawić dopiero po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Oznacza to, że momentem granicznym, od którego podatnik uzyskuje uprawnienie do wystawienia korekty, nie jest ani data wystawienia faktury w trybie offline, ani data jej udostępnienia nabywcy, lecz dopiero chwila skutecznego przesłania tej faktury do KSeF i nadania jej numeru KSeF.

W trybie offline24 faktura pierwotna funkcjonuje początkowo poza KSeF – jest wystawiana i przekazywana nabywcy poza systemem, a następnie, w terminie przewidzianym ustawą, jest przesyłana do KSeF. Dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie możliwe jest powiązanie jej z fakturą korygującą w sposób zapewniający spójność danych oraz identyfikowalność dokumentów w ramach KSeF. W konsekwencji wystawienie faktury korygującej przed nadaniem numeru KSeF fakturze pierwotnej uniemożliwiałoby prawidłowe odwzorowanie relacji między dokumentami.

• Jaki tryb wystawiania faktur wybrać – tryb offline24 czy online »

Wybór formy wystawienia faktury korygującej

Przepisy przewiduje dwie formy wystawienia faktury korygującej w analizowanym przypadku. Po pierwsze, korekta może zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, a więc bezpośrednio w KSeF (tryb online). Po drugie, dopuszczalne jest wystawienie korekty w trybie offline24, czyli w postaci faktury elektronicznej zgodnej ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, a następnie jej przekazanie do KSeF w ustawowym terminie, czyli w ciągu 1 dnia roboczego od dnia jej wystawienia.

Wybór formy wystawienia faktury korygującej ma charakter fakultatywny i zależy od organizacji procesów po stronie podatnika. W praktyce należy jednak zwrócić uwagę, że wystawienie korekty jako faktury ustrukturyzowanej (bezpośrednio w KSeF) pozwala na natychmiastowe jej zarejestrowanie w systemie i przypisanie do faktury pierwotnej, co może mieć znaczenie dla bieżącego rozliczenia VAT oraz ograniczenia ryzyk związanych z opóźnieniami w raportowaniu.

Z kolei zastosowanie trybu offline24 dla faktury korygującej może być uzasadnione w niektórych sytuacjach tj. w przypadku problemów technicznych, braku dostępu do systemu lub przyjętej organizacji procesów sprzedażowych. Należy jednak pamiętać, że również w tym przypadku obowiązuje konieczność późniejszego przekazania dokumentu do KSeF, co oznacza, że korekta ostatecznie musi zostać zarejestrowana w systemie.

Faktura korygująca wystawiona w trybie offline24 - jak oznaczyć

W przypadku faktur korygujących wystawianych w trybie online, faktura uzyskuje numer identyfikujący w momencie jej przyjęcia przez system. W konsekwencji:

• faktura korygująca wystawiona w trybie online i udostępniona poza KSeF może być oznaczona jednym kodem QR (tzw. kod „online”),
• kod QR umożliwia bezpośredni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację jej danych.

W tym modelu kod QR pełni funkcję czysto identyfikacyjną – odnosi się do konkretnego dokumentu już istniejącego w systemie i powiązanego z nadanym numerem KSeF. Nie ma potrzeby stosowania dodatkowych mechanizmów zabezpieczających, ponieważ autentyczność i integralność faktury są zapewnione przez sam system. Odmienna sytuacja występuje w przypadku faktur wystawianych poza KSeF.

W takich sytuacjach wymagane jest stosowanie dwóch kodów QR (lub linków):

• pierwszy kod QR/link – oznaczony jako „OFFLINE”,
• drugi kod QR/link – oznaczony jako „CERTYFIKAT”.

Kod „OFFLINE” pełni funkcję przyszłej identyfikacji dokumentu. Zapewnia możliwość dostępu do faktury w KSeF po jej przesłaniu do systemu oraz weryfikacji danych zawartych na tej fakturze. Można go traktować jako „łącznik” pomiędzy dokumentem funkcjonującym chwilowo poza systemem a jego docelową postacią w KSeF.

Z kolei kod „CERTYFIKAT” odpowiada za bieżące bezpieczeństwo obrotu. Umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury w momencie jej wystawienia, a więc w sytuacji, gdy dokument nie został jeszcze zweryfikowany przez system. Odwołuje się on do mechanizmów uwierzytelniania stosowanych w KSeF, w szczególności do certyfikatów podatnika.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX